Меню
Главная - Другое - Приказ о использование своего личного транспорта в производственных целях

Приказ о использование своего личного транспорта в производственных целях

Сотрудник с разъездным характером работы использует личное авто: как оформить расход ГСМ


Важное По теме Читайте все материалы (129) по теме . Есть обновление (+2), в том числе: 27 июля 2020 г. 10:06 ИА С сотрудником организации заключен , который предусматривает разъездной характер работы. Для служебных поездок сотрудник использует личный автомобиль.

Соглашения о компенсации расходов за использование личного имущества нет, автомобиля или безвозмездного использования личного имущества с сотрудником не заключался. ГСМ сотрудник заправляет по топливной карте организации. Организация не является транспортной.

Личный транспорт сотрудник использует для посещения клиентов с целью проведения переговоров. Ежемесячно сотрудник представляет путевой лист с указанием маршрута и количества истраченного и заправленного топлива.

Может ли в этом случае организация принять в расходы по прибыли стоимость ГСМ в пределах установленных для автомобиля норм?

Может ли организация принять к вычету НДС по счетам-фактурам, полученным от топливных компаний за указанные выше заправки?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции: В ситуации, когда работнику установлен разъездной характер, расходы на ГСМ могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда на основании НК РФ или НК РФ, при условии, что порядок компенсации ГСМ отражен в трудовом договоре, локальных нормативных актах.

Если работник участвует в деятельности, облагаемой НДС, то вычет по ГСМ можно заявить на общих основаниях. Обоснование позиции: С точки зрения трудового законодательства, возмещение сотрудникам расходов, связанных с разъездным характером работ, не входит в систему оплаты труда ( ТК РФ), а представляет собой компенсационную выплату, гарантированную законодательством (, ТК РФ). Таким образом, компенсационные выплаты оплатой труда не являются.

Смотрите также . Заработная плата. Согласно ТК РФ компенсацией признаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.

В частности, в соответствии со ТК РФ работодатели обязаны компенсировать разъездным работникам расходы на проезд, на аренду жилья, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие), а также иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Главное, чтобы размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников был установлен коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором. В рассматриваемом случае расходы осуществлены с согласия работодателя, поэтому могут быть классифицированы как иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

В целях исчисления налоговой базы по налогу на прибыль данные расходы могут быть включены в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на основании НК РФ.

Данные разъяснения приведены в Минфина России от 25.10.2013 N 03-04-06/45182, от 01.04.2010 N , от 18.08.2008 N . Нужно иметь в виду, что ранее чиновники рекомендовали учитывать такие расходы в составе расходов на оплату труда (смотрите Минфина России от 04.06.2008 N 03-03-06/1/344, от 07.05.2008 N , от 19.04.2007 N ).

Эта позиция вновь была озвучена в Минфина России от 15.02.2017 N 03-04-06/8562, в котором сказано о возможности учета затрат на возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, в составе расходов на оплату труда ( НК РФ) в размере и в соответствии с порядком, предусмотренным локальными нормативными актами организации, содержащими нормы трудового права, при условии соблюдения критериев НК РФ.

Однако, с учетом вышеприведенных норм ТК РФ, учет расходов на основании НК РФ, на наш взгляд, является небесспорным (с учетом вышеприведенных положений ТК РФ и арбитражной практики).

Отметим также, что НК РФ не устанавливает каких-либо ограничений по размеру затрат на возмещение работникам расходов, указанных в ТК РФ. Однако такие расходы в любом случае должны соответствовать критериям НК РФ ( Минфина России от 19.06.2017 N 03-04-06/38080). Например, по мнению контролирующих органов, необходимым условием для подтверждения расходов на ГСМ и использования автомобиля в производственных целях является путевой лист (или иной самостоятельно разработанный организацией первичный учетный документ), в обязательном порядке содержащий информацию о маршруте следования автомобиля ( Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, от 01.08.2005 N , УФНС России по г.

Москве от 07.07.2008 N , от 13.11.2006 N , от 14.11.2006 N , от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129).

В данном случае указанное условие выполняется. Согласно НК РФ если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты. Поэтому, на наш взгляд, организация вправе учесть понесенные затраты в рассматриваемом случае по нескольким основаниям ( НК РФ, НК РФ) при условии выполнения требований НК РФ.

Порядок оплаты приобретения ГСМ для служебных поездок, установленный соглашением сторон трудового договора или локальным нормативным актом работодателя, может предусматривать выдачу работнику корпоративной топливной карты в том числе при использовании автомобиля работника (смотрите также материал: Вопрос: В организации планируется установить работникам разъездной характер работы и компенсировать расходы на ГСМ путем выдачи топливных карт.

Возможно ли компенсировать работнику расходы на ГСМ не в денежной форме, а путем выдачи топливной карты? Необходимо ли при компенсации ГСМ топливной картой при разъездном характере работы выплачивать работнику дополнительно компенсацию за использование личного автомобиля? Что необходимо выплачивать работнику при исполнении трудовых обязанностей вне места работы (разъезды)?

(информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», август 2020 г.)).

Отметим, что, если работник не принят на должность водителя, не перевозит пассажиров или грузы, составлять путевой лист в этой ситуации с формальной точки зрения не требуется. Однако для того, чтобы подтвердить использование автомобиля в служебных целях, производственный характер расходов на ГСМ, считаем оправданным порядок составления путевых листов с указанием в том числе маршрута следования работника (апелляционное определение Омского областного суда от 01.02.2017 по делу N 33-674/2017).

Однако для того, чтобы подтвердить использование автомобиля в служебных целях, производственный характер расходов на ГСМ, считаем оправданным порядок составления путевых листов с указанием в том числе маршрута следования работника (апелляционное определение Омского областного суда от 01.02.2017 по делу N 33-674/2017).

Приобретение работником ГСМ для служебных целей посредством топливной карты может подтверждаться чеками АЗС, отчетами поставщика ГСМ, отчетом сотрудника о совершенных поездках по поручению работодателя ( ФНС России от 13.11.2018 N В общем случае сумма НДС, предъявленная поставщиком топлива, может быть принята к вычету после его оприходования и при наличии счета-фактуры, если топливо используется для осуществления операций, подлежащих обложению НДС (, НК РФ). В таких случаях сумма «входного» НДС в фактическую стоимость топлива не включается и предъявляются к вычету. На наш взгляд, если работник участвует в деятельности, облагаемой НДС, то и по ГСМ, полученным по топливным картам, вычет можно заявить на общих основаниях.

Вместе с тем в настоящее время мы не располагаем разъяснениями официальных органов по данному конкретному вопросу.

Для более объективной оценки налоговых рисков рекомендуем организации обратиться за письменными разъяснениями по данному вопросу в налоговый орган по месту учета или непосредственно в Минфин России (, НК РФ). Напомним, что выполнение налогоплательщиком письменных разъяснений о порядке исчисления налога, данных ему финансовым или налоговым органом (уполномоченным должностным лицом этого органа) в пределах его компетенции на основании полной и достоверной информации исключают вину налогоплательщика в совершении налогового правонарушения, что освобождает его от привлечения его к ответственности (, НК РФ).

Рекомендуем также ознакомиться с материалом: — . Учет выплат при разъездном характере работы.

Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ профессиональный бухгалтер Молчанов Валерий Ответ прошел контроль качества 22 мая 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Приказ об использовании личного автомобиля в служебных целях образец

О назначении компенсации за пользование личным имуществом сотрудников В целях реализации прав работников на получение компенсации за использование их личного имущества в служебных целях согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ 1. Назначить водителю Б.Б. Борисову ежемесячную компенсацию за использование личного легкового автомобиля марки ВАЗ-2110 с объемом двигателя 1500 куб.

м, регистрационный номер М 655 , номер паспорта технического средства — 75СМ №1234567, цвет- «черный», в служебных целях в размере 1200 руб. с 1 июня 2017 года. Основание: дополнительное соглашение к трудовому договору от 25 мая 2017 года №23. ООО «Компания» А. А. Александров С приказом ознакомлены: Главный бухгалтер Васильева В.В.

О возмещении расходов, связанных с использованием личного компьютера в служебных целях На основании дополнительного соглашения от 02 апреля 2017 г.

N 1 к трудовому договору от 1 февраля 2017 г. N 7 и в соответствии со статьей 188 Трудового кодекса 1.

Установить с 9 апреля 2017 г. менеджеру по продажам Иванову Ивану Ивановичу ежемесячную компенсацию за использование личного компьютера в служебных целях в размере 1000 руб. 2. Возмещать Иванову И.И. расходы по техническому обслуживанию и ремонту компьютера, указанного в пункте 1 настоящего приказа, на основании служебной записки работника.

3. Главному бухгалтеру Васильевой В.В. проводить выплаты Иванову И.И. за использование личного компьютера в следующие сроки: — ежемесячную компенсацию — не позднее пяти рабочих дней с даты утверждения Работодателем отчета Работника; — расходы по техническому обслуживанию и ремонту компьютера — не позднее пяти рабочих дней с даты согласования служебной записки.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой. — должностная инструкция менеджера по продажам от 01.02.2017 — дополнительное соглашение от 02 апреля 2017 г. N1 к трудовому договору от 1 февраля 2017 г.

N 7 — документация к компьютеру. Генеральный директор К.К. Кириллов С приказом ознакомлены: главный бухгалтер Васильева В.В. 09.04.2017 менеджер по продажам Иванов И.И.

09.04.2017 Копирование материалов разрешено только с указанием активной ссылки на первоисточник Приказ о возмещении расходов, связанных с использованием личного автомобиля в служебных целях (образец заполнения) О возмещении расходов, связанных с использованием личного автомобиля в служебных целях На основании ст.

188 Трудового кодекса РФ 1. Установить с 01.03.2013 водителю Д.К. Горбункову ежемесячную компенсацию в размере 4000 (четырех тысяч) рублей за использование в служебных целях его личного транспортного средства (легковой автомобиль марки (модели) Форд Фокус (Ford Focus) 1.4 МТ, год выпуска 2009, рабочий объем двигателя 1388 см куб., государственный регистрационный знак В172ОП199 RUS, идентификационный номер (VIN) JMLBPCX3U9A003789, цвет черный).

1.1. Возмещать начиная с указанной даты Д.К.

Горбункову следующие расходы, возникающие при использовании в служебных целях личного транспортного средства, указанного в п. 1 настоящего приказа: — расходы на приобретение горюче-смазочных материалов согласно нормам расхода топлива (распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р) на основании представленных чеков ККТ АЗС и путевых листов; — расходы на техническое обслуживание и текущий ремонт с учетом фактического времени эксплуатации транспортного средства и пробега для служебных целей, а также прочих факторов, на основании дополнительного соглашения в каждом конкретном случае.

2. Главному бухгалтеру Т.В. Кузиной производить выплаты Д.К. Горбункову за использование личного транспортного средства в следующие сроки: — ежемесячную компенсацию — в последний день месяца; — выплату, связанную с возмещением расходов, — не позднее трех рабочих дней с даты утверждения предоставленного Д.К.

Горбунковым отчета, в котором отражена общая информация о времени использования и пробеге личного транспортного средства в служебных целях, а также расходов на приобретение горюче-смазочных материалов, подтвержденных прилагаемыми путевыми листами и чеками ККТ АЗС. Рекомендуем к прочтению: Основание: должностная инструкция водителя от 10.09.2012, дополнительное соглашение от 28.02.2013 N 01-дс к трудовому договору от 04.02.2013 N 7-тд, паспорт транспортного средства серии 79УЕ N 275438.

С принятием поправок в ТК РФ и ряд подзаконных актов перечень документов, необходимых для оформления командировки на личном автотранспорте, существенно сократился.

Основанием для направления работника в поездку считается приказ работодателя по форме Т-9 или Т-9А.

Бланк Т-9А применяется при командировке нескольких сотрудников. Для компенсаций затрат на ГСМ, ремонт, амортизацию автомобиля необходимо, чтобы командировка на личном автомобиле была согласована с работодателем. Возможность отправляться в компенсируемую работодателем поездку на личном авто может быть указана в трудовом договоре или отдельном соглашении.

Возможность отправляться в компенсируемую работодателем поездку на личном авто может быть указана в трудовом договоре или отдельном соглашении.

Организации вправе принимать локальные акты, регулирующие порядок компенсации сотрудникам расходов на поездку с использованием личного транспорта персонала. Соответствующие нормы также могут быть предусмотрены в коллективном договоре. Работник должен сохранять квитанции и чеки за потраченные ГСМ, ремонт автомобиля.

Подтверждения оплаты должны быть и в случае, если ГСМ приобретались безналичным расчетом и за счет бонусной карты. Порядок командировки, в том числе на транспорте работника, регулируется ТК РФ и подзаконными актами. В гл. 24 ТК РФ приводится определение командировки, обозначаются гарантии сотруднику и порядок возмещения потраченных сумм в различных условиях служебных поездок.

Особенности направления сотрудников в командировку устанавливаются Положением, введенным в действие Постановлением Правительства РФ № 749 от 29.07.2008 г. В качестве разъясняющих документов в 2015 году введен Приказ Минфина РФ № 33н.

Вопросы налогообложения разъясняются в Письме Минфина № 03-03-06/2238 (Разъяснения Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики).

Сотруднику, отправляясь в командировку на личном автомобиле, нужно согласовать с работодателем время и маршрут поездки.

Информация может быть указана в путевом листе. Его форма и порядок заполнения установлены Приказом Минтранса РФ № 152 от 18.09.2008 г. Обязательные реквизиты бланка указаны в разделе 2 Приказа.

Он должен содержать:

  1. информацию о времени действия путевого листа;
  2. наименование автомобиля;
  3. сведения о водителе.
  4. информация о собственнике машины;

В качестве подтверждающих документов нужны свидетельство о регистрации машины и действующая страховка. Компенсация за использование личного автомобиля сотрудника бюджетной организации проводится в общем порядке. Командировка оформляется приказом руководителя организации.

В документе может быть обозначено, что специалист отправляется в поездку на собственном транспорте. Порядок компенсации может устанавливаться местными регламентами в организации и распространяется на государственных (муниципальных) служащих и других сотрудников бюджетной сферы. Возмещение будет предоставлено сотруднику, которому принадлежит машина.

Остальные работники получают суточные, компенсацию за проезд (в случае, если они оплачивали ГСМ или проводили ремонт машины за свой счет).

Компенсации также подлежат затраты на аренду жилья и другие расходы, согласованные с работодателем. Командировка директора на личном транспорте возможна на общих основаниях. Компания может ему компенсировать расходы, если поездка была согласована с учредителями (участниками) или если это предусмотрено в локальном акте организации.

При командировке директора на служебной машине расходы за использование транспортного средства несет его собственник — юридическое лицо.

На автомобиль должен быть оформлен полис ОСАГО, за счет которого покрываются расходы на ремонт автомобиля или выполняется ремонт.

Это возможно, если водитель не является виновным в аварии.

Возможность компенсации за ДТП не по вине откомандированного сотрудника также должна быть предусмотрена в трудовом договоре или дополнительном соглашении — между работодателем и работником.

В документе предусматривается возможность полной компенсации за ДТП или компенсации части расходов, которые не покрывает сумма страхового возмещения. Если виновником аварии признан откомандированный сотрудник, то выплат он не получает.

Ситуация спорна, так как работодатель может обвинить сотрудника в ненадлежащем уходе за машиной и ссылаться на то, что поломка была скрытой и возникла еще до отправления в командировку.

Возможность компенсации зависит от характера поломки. Если неожиданно пробило колесо, то работодатель может компенсировать затраты на шиномонтажные работы, приняв чек от сотрудника.

Возможность компенсации решается в индивидуальном порядке. Такие расходы могут быть компенсированы, но необходимо письменное подтверждение затрат. Желательно пользоваться услугами лицензированных перевозчиков, которые по окончании поездки могут выбить чек за оказанные услуги и полученную от откомандированного сотрудника оплату.

Как написать служебную записку на командировку?

Образец тут. Командировка оформляется письменным распоряжением работодателя.

Подготовкой документов занимается отдел кадров. Продолжительность отъезда сотрудника также определяет руководитель организации. Для оформления командировки необходимы: Рекомендуем к прочтению: Форма таких документов может разрабатываться компанией самостоятельно. Отчет сотрудника необходим для того чтобы подтвердить понесенные расходы и предоставить работодателю соответствующую финансовую информацию.

Отчет сотрудника необходим для того чтобы подтвердить понесенные расходы и предоставить работодателю соответствующую финансовую информацию.

Приказ оформляется по распоряжению работодателя. Документ содержит информацию о сотруднике, его табельном номере, месте и продолжительности командировки. Документ должен быть подписан работодателем и предоставляется сотруднику для ознакомления под роспись.

В распоряжение может вноситься информация о продлении командировки. Бланк приказа о направлении в командировку формы Т-9 тут, образец написания приказа о направлении в командировку тут. Оно необязательно, но может оформляться на усмотрение работодателя.

Удостоверение носит уполномочивающий характер. По завершении командировки документ возвращается в отдел кадров. Срок действия удостоверения может продлеваться.

Бланк командировочного удостоверения формы Т-10 тут, образец написания командировочного удостоверения тут. Документ обязателен для откомандированного работника. У бланка есть срок действия. В путевом листе указывается информация о машине, сведения о водителе и собственнике. Обозначается длительность и маршрут поездки.
Обозначается длительность и маршрут поездки. Служебная записка оформляется на имя работодателя.

В ней содержится информация о поездке, сумме понесенных расходов. Записка может быть удостоверена работодателем и предоставляется в бухгалтерию.

Подсчетом расходом занимается бухгалтерия. Она же определяет обоснованность затрат сотрудником личных средств на использование автомобиля в рабочих целях.

Окончательно сумму компенсации определяет работодатель. Расходы можно подтвердить любыми документами.

Главное, чтобы затраты соответствовали целям поездки. В качестве документов могут быть использованы квитанции, чеки и другие платежные сведения.

Затраты на оплату ГСМ определяются с учетом расстояния поездки, стоимости горючего.

Работнику компенсируются фактически понесенные расходы на заправку машины.

Выплаты также могут зависеть от объема двигателя машины и расхода горючего, указанного в руководстве к эксплуатации ТС. Подсчет выплат возможен только с учетом путевого листа, служебной записки и представленных подтверждений расходов. Оплата может осуществляться наличными или зачислением компенсации на карту работника.

Предусмотрена возможность выплат денег сотруднику еще до начала поездки. Расходы на командировку на сумму свыше 1500 рублей включаются в налоговую базу.

Если поездка на машине необходима для командировки за границу, налогами облагаются расходы свыше 2500 рублей. Информация о затратах на командировку сотрудников должна быть указана в ежегодной декларации. Как оплачивается командировка в выходные дни?

Информация здесь. Как составить авансовый отчет по командировке? Подробности в этой статье. В 2017 году единообразия судебной практики по вопросам компенсаций работникам за командировку не наблюдается. Основные вопросы связаны с обоснованностью использования личного авто в рабочих целях. Возможны ситуации, когда работодатель на словах согласен компенсировать расходы на поездку, но позже отказывается выполнять свои обязательства.
Возможны ситуации, когда работодатель на словах согласен компенсировать расходы на поездку, но позже отказывается выполнять свои обязательства. Подобные споры требуют помощи квалифицированного специалиста и рассматриваются судом с учетом представленной сторонами доказательственной базы.

«Отдел кадров коммерческой организации», 2009, N 9 Используем личный автомобиль работника в служебных целях Очень часто из-за специфики деятельности организации возникает ситуация, когда работник использует свой личный автомобиль в служебных целях. За это согласно трудовому законодательству ему положена компенсация. Кроме трудового законодательства такие отношения могут регулироваться Гражданским кодексом — если работодатель заключит с работником договор аренды транспортного средства.

В статье рассмотрим, как правильно оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях в случае выплаты компенсации и в случае заключения договора аренды.

Оформляем как компенсацию Итак, в ст. 188 ТК РФ сказано, что при использовании работником своего личного имущества с согласия или ведома работодателя и в его интересах работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, ему принадлежащих. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Обратим внимание также на Письмо N 57 , в котором даны разъяснения об условиях выплаты и оформления компенсаций работникам за использование ими личных автомобилей для служебных поездок.

Хотя это Письмо было выпущено до введения нового ТК РФ, отдельные его положения до сих пор цитируют сотрудники официальных органов в своих разъяснениях и в судебных решениях.

Рекомендуем к прочтению: Письмо Минфина России от 21.07.1992 N 57

«Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных целей»

.

Согласно п. 1 Письма N 57 выплата компенсации за использование работниками личного транспорта производится в тех случаях, когда их работа по роду производственной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.

Но при этом не стоит забывать про Трудовой кодекс, в котором сказано, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Необходимая запись может быть сделана, например, в самом трудовом договоре, если при его заключении известно, что работник будет использовать личный автомобиль в служебных целях.

Приведем пример формулировки в трудовом договоре: «4. Обязанности сторон 4.2. Работодатель обязуется: 8) предоставить автомобиль для служебных поездок или выплатить компенсацию при использовании для служебных целей личного автомобиля в следующем порядке: ежемесячная компенсация в размере 2000 руб., а также полное возмещение расходов согласно представленным документам (чеки об оплате ГСМ, акты о выполнении ремонтных работ и т.д.);». Если же такая необходимость возникла неожиданно, нужно внести изменения в трудовой договор, подписав с сотрудником дополнительное соглашение к нему.

Приведем пример на с. 27. │ Дополнительное соглашение N 1 от 01.07.2009 │ │ к трудовому договору N 65 от 20.08.2008 │ │ о порядке и размере компенсаций за использование │ │ личного автомобиля в служебных целях │ │ ООО «Фанто» в лице директора Воробьева В.В., действующего на│ │основании Устава, именуемое в дальнейшем Работодатель, с одной стороны,│ │и Сидоров А.В., именуемый в дальнейшем Работник, с другой стороны,│ │заключили к трудовому договору от 20.08.2008 N 65 настоящее│ │дополнительное соглашение о нижеследующем: │ │ 1. Дополнить разд. 4.2 п. 8 следующего содержания: выплатить│ │компенсацию при использовании для служебных целей личного автомобиля в│ │следующем порядке: ежемесячная компенсация в размере 2000 руб., а│ │также полное возмещение расходов согласно представленным документам│ │(чеки ГСМ, акты о выполнении ремонтных работ и т.д.). │ │ 2. Настоящее дополнительное соглашение к трудовому договору│ │является неотъемлемой частью трудового договора от 20.08.2008 N 65 и│ │составлено в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.

Один│ │экземпляр хранится у Работодателя в личном деле Работника, второй — у│ │ 3.

Изменения в трудовой договор вступают в силу с 01.07.2009. │ │ 4. Подписи сторон: │ │ООО «Фанто» Сидоров Александр Васильевич │ │125177, г. Великий Новгород, Паспорт: 33 07 888888 │ │ул.

Новая, 7-215 Выдан УВД Советского района │ │ИНН 525003569 КПП 525001001 г.

Великого Новгорода 30.03.2002│ │Директор Воробьев /В.В.

Воробьев/ Сидоров /А.В. Сидоров/│ │Экземпляр дополнительного соглашения на руки получен. 01.07.2009, Сидоров│ Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личное имущество в служебных целях, является приказ руководителя организации, в котором устанавливается размер такой компенсации.

Он может быть любым (как сказано в ст.

188 ТК РФ, размер определяется соглашением сторон трудового договора), но для целей налогообложения прибыли необходимо руководствоваться нормами, установленными Постановлением N 92 : для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно компенсация составляет 1200 руб/мес., свыше 2000 куб. см — 1500 руб/мес. Компенсация, установленная сверх предельных норм, будет выплачиваться за счет чистой прибыли.

Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92

«Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»

. Приведем пример такого приказа на с. 28. Рекомендуем к прочтению: │1 июля 2009 г.

г. Великий Новгород│ │ На основании ст. 188 Трудового кодекса РФ приказываю: │ │ 1.

Установить Сидорову А.В., менеджеру отдела продаж, ежемесячную│ │компенсацию за использование его личного автомобиля в служебных целях в│ │размере 2000 (две тысячи) руб. │ │ 2. Выплачивать Сидорову А.В., менеджеру отдела продаж, компенсацию│ │начиная с 1 июля 2009 г.

│ │ Основание: дополнительное соглашение от 1 июля 2009 г. N 1 к│ │трудовому договору от 20 августа 2008 г. N 65. │ │Директор Воробьев /В.В.

Воробьев/│ │С приказом ознакомлен: 01.07.2009, Сидоров /А.В. Сидоров/│ Трудовой кодекс предусматривает два вида выплат. Во-первых, собственно компенсация за износ личного имущества.

А во-вторых, работнику положено возмещение расходов на использование своей собственности в служебных целях. Значит, организация вправе самостоятельно определять порядок и размер возмещения затрат, связанных с возмещением расходов при использовании личного имущества работника. Однако стоит отметить, что с 1 января 2008 г.

применяются нормы расхода топлив и смазочных материалов, установленные Распоряжением Минтранса России N АМ-23-р . Эти нормы необходимо учитывать при определении обоснованности для целей налогообложения произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля (Письма Минфина России от 14.01.2009 N 03-03-06/1/6, N 03-03-06/1/15, от 04.09.2007 N 03-03-06/1/640). Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р

«О введении в действие Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»

.

Расходы на покупку бензина для служебных легковых автомобилей могут быть подтверждены кассовыми чеками на покупку топлива и путевыми листами. В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, при их определении налогоплательщику следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителями автомобилей.

Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования авто для служебных поездок (п.

3 Письма N 57) и устанавливается руководителем организации в приказе самостоятельно. Компенсация будет включать возмещение затрат по эксплуатации данного автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Внимание! Работнику на основании приказа один раз в месяц компенсируются фактически понесенные им затраты, связанные с использованием личного автомобиля для служебных поездок. Для получения компенсации сотруднику необходимо принести в бухгалтерию следующие документы (Письмо МНС РФ от 02.06.2004 N 04-2-06/[email protected]

«О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта»

): — копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке; — другие документы, подтверждающие обоснованность понесенных расходов, в порядке, установленном правилами бухгалтерского учета (чеки на горюче-смазочные материалы, акты о выполненных работах по ремонту данного автомобиля и т.д.). Кроме этого, бухгалтер должен регулярно заполнять путевой лист, так как он служит первичным документом, подтверждающим использование сотрудником личного транспорта в служебных целях.

Форма путевого листа утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»

. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены Приказом Минтранса России N 152 .

Форма путевого листа, утвержденная Постановлением N 78, носит обязательный характер для автотранспортных организаций. Что касается остальных организаций, они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п.

2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно: а) наименование документа; б) дата составления документа; в) наименование организации, от имени которой составлен документ; г) содержание хозяйственной операции; д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; ж) личные подписи указанных лиц. Приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152

«Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»

.

Сотрудники финансового ведомства подчеркивают, что кроме вышеуказанных обязательных реквизитов в путевых листах обязательно должна быть информация о конкретном месте следования автомобиля.

Иначе они не могут подтверждать осуществление организацией расходов на приобретение горюче-смазочных материалов (Письма от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129, от 15.11.2005 N 03-03-04/1/363, от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214, от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117).

Во избежание конфликтных ситуаций с контролирующими органами мы рекомендуем использовать унифицированную форму. Внимание! За время нахождения сотрудника в отпуске, командировке, больничном, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не используется, компенсация не выплачивается (Письма Минфина России N 57, от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140, МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/[email protected], от 22.02.2007 N 20-12/016776). Оформляем договор аренды При использовании личного транспорта сотрудника для служебных целей заключается договор аренды между организацией и этим сотрудником.

Согласно ст. 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации. Договор аренды транспортного средства без экипажа должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока.

Он не подлежит государственной регистрации договоров аренды в силу ст. 643 ГК РФ. Арендатор в течение всего срока такого договора обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта. Кроме того, арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую.

Если иное не предусмотрено договором, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, а также расходы, которые возникают в связи с его эксплуатацией.

При этом все понесенные расходы по договору аренды (арендная плата, затраты на приобретение горюче-смазочных материалов, запасных частей, проведение ремонта) работодатель может включить в состав расходов при определении налога на прибыль. Рассмотрев ситуацию использования личного автомобиля сотрудника в служебных целях с точки зрения трудового и гражданского законодательства, можно сделать следующий вывод: — если организация будет выплачивать сотруднику компенсацию, установленную Трудовым кодексом, ей стоит руководствоваться предельными нормами, установленными Постановлением N 92, в противном случае (если сумма компенсации будет превышать установленные нормы) суммы превышения будут идти за счет чистой прибыли организации; Рекомендуем к прочтению: — при заключении договора аренды транспортного средства все понесенные расходы будут учитываться для целей налогообложении прибыли.

Подписано в печать Выберите рассылки, на которые вы хотите или не хотите быть подписанным.

Возможность добавления публикаций имеют только авторизованные зарегистрированные пользователи.

Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (с изменениями от 15 ноября 2002 г., 09 февраля 2004 г.) См. также комментарий Компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок См.

также образец приказа Об установлении размера и выплате компенсации за использование личного легкового автомобиля в служебных целях и образец приказа Об изменении размера компенсации за использование личного легкового автомобиля в служебных целях * В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте. * Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты! * Позвоните на горячую линию: Москва и Область — +7(499)350-80-34 Санкт-Петербург и область — +7(812)627-15-67 Письмо Минфина РФ от 14 марта 2003 г.

N 04-04-06/42 О размере налога на доходы физических лиц и ЕСН компенсации за использование личного автотранспорта в производственных целях. Письмо Минфина РФ от 29 декабря 2006 г. N 03-05-02-04/192 По вопросу налогообложения компенсационных выплат работнику за использование его личного транспорта в служебных целях Письмо Минфина РФ от 16 ноября 2006 г.

N 03-03-02/275 О размере компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов В соответствии с подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации Правительство Российской Федерации постановляет: 1. Установить следующие нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией: легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно — 1200 свыше 2000 куб.

см — 1500 При применении упрощенной системы налогообложения указанные нормы используются с 1 января 2003 г.

для определения расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов. При применении системы налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (единого сельскохозяйственного налога) указанные нормы используются с 1 января 2004 г. для определения расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов.

2. Настоящее Постановление вступает в силу со дня его официального опубликования и распространяется на правоотношения, возникшие с 1 января 2002 г.

Председатель Правительства Российской Федерации М.КАСЬЯНОВ Налоговый кодекс Российской Федерации часть первая от 31 июля 1998 г. N 146-ФЗ и часть вторая от 5 августа 2000 г. N 117-ФЗ Статья 264. Прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией 11) расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта).

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации; Расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта).

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов. Прежде всего, отметим, что такого понятия как служебный транспорт действующее законодательство не содержит. Как правило, этот термин обозначает транспорт, используемый для осуществления управленческих функций.

В основном к служебному транспорту относятся легковые автомобили, автобусы и микроавтобусы, осуществляющие функции перевозки пассажиров, а также железнодорожные, воздушные и иные виды транспорта, принадлежащего предприятию и используемого для служебных целей.

Отметим, что по данной статье к затратам можно относить оплату стоянки служебного автомобиля. Однако, для правильного оформления данных затрат рекомендуется взаимоотношения с предприятием, содержащим автостоянку, оформить в виде письменного договора на оказание услуг с формулировкой

«за услуги по содержанию автомобиля N … на автостоянке предприятия «…»

.

Кроме того, предприятие должно подтвердить необходимость содержания автотранспорта, в том числе арендованного, на платной стоянке (например, у предприятия нет собственного гаража или стоянки). В том случае, если для служебных поездок используется личный автотранспорт, то компенсация учитывается в составе расходов в пределах норм, установленных Правительством РФ. Данные нормы были установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г.

N 92

«Об установлении норм расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организации такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»

.

В соответствии с указанным постановлением установлены следующие нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией: — по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно — 1200 рублей в месяц; — по легковым автомобилям с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 рублей в месяц. Рекомендуем к прочтению: Нормы на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, не установлены.

Компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок Затраты на компенсацию за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) в составе затрат, связанных с управлением производством. Для целей налогообложения эти затраты принимаются только в пределах норм, установленных законодательством.

Согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 8.02.02 г. N 92

«Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»

применяются следующие нормы компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя: до 2 000 см3 включительно — 1 200 руб. в месяц; свыше 2 000 см3 — 1 500 руб.

в месяц. Таким образом, величина допустимых расходов зависит от рабочего объема двигателя автомобиля, а не от его марки. Следовательно, при исчислении налога на прибыль организации могут учитывать компенсации и владельцам иномарок.

Для мотоциклов компенсации не предусмотрено. Условия и порядок выплаты компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях установлены письмом Минфина России от 21.07.92 г.

N 57

«Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок»

(зарегистрировано в Минюсте России 22.07.92 г. N 13). Выплата компенсации производится в случае, если работа работников по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями. Для получения компенсации работник должен представить в бухгалтерию организации личное заявление; копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке; копию доверенности, заверенную в установленном порядке при использовании легкового автомобиля по доверенности собственника.

Работнику, использующему личный легковой автомобиль для служебных поездок по доверенности собственника автомобиля, компенсация выплачивается в том же порядке, в каком выплачивается компенсация работнику, являющемуся собственником автомобиля. Основанием для выплаты компенсации работнику является приказ руководителя организации, в котором предусматриваются размеры этой компенсации в зависимости от интенсивности использования автомобиля для служебных поездок. N___ «____» _________ 2002 года Об установлении размера и выплате компенсации за использование личного легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя _____ куб.

см в служебных целях В связи с тем, что работа __________________________________________ по роду производственной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с его должностными обязанностями, для этих целей используется личный легковой автомобиль с рабочим объемом двигателя 1. Ежемесячно начиная с «__» _______ 2002 года выплачивать (фамилия, имя, отчество сотрудника) компенсацию за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок по нормам, предусмотренным законодательством Российской Федерации, установленным для легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя ____ куб. см в размере ______ рублей в месяц.

2. Дополнительно компенсировать расходы на содержание легкового автомобиля в сумме ______ рублей в месяц. Руководитель организации _______________ Изменение размера компенсации (в случаях изменения законодательных норм, смены автомобиля и т.п.) должно быть также отражено в приказе руководителя организации. Об изменении размера компенсации за использование личного легкового автомобиля в служебных целях В связи с _______________ (указать причину изменения размера 1.

Начиная с «___» _______ 2002 года изменить (фамилия, имя, отчество сотрудника) размер компенсации за использование личного легкового автомобиля для Рекомендуем к прочтению: 2. Размер ежемесячной компенсации составит _________ рублей.

Руководитель организации ________________ В письме Минфина России от 21.07.92 г. N 57 утверждается, что в размерах компенсации, предоставляемой работнику, учитывается возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Понятно, что с учетом современных цен установленные нормы компенсации могут компенсировать всего лишь незначительную часть реальных расходов работника, связанных с использованием личного автомобиля для служебных поездок.

В связи с этим руководители организаций в своих организационно-распорядительных документах должны предусматривать реальные суммы возмещения, однако при этом необходимо помнить, что сумма превышения реальных затрат над установленными нормами не должна учитываться для целей налогообложения.

В налоговом учете превышение размера компенсации должно найти отражение в соответствующем регистре. За время нахождения работника в отпуске, командировке, его невыхода на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам (ремонт автомобиля и др.), когда личный автомобиль не используется, выплата компенсации не производится. Компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней в месяце.

Компенсационные выплаты за использование в служебных поездках личных легковых автомобилей, произведенные в пределах установленных норм, в совокупный доход для обложения налогом на доходы физических лиц не включаются (п.3 ст.217 НК РФ и раздел III Методических рекомендаций налоговым органам о порядке применения главы 23 «Налог на доходы физических лиц» части второй НК РФ, утвержденных приказом МНС России от 29.11.2000 г. N БГ-3-08/415, с изменениями и дополнениями от 5.03.01 г.). Для целей бухгалтерского учета расходы на компенсацию за использование личных легковых автомобилей в служебных целях на основании пп.5 и 7 положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина России от 6.05.99 г.

N 33н, признаются расходами по обычным видам деятельности в сумме фактически произведенных затрат и отражаются по дебету счетов 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу».

Суммы выплачиваемых компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях сверх установленных нормативов учитываются при налогообложении физических лиц. Пример. В январе 2002 г. работник использовал для служебных поездок личный легковой автомобиль, рабочий объем двигателя которого равен 2 000 см3.

Работнику в январе 2002 г. была выплачена компенсация в сумме 2 500 руб. В бухгалтерском учете сделаны следующие записи: Дебет 26, Кредит 70 — 2 500 руб.

— начислена компенсация за использование автомобиля, Дебет 26, Кредит 69 — 462,8 руб. — начислены ЕСН, взносы в ПФР со сверхнормативной суммы компенсации; Дебет 70, Кредит 68 — 169 руб.

— удержан налог на доходы физических лиц со сверхнормативной суммы компенсации, Дебет 70, Кредит 50 — 2 500 руб.

— отражена выдача компенсации из кассы.

«Финансовая газета», N 45, ноябрь 2002 г.