Меню
Главная - Трудовое право - Трудовая книжка как долго ждать ксерокопию

Трудовая книжка как долго ждать ксерокопию

Трудовая книжка как долго ждать ксерокопию

Сроки действия копии трудовой книжки в России в 2020 году


› › Мне неоднократно приходилось получать копию своей книжки на работе. Я заказывала ее для различных ситуаций, когда требовалось подтвердить документально мое трудоустройство.

Особенно мне запомнился случай с банком. Я хотела получить кредит, и банк запросил у меня копию книжки, а также справку о моих доходах. Но так как условия кредитования в различных банках разные, я решила обратиться в несколько банков.Процесс выбора самых выгодных условий у меня занял примерно полтора месяца.

И когда я обратилась в выбранный банк повторно, мне сообщили, что моя копия уже не действует и мне необходимо предоставить новую. И в этой статье я расскажу вам, сколько действует данный документ.

Основной причиной выдачи копий книжек является то, что работодатель несет за них ответственность. Они должны храниться в организации до тех пор, пока сотрудник в ней трудоустроен.

Единственным случаем, когда оригинал книжки может выдаваться сотруднику на руки, это когда он требуется в Соцстрах.

Во всех остальных ситуациях по запросу выдается только копия оригинала книжки.Сделать самостоятельно копию документа работник не может, так как она должна быть заверена в установленном порядке:

  • Прописывается информация о том, что сотрудник до сих пор работает в компании. Это говорит о том, что он не уволен ранее или в последний день и по указанную дату состоит в штате.
  • Обязательно указывается дата заверения. Именно с нее будет осуществляться отсчет срока действия выданной копии.
  • Копируются все листы книжки, на которых есть записи. Нужно проверить не только листы с местом работы, но и страницы с указанием награждений человека. Также важно не забыть отксерокопировать первый лист, где прописана информация о собственнике документа.
  • Ставится печать организации, подпись и должность сотрудника, заверившего данный документ. Если компания не работает с печатью, необходимо сделать запись «Верить без печати». Заверять обязан только тот сотрудник, который имеет на это полномочия. Ими обычно наделены сотрудники бухгалтерии, отдела кадров, руководители и сами предприниматели.
  • С июля этого года стало обязательным указание дополнительной записи о том, где хранится оригинал книжки. Здесь вы можете указать сейф или личное дело сотрудника, а также отдел, где непосредственно находится данный документ.
  • Ставится запись о том, что копия верна. Она может быть проставлена специальным штампом или просто прописана текстом.

Если копия будет оформлена неправильно, ее не примут по месту назначения. Поэтому каждый сотрудник, имеющий полномочия на оформление копий обязан знать, какие требования установлены к процедуре заверения. Также и сами сотрудники при получении документа должны проверять правильность его оформления, чтобы не потребовалось повторно обращаться за его получением.Копия должна быть выдана на основании заявления сотрудника не позднее 3 дней.

Но в небольших компаниях запросить такой документ можно и устно. Строгих требований по оформлению такого заявления не предъявляется.Законодательством не установлено конкретного срока действия копии книжки, поэтому этот момент вызывает у многих споры. Каждая организация, запрашивающая копию, должна устанавливать собственные требования к ней.

В зависимости от того, для какой цели она необходима, срок действия копии может быть установлен различный.

В большинстве случаев она требуется:

  1. в Посольстве разных стран для получения разрешения на въезд;
  2. в социальных органах для оформления пособий;
  3. в кредитных организациях при оформлении запроса для получения займа или кредита;
  4. в судебных инстанциях для подтверждения места трудоустройства.
  5. в ПФР для подтверждения своего трудового стажа;

Раньше этот документ нужен был для оформления загранпаспорта.

Но сейчас он не требуется. Более подробно узнать об этом вы можете из представленного видео.Здесь требуется копия, чтобы убедиться в трудоустройстве человека в определенной должности. С помощью сведений из книжки они получают следующую информацию, важную для определения платежеспособности потенциального клиента:

  • Постоянство трудоустройства. В книжке видно, как долго человек работает на последнем месте работы, а также его общий стаж. Анализируя данные сведения можно сделать вывод, как долго человек может находиться на работе и насколько долго он работает в коллективе. Есть люди, которые за всю жизнь сменили только 1-2 места работы, а есть люди, которые меняют работодателей каждые 3-6 месяцев. Безусловно, что надежным клиентом будет тот человек, который не меняет свое место работы уже длительное время.
  • Срок работы на последнем месте. Большинство банков не выдают займы, если человек только недавно устроился на работу. Это связано с тем, что первые 3 месяца часто являются испытательными, и в этот период сотрудник может быть уволен по упрощенной схеме. Поэтому стандартным требованием кредитных организаций является трудоустройство на последнем месте более 3-6 месяцев.
  • Место работы. Есть немало организаций, в которых сотрудникам не выплачивают обещанные бонусы, задерживают зарплату, а также легко могут сократить штат. Помимо них есть надежные крупные компании, работающие уже длительное время. Проверить надежность организации легко, зная ее название и ИНН.
  • Должность. От нее в основном зависит заработная плата сотрудника. И, исходя из среднестатистических данных, сотрудники банка могут определить средний заработок такого человека. К тому же человек, занимающий серьезные руководящие должности будет вызывать больше доверия, так как работать в ней могут только ответственные люди, добившиеся своего места определенными заслугами.

Исходя из сведений, которые необходимы банкам из книжек потенциальных клиентов, в большинстве кредитных организаций срок действия копии установлен 1 месяц. С таким сроком столкнулась и я, когда мне сказали, что моя копия оказалась просроченной.

Но в некоторых кредитных организациях я также видела, что к копии предъявлялось требование срока действия не более 2 недель.В ПФР и соцзащите обычно срок действия копии установлен 3 месяца. Хотя для оформления пенсии вам потребуется более свежая копия книжки, если вы решите продолжить работать в пенсионном возрасте.

Поэтому перед подачей документов обязательно необходимо проверять требования, которые предъявляются к данной книжке.Также копия может пригодиться для восстановления дубликата, если ваш оригинал будет утерян или испорчен. В этом случае срок действия ее не будет иметь значения. Но восстановление записей по ней будет осуществляться только до того момента, когда стоит заверение копии.

Все остальные записи, оформленные в оригинале после этой даты, придется заверить другими документами, подтверждающими их.Въезд для российских граждан в разные страны мира может осуществляться на основании договоренностей с Россией или по визе.

Для получения визового разрешения на въезд необходимо предоставить в посольство этой страны строго определенный ими перечень документов.

Копия книжки в большинстве случаев является обязательным документом для подтверждения наличия у человека работы. С помощью этой копии сотрудники посольства убеждаются в том, что человек имеет стабильный заработок и привязан к своей стране.

Таким образом, шансы, что он останется нелегально в другой стране, считаются минимальными.Срок действия копии в большинстве посольств установлен также 1 месяц. Но перед подачей документов для получения визы нужно обязательно уточнять все требования заранее, так как они могут в любой момент быть изменены.С учетом того, что российским законодательством не установлены точные сроки действия копии книжки, я рекомендую:

  • Всегда уточняйте требования по срокам действия копии в том учреждении, которое ее запрашивает.
  • Заведите в привычку заказывать копию документа каждый раз, как в нее сделана новая запись. В этом случае вам легко будет ее восстановить при утере.

Помните, что срок действия копии книжки каждая организация может устанавливать свой, поэтому лучше уточнять его перед подачей документов.Рекомендуем статьи по теме

Поделитесь с друзьями или сохраните для себя: Оценка статьи:

(Пока оценок нет)

Загрузка.Добавить комментарий Бесплатная юридическая консультацияПопали в сложную ситуацию, где требуется квалифицированная помощь юриста? Обратитесь к нашим экспертам, это абсолютно бесплатноМосква и область (круглосуточно)+7 (499) 350-44-92Санкт-Петербург (круглосуточно)+7 (812) 627-14-95Бесплатно по России8 (800) 555-67-55 доб.

225 Найти: © 2017–2021 – Налоги и право для физических лицПерепечатка материалов разрешена только с указанием первоисточникаООО «Спектр», 117246, Москва, Херсонская улица, дом 41а Выберите раздел права

Сколько действует копия трудовой книжки?

Вы здесь Опубликовано 2014-10-21 14:48 пользователем OP Довольно часто различные организации требуют предъявления копии вашей трудовой книжки, которая должна быть заверена в установленном порядке.

Например, этот вариант документа могут у вас потребовать при оформлении кредита или ипотеки, при получении каких-либо льгот в различных инстанциях, для выдачи заграничного паспорта. Многие задаются вопросом о том, каковым будет срок действия копии трудовой книжки, или же этот документ не имеет срока годности.

Трудовая книжка является единственным документом, который предоставляет сведения о трудовой деятельности человека.

Все сведения о его работе указаны только в ней. Выдавать этот документ на руки работнику, пока тот оформлен и работает на этом предприятии, работодатель не имеет права.

Но если человеку необходимо предоставить сведения о его трудовой деятельности, работодатель может сделать выписку из вашей трудовой книжки или же ее копию.

Чтобы ваш работодатель выдал все необходимые ксерокопии трудовой книжки, работнику будет необходимо подать письменное заявление.

В срок не более трех дней работодатель обязан выдать ее.

Работодатель может оформить два различных вида документа – выписка или копия.

Каждый из этих документов должен быть обязательно оформлен надлежащим образом и соответственно определенным правилам. То есть уполномоченное лицо проставляет подпись и печать организации на ксерокопиях, свою фамилию, имя и отчество, и указывается дата выдачи документа. На каждой из страниц ксерокопии делается запись о том, что данная копия верна.
На каждой из страниц ксерокопии делается запись о том, что данная копия верна.

Выписка – это копии необходимых отдельных страниц трудовой книжки. Этот документ выдается, если необходимо предоставить сведения, например, за отдельный период, а деятельность в остальное время не имеет значения для учреждения.

Копия трудовой книжки – это ксерокопии всех страниц документа, которые заверены работодателем и являются официальным документом. Срок годности заверенной трудовой книжки чаще определяют именно учреждения, которые требуют представить этот документ. То есть это может быть как 14 календарных дней, так и 1 месяц.

Это связывают только со спецификой запросов этих инстанций. Обычно, копия трудовой книжки, заверенная работодателем, имеет срок действия один месяц. Если за этот период в трудовую книжку были внесены какие-либо изменения, тогда копия трудовой будет недействительной и необходимо будет оформлять новую копию.

Если человек не работает на тот момент, когда ему потребовалась копия его трудовой книжки, а соответственно, к работодателю он не обратится, тогда заверить ее можно у нотариуса. Но данная процедура будет стоить вам финансовых затрат. Если же работающий человек обращается за этой услугой к работодателю, то этот документ заверяется совершенно бесплатно.

Если вы не уверены или сомневаетесь, какой срок действительна копия трудовой книжки, уточнить информацию можно в том учреждении, в котором от вас требуют ее. Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Какой срок действия заверенной копии трудовой книжки?

Довольно таки часто многим людям требуется предъявить трудовую книжку в различные организации. Но обычно работающим людям сделать это невозможно, им необходимо получить из отдела кадров своей организации выписку из трудовой книжки или заверенную копию.

Ведь оригинал трудовой книжки не может быть передан на руки работнику, потому что должен всегда храниться в отделе кадров.

О том, как получить заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее и сколько она действительно, мы расскажем в данной статье.

периодически требуется в различные организации, к ним относятся:

  1. Банки;
  2. Посольства;
  3. Суды и другие.
  4. Соцзащита;
  5. УФМС;

Этот документ может потребоваться для:

  1. В ходе судебного разбирательства;
  2. Оформления загранпаспорта и визы;
  3. При усыновлении и удочерении детей и т.п.
  4. Получения кредита, ипотеки, льготы, пособия, субсидии;

Так как трудовая книжка является единственным документом, фиксирующим сведения о трудовой деятельности человека, то именно этот документ требуется при проведении некоторых действий. Дело в том, что выдавать оригинал трудовой книжки на руки работнику, пока он оформлен и работает на этом предприятии, сотрудник отдела кадров не имеет права. Но если работнику требуется предоставить сведения о его трудовой деятельности, он может попросить работодателя или сделать ее заверенную копию.

Для получения документа необходимо посетить отдел кадров и оставить там заявление с просьбой предоставить копию документа. В трехдневный срок работодатель обязан выдать ее.

По просьбе работника работодатель может оформить один из двух видов документа – выписка или копия. Выписка – это копия части страниц трудовой книжки. Такой документ может потребоваться для оформления загранпаспорта, там требуется указание мест работы за последние 10 лет.

В общем случае, выписка требуется, если необходимо предоставить информацию за отдельный период, а деятельность в остальное время не имеет значения для учреждения.

Если человек не работает официально в настоящий момент, и его трудовая находится у него на хранении, то он может сделать копию у нотариуса, это услуга будет платной, так как потребуется его заверение документа. Для того, чтобы копия трудовой книжки имела юридическую силу, документ должен быть обязательно оформлен надлежащим образом и соответствовать определенным правилам. Должна быть снята копия со всех страниц трудовой книжки, они должны быть скреплены в правильном порядке, а на каждом листе должна иметься печать выдавшей копию трудовой организации.

Такие же печати должен проставить и нотариус, если копия делается через него. При получении выписки или копии трудовой книжки необходимо проверить, чтобы она была правильно оформлена.

Должны присутствовать:

  1. Уточнение надписью «копия верна»;
  2. ФИО, подпись и должность заверителя;
  3. Печать предприятия;
  4. Дата заверения.

На последней странице копии трудовой должна содержаться информация о вашей текущей должности. Нет законодательно установленных сроков действия заверенной копии трудовой книжки, но каждое учреждение вправе установить свои сроки приема подобных документов.

Обычно 14 дней копия трудовой действительна во всех учреждениях. В некоторых, таких как банки, суды, копию принимают в течении месяца после заверения, а иногда и позднее.

Таким образом, принято считать сроком действия заверенной копии трудовой книжки – один месяц, но если в трудовую вносятся изменения, то копия становится недействительной раньше.

Как заверить копию трудовой книжки?

Последнее обновление: 15.03.2021 Трудовая книга – основное документальное подтверждение места работы, должности и периодов занятости гражданина. Его сохранность обеспечивается работодателем.

В случае необходимости работнику выдается копия трудовой. Содержание Заверенный дубликат требуется в нескольких случаях. Запросить его вправе такие учреждения, как:

  1. органы социальной защиты населения;
  2. компании-работодатели;
  3. банки и кредитные организации;
  4. судебные органы;
  5. Пенсионный фонд;
  6. визовые центры.

При составлении заявки на получение кредитных средств, требуется указание места трудоустройства.

Заполненную анкету на получение кредита могут попросить подтвердить заверенной копией трудовой Если сумма займа большая, то помимо заполнения специального раздела, понадобится и подтверждение.

Подтверждением наличия постоянного места работы является запись в трудовой книге.

Доказать факт рабочего положения могут только те граждане, которые оформлены официально и проведены в компании согласно нормам Трудового кодекса. Для банка такой документ может говорить:

  1. о наличии источника дохода;
  2. о размере дохода;
  3. о стаже.

Размер дохода не указывается в трудовой книге.

Однако по должности и усредненному показателю в регионе можно сделать выводы о примерной величине дохода потенциального заемщика. При составлении анкеты на поиск новой работы требуется информация о предшествующих местах.

Указать точные данные можно с помощью полученной копии. Если на момент заполнения резюме сотрудник уже уволился, то копия не требуется, поскольку книжка вручается на руки. Оформление пособий, единичных материальных выплат, льгот или субсидий всегда сопровождается подготовкой обязательных документов.

Одним из таких документов является копия трудовой книги, заверенная работодателем. Начисление пенсии нередко сопровождается запросом дубликата.

Связано это с тем, что в электронной базе содержатся сведения только за последние 15 лет.

Информацию о стаже и начислениях рабочего населения можно узнать по номеру СНИЛС Данные за предшествующие периоды можно получить исходя из трудовой книги. Однако на момент ухода на пенсию не все будущие пенсионеры увольняются с работы.

В таком случае будущий пенсионер запрашивает сканированный дубликат. Суд запрашивает подтверждение мест трудоустройства в случаях бракоразводного процесса с участием детей. Дубликат может понадобиться как матери, так и отцу. Матери – для подтверждения своего статуса и возможности содержать ребенка, отцу – при расчете алиментных выплат.

Матери – для подтверждения своего статуса и возможности содержать ребенка, отцу – при расчете алиментных выплат.

При получении разрешения на въезд в другое государство доказательство присутствия постоянного места работы является преимуществом. Сведения о постоянном трудоустройстве и фиксированном доходе являются важными для других стран, поскольку последние должны быть уверены в том, что приезжающего удерживают определенные обязательства в своей стране. Дубликат подготавливается по запросу работника.

Им является письменное заявление.

Однако предприниматели с малым штатным составом могут выдать дубликат и на основе устной просьбы. Крупные фирмы и госкорпорации ведут учет выданных документов.

В учетных данных (книжных или электронных) отмечается основание для выдачи.

Пример заявления на получение копии трудовой книжки Обращение составляется в двух экземплярах.

Один – для работодателя, второй – для сотрудника. Обращение составляется вручную или печатается.

В тексте должны содержаться следующие сведения:

  1. ФИО руководителя;
  2. наименование организации/предпринимательства;
  3. прошение о выдаче копии;
  4. отдел и должность сотрудника;
  5. дата;
  6. ФИО сотрудника;
  7. подпись.
  8. основание;

Официально утвержденного образца такого заявления нет.

Однако в каждой крупой организации есть свои бланки и образцы. По Трудовому кодексу (ст. 62) представитель работодателя должен выдать скан-копию трудовой книжки в срок до 3-х дней после подачи обращения сотрудником. Чтобы дубликат имел юридическую значимость, его требуется верно заверить.

Для этого есть определенные правила официального заверения копии трудовой книжки. Во-первых, выполняется копирование всех листов, на которых есть запись. Первым листом считаются основные сведения ее владельца.

Заверить документ можно двумя способами:

  1. вместе все документы, заранее их скрепив.
  2. каждую страницу по отдельности;

При первом варианте все необходимые отметки делаются на каждом листе. При втором варианте документы сшиваются, на место скрепления приклеивается небольшой лист бумаги – пломба, на которой делаются все отметки.

Правильная прошивка листов Страницы сшиваются по левому краю. В данном случае страницы нумеруются, а на пломбе пишется количество.

При постановке печати необходимо учитывать, что оттиск должен затрагивать пломбу и страницу документа. Копия содержит обязательные отметки. К ним относятся:

  1. дата выдачи дубликата;
  2. запись в образце трудовой книжке «работает по настоящее время»;
  3. должность сотрудника, сделавшего дубликат;
  4. отметка о месте хранения подлинника.
  5. запись «Верно»/«Копия верна»;
  6. его подпись;

Важно!

При несоблюдении последнего пункта, так же как и всех остальных, копия считается недействительной. Отметка «Верно» или «Копия верна» может быть поставлена как с помощью специального оттиска, так и вручную.

Законом данный пункт не ограничивается. В организациях с большим документооборотом обычно используется оттиск При наличии печати у юридического лица или предпринимателя ставится штамп.

Согласно положениям Письма ФНС от 28 февраля 2006 г. № 28-10/15239 у организации или предпринимательства может отсутствовать печать на законных основаниях. В таком случае документы также имеют юридическую силу.

Чтобы сделать копию трудовой книжки, потребуется обратиться к работодателю.

В соответствии с правилами проставить отметку о том, что копия верна, и сотрудник работает по настоящее время, может лишь ограниченный круг лиц.

К ним относятся:

  1. директор фирмы;
  2. бухгалтер;
  3. кадровый работник.
  4. предприниматель;

Если лицо работает на индивидуального предпринимателя, то, зачастую, все кадровые и финансовые вопросы решаются им же. Если предприятие крупное, то за сохранность трудовых документов отвечает кадровый отдел.

На него же и возложена обязанность по их заверению. Это может быть как специально назначенный специалист, так и руководящий отделом.

Нередко бывает, что ответственность по ведению кадровой документации в компании возложена на бухгалтера.

В таком случае необходимо обращаться к нему. Заверять копию трудовой может руководитель или специально назначенный сотрудник За задержку или отказ в выдаче предусмотрены меры ответственности.

Данные меры регламентируются Кодексом об административных правонарушениях (ст. 5.27). За нарушение, совершенное в первый раз, предусмотрены штрафные санкции, представленные в таблице. СубъектСумма (руб.) должностное лицо1000-5000 (штраф может быть заменен на предупреждение) предприниматель1000-5000 юридическое лицо30000-50000 За повторное нарушение, размер штрафных санкций увеличивается.
СубъектСумма (руб.) должностное лицо1000-5000 (штраф может быть заменен на предупреждение) предприниматель1000-5000 юридическое лицо30000-50000 За повторное нарушение, размер штрафных санкций увеличивается. Суммы представлены в таблице ниже.

СубъектСумма (руб.) должностное лицо10000-20000 (может быть заменено на дисквалификацию на период от 1 года до 3 лет) предприниматель10000-20000 юридическое лицо50000-70000 Законодательно установлено периода действия нет. Однако спустя определенный промежуток времени туда могут быть внесены новые сведения: о переводе, повышении или увольнении. Поэтому сделать копию один раз и пользоваться ею в дальнейшем не получится.

Сроки действия устанавливаются организациями, которые запрашивают дубликат. Как правило, этот период ограничивается 1 месяцем.

Период действия копии трудовой ограничен Правильно заверить копию трудовой книжки совсем не сложно. Но и тут допускаются неточности. Самые часто допускаемые:

  1. отсутствие указания места хранения;
  2. простановка оттиска печати за пределами копии;
  3. неправильная сшивка страниц копии.
  4. оформление копии сотрудником, не имеющим такого права;
  5. постановка отметок не на всех листах при условии, что они не прошиты;

Сотрудник, запросивший документ, после его выдачи должен сам убедиться в верности его заполнения.

Образец трудовой книжки, заверенной работодателем, представлен ниже. Заказать бесплатную консультацию юриста Я даю согласие на обработку своих персональных данных Услуги Юрлицам + Физицам + Разделы блога Популярно Физическим лицам Юридическим лицам © 2020 Все права защищены. Заказать звонок г. Санкт-Петербург, ул.

Кропоткина д. 1 Я даю согласие на обработку своих персональных данных Я даю согласие на обработку своих персональных данных Я даю согласие на обработку своих персональных данных

Копия трудовой книжки — для чего нужна, как оформить, сроки и новшества по заполнению 2018 года

Трудовая книжка на сегодняшний день является основным документом, который подтверждает стаж человека. Этот регистр фиксирует все этапы трудовой деятельности человека и оказывает ключевое влияние на формирование пенсии.

Но часто у начинающих кадровиков возникает вопрос: для чего может понадобиться копия трудового документа и можно ли выдать регистр на руки. А в связи с нововведениями, вступившими в силу с середины 2018 года, вышел на первый план вопрос по правильному гостовскому оформлению копии.Трудовая книжка — прежде всего, это бланк строгой отчётности. Поэтому организация работы по её ведению, хранению и учёту определяется отдельным распоряжением Правительства РФ №225 от 16.04.2003, которое устанавливает основные требования по этому вопросу.

И один из основных моментов, который вытекает из положений этого нормативного акта, — за сохранность трудового регистра несёт полную ответственность работодатель. При его утрате или порче, вне зависимости от того, кто стал виновником этого факта, для компании предусмотрен целый ряд шагов по восстановлению всех записей в трудовой. Поэтому, несмотря на тот факт, что ни в этом, ни в одном другом нормативном акте не указано, что работодатель не имеет права выдавать трудовой регистр на руки работнику по его просьбе, выдача документа не рекомендуется.

На эту тему есть отдельное сообщение Роструда за номером 656–6-0.Есть единственный вариант, когда наниматель обязан выдать трудовой документ сотруднику, — его увольнение. И только эта причина является уважительной, чтобы отдавать трудовой регистр на руки даже его владельцу.Целей, по которым работнику может понадобиться трудовая книжка, несколько.

И, конечно, все они серьёзные. Так, учреждением, которое требует копию этого документа, может стать:

  • Следующим по убыванию количества запросов на предоставление копии трудовой считается отдел УФМС. Когда человек обращается за оформлением загранпаспорта. Заметим, что законодательно такое требование уже неправомочно, но есть некоторые подразделения, которые до сих пор запрашивают копию трудового регистра, чтобы проверить десятилетний период трудового стажа заявителя до получения им паспорта. Если человек не захочет предоставлять копию, можно начать оспаривать это действие учреждения в суде, но на это уйдёт определённое время.
  • Случается, что выкопировку из трудовой просит будущий работодатель в тот момент, пока работник ещё не ушёл с существующего места работы. С помощью трудового регистра перспективный наниматель быстро компании, где работал соискатель, должности, которые он занимал, а также насколько часто он менял места трудоустройства и по какой (пусть формальной) причине уходил.
  • Немаловажный момент — сколько лет человек работает на одном месте. Клиенты, которые не бегают с места на место, вызывают больше доверия у кредитных учреждений.
  • А главное — при просрочке платежей банк сможет по определению суда взыскивать недоимку из зарплаты напрямую через организацию, где трудоустроен заёмщик.
  • Бывают вопросы из посольств некоторых государств при оформлении визы.
  • Свидетельством информации, которую заёмщик указал в анкете на получение кредита.
  • Кредитная организация, когда человек обращается за займом. Банку необходимо удостовериться в благонадёжности своего будущего заёмщика. А с помощью выкопировки из трудовой книжки о человеке можно узнать довольно много, а именно трудовой регистр является:
    • Подтверждением факта, что у потенциального заёмщика существует источник постоянного дохода.
    • Свидетельством информации, которую заёмщик указал в анкете на получение кредита.
    • Немаловажный момент — сколько лет человек работает на одном месте. Клиенты, которые не бегают с места на место, вызывают больше доверия у кредитных учреждений.
    • По трудовому регистру служба безопасности банка может быстро просмотреть причины увольнения с предыдущих мест работы. И есть увольнения «по статье» должным образом определить степень надёжности клиента. Согласитесь, что справка 2-НДФЛ не даст таких сведений о человеке.
    • А главное — при просрочке платежей банк сможет по определению суда взыскивать недоимку из зарплаты напрямую через организацию, где трудоустроен заёмщик.
  • В некоторых случаях возникает необходимость подготовить копию для использования в компании-работодателе.
  • По трудовому регистру служба безопасности банка может быстро просмотреть причины увольнения с предыдущих мест работы. И есть увольнения «по статье» должным образом определить степень надёжности клиента.

    Согласитесь, что справка 2-НДФЛ не даст таких сведений о человеке.

  • Судебные приставы (ФССП) имеют право запросить копию при возложении на работника алиментных платежей.
  • Копию могут запросить службы соц.защиты при оформлении пособий и льгот.
  • Подтверждением факта, что у потенциального заёмщика существует источник постоянного дохода.
  • Либо отдать человеку оригинал книжки на определённое время, чтобы уже работники фонда сами делали выкопировку и заверили её на месте.
  • Либо самостоятельно регистрировать документ через нотариальную контору и выдавать нужную для ПФР копию.
  • Максимально важная причина для получения копии трудовой и к тому же имеющая одну особенность — требование ПФР подтвердить трудовой стаж человека перед уходом на пенсию. Отметим, что служащие фонда также могут обойтись копией документа, но документ для них будет иметь юридическую силу только в случае, если он будет заверен нотариально.

    Заверенной работодателем копии будет недостаточно. Этот момент уточнён в комментариях ПФР №25–19/14554 от 29.12.2005, где фонд комментирует, что для того, чтобы сделать свою копию, им нужен либо оригинал трудового регистра, либо копия, но заверенная у нотариуса. И так как работодатель не имеет права отказать работнику в выдаче копии трудовой, кадровику здесь нужно выбирать из двух вариантов:

    • Либо самостоятельно регистрировать документ через нотариальную контору и выдавать нужную для ПФР копию.
    • Либо отдать человеку оригинал книжки на определённое время, чтобы уже работники фонда сами делали выкопировку и заверили её на месте.

Естественно, что нотариально заверенная копия стоит денег, поэтому наниматели, как правило, идут по второму пути, всеми доступными способами объясняя сотруднику, что вся ответственность лежит на плечах работодателя.

А при утере книжки и вынужденном оформлении дубликата её восстановление займёт массу времени и сил.Если рассматривать вопрос о сроках действия заверенной копии, то нужно отметить, что здесь есть 2 варианта:

  • Если же копия заверена у нотариуса, она обладает неограниченным сроком действия. Хотя аналогично предыдущему варианту, при внесении в неё новых записей она утрачивает свою силу.
  • Когда выкопировка трудовой заверена нанимателем, по стандартным правилам она считается действительной в течение месяца. Но при внесении в этот период каких-либо записей в книжку, она становится нелегитимной.

Отметим, что с середины 2018 года в правила заверения трудовых регистров были внесены небольшие коррективы.

Но несмотря на довольно несущественные уточнения, выкопировка из трудовой, оформленная с несоблюдением ГОСТа Р 7.0.97–2016 не будет признана действительной. Поэтому следует помнить, что при оформлении копии нужно:

  • На финальной станице под последним местом работы (фактически без отступов от финальной записи) проставляется отметка «Верно», должность и виза ответственного за ведение кадрового делопроизводства лица, расшифровка его подписи, а также дата заверения копии.
  • Но чаще всего (если это не 1—2 листа) проще прошить документ. Для этого все листы складываются и прошиваются по левому краю суровой ниткой. Края нити связываются и выпускаются из-под плотно наклеенного листа А6, на котором должна быть указана дата, количество листов документа, а также здесь должна стоять виза должностного лица и печать организации. Обратите внимание, что оттиск печати должен захватывать и скрепляющий лист А6, и заходить на основной лист ксерокопии.
  • Если копия не будет сшиваться, отметка «верно», а также все реквизиты заверенной копии ставятся на каждом листе.
  • Качество печати должно быть хорошим, чтобы все записи были читабельными.
  • «Подлинник находится в отделе кадров (название предприятия)».
  • Наверху страницы ставится оттиск «копия».
  • Делать копии всех разворотов трудовой книжки, где есть записи. Естественно, включая титульный лист и форзац к нему. Крайним листом должна быть запись, о приёме на существующее место работы.
  • Или «Подлинник хранится в сейфе бухгалтерии (наименование работодателя)».
  • Или может быть указание на сейф в кабинете директора предприятия.
  • Ставится порядковый номер записи, указывается дата и формулировка: «Работает по настоящее время».
  • Если у работника есть личное дело, указывается его номер.Заверение копии должно идти сразу после предшествующей записи
  • Виза, должность, расшифровка и поверху надписи — печать организации.
  • По обязательным требованиям нового ГОСТа после этого на выписке нужно уточнить место хранения оригинала трудовой. Запись, которую нужно сделать, может быть сформулирована так:
    • «Подлинник находится в отделе кадров (название предприятия)».
    • Или «Подлинник хранится в сейфе бухгалтерии (наименование работодателя)».
    • Или может быть указание на сейф в кабинете директора предприятия.
    • Если у работника есть личное дело, указывается его номер.Заверение копии должно идти сразу после предшествующей записи
  • Если выкопировка делается в банк, обычно кредитные учреждения просят указать, что сотрудник до сих пор продолжает работать в компании.

    И хотя это не предусмотрено новым ГОСТом, сделать такую отметку можно.
    Делается это следующим образом:

    • Ставится порядковый номер записи, указывается дата и формулировка: «Работает по настоящее время».
    • Виза, должность, расшифровка и поверху надписи — печать организации.
    • Возможен вариант, когда нумерация записей не продолжается, но первый вариант предпочтительнее.Для банков, как правило, оформляются копии с указанием, что человек работает по сегодняшний день
  • Возможен вариант, когда нумерация записей не продолжается, но первый вариант предпочтительнее.Для банков, как правило, оформляются копии с указанием, что человек работает по сегодняшний день

Если в компании есть печать, её оттиск в копии трудовой книжки обязателен.Завизировать копию документа имеют право:

  1. при их отсутствии визу имеет право поставить директор (индивидуальный предприниматель).
  2. если в компании нет кадровика, это может сделать главный бухгалтер или служащий бухгалтерии, главное, что следует учесть, это то должностное лицо должно быть назначено на выполнение этой функции приказом по предприятию;
  3. лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек в организации (как правило, это работник отдела кадров);

Нужно учитывать ещё в этом вопросе, что вновь введённая запись о местонахождении оригинала регистра должна ставиться только в случае, когда выписка нужна для сторонней компании. Если же делается выкопировка трудовой для внутреннего использования, это уточнение необязательно.Наиболее часто встречающиеся ошибки при составлении копии трудовой книжки состоят в следующем:

  1. подпись ответственного лица стоит отдельно от текста;
  2. неправильно поставлен оттиск печати предприятия, когда он не заходит на текст, а стоит отдельно (он должен захватывать часть текста);
  3. работник, которым была заверена копия, не уполномочен на такие действия (нет приказа о его назначении);
  4. неправильно оформленное заверение копии — стоит только виза, без ссылки на должность и Ф. И. О. должностного лица;
  5. нет указания на место хранения подлинника (применимо с середины 2018 года);
  6. после предпоследней записи есть пробел, в который можно вписать тест поверх неё;
  7. печати нет совсем, тогда как по статусу организации она должна быть, либо название на оттиске не соответствует названию работодателя, указанного в предшествующей записи о приёме на работу (это может случиться при реорганизации фирмы, когда не была внесена соответствующая запись, а печать уже уничтожена);
  8. логично, что в финальных записях копии трудового документа не должно быть корректировок, затирок.

Следует помнить, что некорректно оформленный документ у человека не примут, всё придётся переделывать заново.

Если вдруг на странице выявлена ошибка до его сшивания, копируем неправильно оформленные листы и заверяем их соответствующим образом.При подготовке и оформлении копий трудовых документов нужно следовать регламентам, установленным действующим законодательством.Пошаговая инструкция по выдаче выписки из трудового регистра работнику будет выглядеть таким образом:

  • Если на руки выдаётся оригинал трудового документа, для повышения степени ответственности владельца книжки рекомендуется взять с него расписку с обязательством вернуть документ в течение трёх дней, а также сделать отметку на самом завлении и в журнале. Хотя этот шаг никоим образом не снимет ответственность с работодателя, по крайней мере, человек должен быть предупреждён о последствиях потери документа для компании.Такие заявления-расписки (о получении оригинала трудовой) рекомендуется хранить в личном деле работника
  • После получения заявления ответственное лицо в течение трёх дней должно подготовить правильно заверенный документ (это регламентировано статьёй 62 ТК РФ).
  • Законодательно закреплено, что любой трудовой документ (и копия трудовой книжки здесь не исключение) выдаётся сотруднику через заявительный порядок. То есть чтобы получить заверенную копию, человек должен написать заявление. В порядке исключения допускается устная просьба, полученная от сотрудника, но только в компаниях, относящихся к малому и микробизнесу.В заявление на выдачу копии трудовой нужно указать организацию, для которой нужен этот документ

Обратите внимание ещё на один частный момент: по письменному заявлению сотрудника кадровик обязан направить копию трудовой книжки на почтовый адрес работника, если это указано в прошении.

Срок для отправки выписки почтой сохраняется — 3 дня. Заказное письмо отправляется с уведомлением и описью вложения.Унифицированной формы для составления такого заявления в нормативных актах не существует. Поэтому заявление может быть написано от руки или напечатано с помощью ПК.

Но при этом остаются правила кадрового делопроизводства, которые предъявляют к такому документу стандартные правила:

  • Слово «Заявление» пишется с заглавной буквы и без точки в конце.
  • Далее идёт главная часть прошения — достаточно просто указать, что нужна копия трудовой книжки. Нормы трудового права не обязывают заявителя указывать цель получения документа. Но если в заявлении будет указано в какую организацию нужна копия, это оградит заявителя от дополнительных вопросов и даст кадровику возможность сформировать документ с нужной информацией (к примеру, для предъявления в банк не помешает уточнение, что человек по сей день работает в организации).Можно уточнить в заявлении и статью ТК РФ, по которой работодатель обязан выдать копию трудовой по заявлению
  • В финальной части ставится дата составления, подпись и расшифровка визы.
  • На чьё имя адресована бумага — если брать по порядку, то сначала пишется должность (как правило, адресат — ген. директор), название компании, Ф. И. О. руководителя. Причём стоит обратить внимание, что по правилам деловой переписки сначала идут инициалы, а потом фамилия адресата.
  • «Шапка» заявления оформляется сверху и справа, левая часть остаётся для отметок о приёме и резолюции руководства. Документ должен содержать информацию:
    • На чьё имя адресована бумага — если брать по порядку, то сначала пишется должность (как правило, адресат — ген. директор), название компании, Ф. И. О. руководителя. Причём стоит обратить внимание, что по правилам деловой переписки сначала идут инициалы, а потом фамилия адресата.
    • Далее следует мини-блок от кого исходит заявление. Рекомендуется указать подразделение, должность и Ф. И. О. заявителя (здесь последовательность в инициалах стандартная).
  • Далее следует мини-блок от кого исходит заявление.

    Рекомендуется указать подразделение, должность и Ф. И. О. заявителя (здесь последовательность в инициалах стандартная).

Итак, работодателю следует знать, что сам трудовой регистр выдаётся только в двух случаях: при увольнении сотрудника и для предъявления в Пенсионный фонд. В остальных случаях нужно ограничиваться копией трудового документа.

Это оградит нанимателя от многих проблем в случае потери книжки её владельцем. Не стоит забывать и о нормах оформления выписки, а также о формулировках, которые установлены новым ГОСТом в 2018 году.

Зная основные моменты заверения этого документа, подготовка копии регистра не составит труда и не займёт много времени.

Главное здесь — быть предельно внимательным при внесении записи. Но её текст минимальный, поэтому процедура довольно проста.

Для чего нужна копия трудовой книжки?

→ → → Добавить в «Нужное» Обновление: 20 июля 2020 г.

Иногда работники обращаются в бухгалтерии организации, где они работают, с просьбой выдать им копию трудовой книжки. Для чего может понадобиться этот документ?

Как оформить копию трудовой книжки?

И нужно ли хранить копии трудовых книжек работников после увольнения?

Работник может попросить копию трудовой книжки для самых разных целей:

  1. для каких-либо судебных разбирательств и т.д.
  2. для получения кредита в банке;
  3. для оформления субсидий и льгот в органах соцзащиты населения:
  4. для предъявления будущему работодателю при поиске новой работы;

Если работник подал письменное заявление с просьбой выдать ему копию трудовой книжки, то такую копию необходимо сделать и передать ему в течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления (, ведения и хранения трудовых книжек, утв.

Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225). Срок действия копии трудовой книжки законодательством не установлен. Нужно понимать, что копия подтверждает содержание трудовой книжки лишь на момент ее изготовления.

Уже на следующий день в трудовую книжку могут быть внесены дополнительные записи. Как правило, организация или орган, требующие представления копии трудовой книжки, сами ограничивают срок действия копии трудовой книжки (например, один месяц с момента заверения).

Сделайте копии нужных работнику страниц трудовой книжки. Далее можно либо сшить эти страницы и заверить сразу всю подшивку. Либо заверить каждую страницу отдельно.

Заверение делается следующим образом (, утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст):

  1. дата заверения.
  2. слово «Верно» или «Копия верна»;
  3. наименование должности лица, заверившего копию;
  4. расшифровка подписи (ф.и.о.);
  5. его подпись;

Если копия трудовой книжки выдается для представления в другую организацию, необходимо дополнительно указать место хранения подлинника трудовой книжки (то есть указать наименование организации, в которой хранится трудовая книжка) и заверить эту запись печатью организации при ее наличии.

Также для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп. Если работник не увольняется, то отдать ему трудовую книжку можно только в одной ситуации – если он оформляет пенсию.

Тогда он вправе получить трудовую книжку в течение 3 рабочих дней с момента подачи в бухгалтерию письменного заявления.

Но, поскольку за сохранность трудовой книжки отвечает работодатель, важно получить с работника расписку, что он получил трудовую книжку на руки (, ведения и хранения трудовых книжек, утв.

Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225).

Теоретически копия трудовой книжки может понадобиться, например, для подтверждения страхового стажа уволившегося работника при проверке правильности начисления ему соцстраховского пособия. Верховный суд неоднократно приходил к выводу, что законодательством не предусмотрена обязанность работодателя хранить копии трудовых книжек.

На момент обращения в ФСС за средствами на выплату пособия организации, как правило, представляют все необходимые подтверждающие документы. И если на тот момент претензий к работодателю не было, то и впоследствии их быть не должно ().

С 2020 г. начался переход на электронные трудовые книжки.

В разделе на нашем сайте вы найдете множество полезных материалом, посвященных электронным трудовым книжкам. Например, о .

Более полную информацию по теме вы можете найти в . Бесплатный доступ к системе на 2 дня.