Меню
Главная - Другое - Отчет проверка кадровое делопроизводство

Отчет проверка кадровое делопроизводство

Отчет проверка кадровое делопроизводство

Готовим кадровые документы к проверке


Законодательство обязывает работодателей вести кадровый учет, а также предоставлять в государственные органы различную отчетность и сообщать об определенных событиях. Выявить ошибки в ведении кадрового учета и избежать санкций при возможных проверках поможет проведение автоаудита. Кадровику, пришедшему на новое место работы, автоаудит поможет выяснить состояние кадрового учета после увольнения предшественника и исправить возможные ошибки.

Кадровый аудит не является обязательной процедурой, однако его периодическое проведение поможет: проконтролировать работу специалистов отдела кадров; проверить актуальность и наличие обязательных кадровых документов; решить вопрос о необходимости оптимизации кадрового учета. Сроки, периодичность и цели проведения такой проверки определяются индивидуально.

Чтобы снизить затраты времени, кадровый аудит проводят:

  1. по вопросам, с которыми чаще всего обращаются работники.
  2. по документам, которые интересуют инспекцию труда;

При необходимости проверку проводят и по дополнительным документам.

Удобно подготовить перечень документов, которые вы собираетесь посмотреть, — это сократит время проверки за счет методичности действий.

В первую очередь нужно убедиться в наличии каждого документа, а затем проверить его оформление и содержание согласно установленным требованиям. Если в организации внедрена автоматизация процесса создания документов в специализированных программах, это упростит проведение кадрового аудита.

В этом случае работник вводит сведения в программу, которая:

  1. создает документ по образцу.
  2. проверяет их по заданным параметрам (в частности, многие программы не позволяют провести документы с некорректной информацией: датами, должностями и т. д.);

С помощью таких программ можно организовать автоматическое создание почти всех документов. Такие документы, как личные карточки, журналы по охране труда и другие, создавать программными средствами можно, но вести их все равно придется вручную, поскольку за каждый отражаемый в них факт работник должен поставить свою подпись. Кроме того, журналы по охране труда нужно прошивать.

В небольшой организации просмотреть можно все документы, в крупной — стоит сделать выборку нескольких документов из каждого дела и тщательно проверить их. Лучше сделать небольшую выборку из разных категорий работников, отметить системные ошибки, разработать правильные образцы, по которым в плановом порядке сразу одновременно проверять и исправлять документы. Одна из важных составляющих организации процесса кадрового аудита — алгоритм его проведения.

Для этого нужно составить пошаговый план проведения аудита по каждому направлению, которое планируется проверить.

При проведении кадрового аудита локальные нормативные акты (далее — ЛНА) стоит проверить в первую очередь, потому что они устанавливают те нормы, по которым строится рабочий процесс. ЛНА могут быть обязательными, условно-обязательными и необязательными. Все обязательные и при необходимости условно-обязательные ЛНА нужно иметь в наличии, а их содержание должно соответствовать законодательству.
Все обязательные и при необходимости условно-обязательные ЛНА нужно иметь в наличии, а их содержание должно соответствовать законодательству.

Далее определим алгоритм проверки ЛНА.

1. Проверить наличие прав на утверждение ЛНА у лица, которое утверждает локальные акты, в уставе, доверенности или ином документе. 2. Проверить терминологию, которая используется в локальном акте.

Стоит проверить на соответствие законодательству и другие термины: наименования должностей, структурных подразделений, условия работы и т. д. Положения и показатели не должны противоречить друг другу в разных документах.

3. Проверить, все ли работники ознакомлены с ЛНА под роспись до подписания трудового договора. Это касается и локальных актов по охране труда.

Нужно проверить, знакомятся ли работники с этими документами вовремя, ведь к специалисту по охране труда на инструктаж работники попадают уже после заключения трудового договора.

Статья 68 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ).

Отчет о выборочной проверке ведения кадрового делопроизводства — аудит

В рамках проведения выборочной проверки ведения кадрового делопроизводства в соответствии с требованиями действующего трудового законодательства Российской Федерации, была проверена кадровая документация в отношении 47 работников ООО «Буженинов», как числящихся в организации на момент проверки, так и уволенных.

Проверке подверглись следующие кадровые документы : — трудовые договоры с работниками; — дополнительные соглашения к трудовым договорам; — трудовые книжки работников; — личные карточки работников (форма Т-2); — приказы о приеме на работу (форма Т-1); — приказы о переводе (формы Т-5); — приказы на увольнение (форма Т-8; — иные приказы по личному составу; — локальные нормативные акты организации.

По результатам проверки были выявлены следующие нарушения ведения кадрового делопроизводства и трудового законодательства : 1.

В организации не ведется : — книга регистрации приказов по личному составу со сроком хранения 5 лет и 75 лет; — книга об ознакомлении работника с правилами внутреннего распорядка; — книга об ознакомлении работника с инструкцией по охране труда и технике безопасности; — книга об ознакомлении работника с положением об оплате труда; — книга об ознакомлении работника с положением о персональных данных; — книга учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним; 2. При поступлении на работу сотрудники не ознакамливаются под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, с должностной инструкцией, с инструкцией по охране труда и технике безопасности на рабочем месте, с положением об оплате труда, с положением о персональных данных работников.

3. При приеме на работу запись в трудовую книжку вносится не в соответствии со штатным расписанием (не указывается структурное подразделение, куда принимается работник). 4. Записи в трудовые книжки об изменении условий труда работников (перемещение, изменение должности и пр.) вносятся несвоевременно, а в большей массе не вносятся вовсе.

5. При возникновении необходимости, трудовые книжки выдаются на руки работникам без оформления расписки.

6. Отсутствует утвержденный перечень бланков, действующих в организации. Форма трудовых договоров, заключенных с работниками, разная.

7. В некоторых личных делах трудовые договоры отсутствуют вовсе. 8. В организации заключено большое количество срочных трудовых договоров без видимых на то оснований. 9. Не на все изменения определенных сторонами условий трудового договора оформляются дополнительные соглашения.

10. Не оформляются изменения к трудовым договорам на изменения паспортных данных работников.

11. В личных делах работников находятся ксерокопии не всех документов, необходимых для трудоустройства. Существует достаточное количество личных дел, в которых нет ксерокопий вообще, даже паспорта.

12. Личные карточки формы Т-2 не отвечают требованиям ведения кадрового делопроизводства. Не во всех карточках присутствуют следующие данные : — номер и дата трудового договора; — изменение условий труда работников (перемещение, изменение должности, изменение оклада, изменение системы оплаты труда); — подписи ознакомления работников с внесенными изменениями; 13. В приказах о приеме на работу не указываются условия приема на работу (полное/неполное рабочее время, количество часов, основное место работы/по совместительству).

14. В личных делах некоторых работников существуют противоречия в информации (дата приема, должность, подразделение) между приказом о приеме на работу, трудовым договором, штатным расписанием, записью в трудовой книжке.

15. Работники не всегда ознакамливаются с приказами по личному составу под роспись время

Как оформить результаты самопроверки кадровых документов?

Вы устроились в компанию, где кадровое делопроизводство «как-то» велось. Ключевое слово – «как-то». Нет системы, нет обязательных документов, вы нашли много нарушений. Волосы встают дыбом, а делать что-то надо.

Нужна точка отсчета. Оформите результаты своей проверки.

Вам помогут примеры докладных записок. А потом начните работу с чистого листа!

Самопроверка состояния кадровой документации — самая простая методика оценки из существующих (при условии, что вы знаете, как и что проверять).

Евгения Конюхова, преподаватель в Контур.Школе: Не существует унифицированных форм по оформлению результатов проверки кадровой документации. Если вы предварительно оценили состояние кадровой документации и обнаружили недостающие документы, нарушения в их оформлении, иные недостатки в ведении кадрового делопроизводства, можно обратиться к руководителю организации с докладной запиской.

В этом документе сформулируйте просьбу о создании комиссии по проверке состояния кадрового делопроизводства и комплектности кадровой документации.

Пример оформления докладной записки о недостатках в ведении кадровой документации: При поступлении на работу 27.05.2018 мне не передавалась по акту кадровая документация. Поэтому с момента начала работы до настоящего времени мной проводилась работа по аудиту кадровых документов, по результатам которой выявлены ошибки в оформлении и хранении кадровой документации, а также утраченные или пришедшие в негодность документы. Прошу создать комиссию по проверке состояния работы с кадровой документацией.

Оценка состояния кадровой документации проводится в таблице, которая в дальнейшем понадобится для оформления результатов аудита в виде докладной записки, или акта. Пример таблицы приведен ниже в тексте докладной записки. Примерный текст докладной записки о текущем состоянии кадровой документации: Мною, начальником отдела кадров Сидоровой Е.И., в период с 20.06.2018 г.

по 26.06.2018 г. проведена проверка текущего состояния кадровой документации с целью определить ее состав на соответствие требованиям, предъявляемым действующим законодательством РФ.

В процессе проверки выявлены следующие недостатки (несоответствия): Вид документа Документы соответствуют действующему законодательству Документы не соответствуют требованием законодательства, требуют доработки Отсутствуют документы, сроки для их разработки и утверждения Примечания (перечень действий, сроки выполнения, риски и т.д.) укажите свои данные по результатам проверки Прошу создать комиссию для проверки кадровой документации. Цель проверки — привести документы в соответствии с действующим законодательством.

10 проверочных листов ГИТ На вебинаре в Контур.Школе расскажут, как подготовить документы для проверки Для проверки кадровой документации можно использовать также проверочные листы и сервис Электронный инспектор на сайте онлайнинспекция.рф.

Электронный инспектор выявит нарушения и выдаст рекомендации, как исправить. Проверочные листы — это список контрольных вопросов по определенным тематикам. Самостоятельно, без определенной подготовки, ими сложно пользоваться.

Регистрируйтесь на вебинар Контур.Школы «», чтобы разобраться с нюансами. Вы оформили результаты проверки кадровых документов.

Теперь создайте свою систему работы.

В статье «» подробно раскрыт каждый из следующих этапов:

  1. Разработайте шаблоны трудовых договоров для разных категорий работников.
  2. Проверьте, как оформлены документы на руководителя.
  3. Подготовьте проекты документов для оформления процедур, связанных с движением персонала (отпуска, командировки, привлечение к работе в выходные дни и т.п.).
  4. Подготовьте комплект необходимых локальных нормативных актов.
  5. Подготовьте документы, необходимые для оформления приема на работу.
  6. Разработайте штатное расписание, определите потребности работодателя в трудовых функциях.

Для отображения формы необходимо включить JavaScript в вашем браузере и обновить страницу. 1 335 Подписываясь, вы соглашаетесь на и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур.

Финатова М. С. Вебинар, 3 июня, 10:00 мск Конюхова Е.

В. Вебинар, 8 июля, 10:00 мск Бесплатно Бусыгина Ю.

О., Герасименко Н. С., Конюхова Е. В., Финатова М. С. Запись вебинара

Аудит кадровых документов: как провести самому

Закрыть Каждый год компания СКБ Контур проводит конкурс для предпринимателей «», в нем участвуют сотни бизнесменов из разных городов России — от Калининграда до Владивостока.

Благодаря конкурсу мы создали вдохновляющую коллекцию бизнес-историй, рассказанных людьми, которые превращают небольшие стартапы в успешные компании. Их опыт и cоветы будут полезны каждому, кто задумывается об открытии своего дела.

Для старта необходимы некоторые предварительные условия: идея, немного денег и, что самое важное, желание начать Фред ДеЛюка Основатель Subway Подписка на уведомления о новых статьях Подписаться Мне не интересно

6 мая Когда в компанию приходит проверка, важно быть готовым и знать, какие документы показать инспекторам, где могут быть нарушения и как защититься от штрафов.

С экспертами Контур.Школы разберёмся, как самостоятельно провести аудит кадровых документов и подготовиться к приходу ГИТ. Статья подготовлена на основе вебинара Контур.Школы «». Автор: Мария Финатова, эксперт по трудовому законодательству, преподаватель по трудовому праву Не спешите проводить аудит всех документов, которые оформляете.

Автор: Мария Финатова, эксперт по трудовому законодательству, преподаватель по трудовому праву Не спешите проводить аудит всех документов, которые оформляете. Если так сделать, вы убьете много времени на то, чтобы их посмотреть, выписать все нарушения и, самое главное, их исправить.

Все документы можно разделить на две большие группы: обязательные и необязательные по закону. При аудите акцент стоит делать на обязательных.

Если вдруг у вас этих документов нет, хотя должны быть, то по результатам аудита в плане исправления нарушений отметьте «Издать такой-то документ». К обязательным документам для аудита относятся следующие: Что в нём смотреть:

  1. место расположения организации;
  2. полное и сокращённое название организации;
  3. полномочия исполнительного органа организации;
  4. место хранения документов.
  5. наличие филиалов и представительств и их правильные названия;

Когда мы начнём проверять другие документы, зная точные формулировки в уставе, сможем понять, легитимны ли локальные нормативные акты, уполномоченными ли лицами подписаны трудовые договоры, графики работ, сменности, отпусков и пр. На практике документы часто утверждают неуполномоченные лица.

Например, всё подписывает гендиректор, а формулировка в уставе за ним этих полномочий не предусматривает.

Минимум, который должен быть прописан в них по закону (ст.

189 ТК РФ): права и обязанности работника и работодателя, действующие режимы работы в организации, порядок предоставления отпусков, ответственность сторон, меры поощрения и применения дисциплинарных взысканий. Если у вас их несколько (по защите персональных данных, по обработке, по установлению доступа), то включайте в аудит все. Проверять имеет смысл только те, которые относятся к работникам.

Например, локальный нормативный акт, который определяет порядок работы в информационных системах, ГИТ смотреть не будет, он больше интересен Роскомнадзору.

При проверке ГИТ трудовой договор в зоне риска. Его инспекторы всегда пристально изучают, чтобы привлечь работодателя к административной ответственности за каждый некорректно составленный документ.

Правила составления даны в ст. 56, 57, 67, 136 ТК РФ. Ещё один риск по трудовым договорам — споры с сотрудниками. Если работник не согласен с требованиями и условиями работодателя, то может подать жалобу на нарушение своих прав в ГИТ, суд и другие инстанции.

Тогда работодателю придётся отвечать за то, что написано в трудовом.

Его надо проверить на возможную дискриминацию, потому что инспекторы всегда обращают на это внимание (ст.

57 ТК РФ). Сотрудникам, которые занимают одну и ту же должность, выполняют одну и ту же функцию по трудовому договору или должностной инструкции, нельзя платить разные оклады.

Зарплаты можно, а оклады нельзя. Это связано с тем, что по ТК РФ за труд равной квалификации положена равная оплата труда.

График отпусков надо утверждать не позднее чем за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ). Можно использовать унифицированную форму или свою. ГИТ проверяет, все ли работники есть в графике, по каждому ли указаны даты отпусков и нет ли нарушений в количестве дней отпуска, положенных по закону.

Минимальная продолжительность отпуска — 28 календарных дней в год, у кого-то есть допотпуска.

Если у работника и основной ежегодный отпуск, и дополнительный, то в график включается оба вида.

Табель определяет фактическое количество часов, отработанных каждым работником (ст. 91, 99 ТК РФ). На аудите его сверяют с другими документами.

Например, посмотрев на табель и зная, какой режим времени установлен работнику по правилам внутреннего трудового распорядка или трудовому договору, можно увидеть, есть ли превышения по норме часов (исходя из установленного работнику режима), правильно ли произведена оплата. Обязательный документ, если в компании есть сменный режим работы (ст.

Обязательный документ, если в компании есть сменный режим работы (ст. 103 ТК РФ). К графикам есть важное требование — при любом режиме у сотрудника должно быть не менее 42 часов непрерывного отдыха (ст.

110 ТК РФ). Проверяющие следят за выполнением этого правила.

На практике работодатели его часто нарушают: при определении нормы закладывают в графики больше часов, чем положено.

Проверяющие легко это выявляют по табелю учёта рабочего времени и графикам сменности, так как в них видно, какое количество часов запланировано, а сколько по факту люди отработали. Инструкции больше относятся к охране труда, чем к кадровому делопроизводству, но тем не менее они должны быть в организации.

Если у вас эти документы есть, проверьте, соответствуют ли они законодательству (ст. 212 ТК РФ, Постановление Минтруда от 13.01.2003).

Карточка Т-2 почти у всех оформлена неправильно, и данные туда вносятся не совсем корректно (Постановление Правительства от 16.04.2003 № 225). Это маленький документ, по которому несерьезные штрафы, но очень много требований.

Тем более показываем мы карточки не только ГИТ, но и Роскомнадзору, который следит за работой с персональным данными, Министерству культуры, которое контролирует соблюдение требований архивного законодательства.

От того, что написано в карточке Т-2, какие данные внесены, вклеена или не вклеена фотография, есть замазывания, затёртости или какие-то исправления, будет зависеть итог любой из проверок контрольных органов. Поэтому проверять карточки надо, но можно чуть менее тщательно, чем другие документы. Исключать их из аудита совсем ни в коем случае не следует.

ГИТ проверяет, как работодатели оформляют расчётный листок, сколько раз в месяц выдают его сотрудникам, что в нём указывают, утверждена ли форма листка в соответствии с требованиями ст. 136 ТК РФ. Заявления делятся на обязательные и не обязательные по закону (ст. 80, 127, 128, 255, 256 ТК РФ).

Распределить их помогут ваши юристы, которых стоит включить в состав комиссии. Например, заявление об увольнении работника по собственному желанию обязательно по ст.

80 ТК РФ. Все обязательные заявления проверяйте на наличие и правильность оформления. Это уведомления об изменении условий трудового договора, о прекращении срока действия трудового, о предоставлении ежегодного отпуска в соответствии с графиком, об увольнении в связи с сокращением штата и пр.

Их тоже следует делить на обязательные и необязательные. Необязательные можно вообще не оформлять, заменить на другой документ или ознакомить с ними сотрудников по электронной почте. Это приказы о приёме или увольнении, о назначении дисциплинарного взыскания, о привлечении к работе в выходные и праздники, о направлении в командировку.

Они обязательны и должны быть. Остальные, например, на сверхурочную работу, о переводе на другую работу, о привлечении к дополнительным видам работ, на отпуск законом не установлены. Бумажные трудовые книжки на работников, которые от них не отказались, проверяем на соблюдение правил, предусмотренных Постановлением Правительства № 225 и Инструкцией № 69 «О порядке ведения и заполнения трудовых книжек».

Если же работники перешли с бумажных книжек на электронные, то риск нарушить правила оформления минимальный.

Сюда входит две книги:

  1. приходно-расходная книга по учёту движения бланков трудовых книжек и вкладышей к ним — ведётся в бухгалтерии, потому что она отвечает за бланки строгой отчетности, бланки трудовых книжек и вкладышей к ним.
  2. книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним — ведётся в структурном подразделении, которое отвечает за кадры;

Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью. Журнал инструктажей по охране труда обязателен по закону.

Журнал учёта движения путевых листов тоже, если у вас есть водители.

А вот всевозможные журналы приказов, больничных листов, личных карточек Т-2, трудовых договоров по закону не являются обязательными, и от них можно избавиться или перевести в электронный формат.

Есть необязательные локальные нормативные акты, которые в определённых обстоятельствах тоже могут стать обязательными. К факультативным относятся следующие документы:

  1. Положение по предоставлению отпуска. Необязательный локальный акт, но имеет место, если у вас есть сложности с предоставлением отпуска, и вы хотите разработать отдельный документ.
  2. Коллективный договор. Если работник или работодатель изъявит желание о заключении такого документа, то другая сторона обязана его заключить.
  3. Положение по командировкам. Если вы часто отправляете работников в командировки, у вас должен быть локальный нормативный акт, в котором закреплён порядок возмещения расходов.
  4. Положение об оплате труда. Оно нужно, если у вас кроме окладов работникам установлены доплаты, надбавки, стимулирующие выплаты, разные виды премий (ежемесячные, квартальные, годовые) (ст. 135 ТК РФ).
  5. Положение по аттестации, по установлению прохождения испытательного срока. Они понадобятся, если вы хотите увольнять людей из-за непрохождения испытательного срока или аттестации. Потому что при увольнении работника по этим основаниям такие документы должны быть по закону.

Нарушения в обязательных по закону документах можно разделить на три группы риска: допустимый риск, высокий риск и контролируемый риск.

Задача работодателя — не допускать высокий риск. Потому что с ним практически нет шансов получить какой-то минимальный административный штраф, так как нарушений очень много или они критичные.

Тип риска Документы с нарушениями Санкции Допустимый Приказы, трудовые книжки, личные карточки Т-2, графики отпусков, графики сменности. Нарушение процедур приёма, перевода, увольнения, отпуска и т.д.

Административный штраф до 50 000 рублей Контролируемый Приказы, трудовые книжки, личные карточки Т-2, графики отпусков, графики сменности, разовые нарушения по трудовым договорам*, несущественные нарушения по оплате труда Административный штраф до 100 000 рублей Высокий Трудовые договоры, нарушения по оплате труда Административная ответственность за каждый документ/случай, штраф от 100 000 рублей. * Разовые нарушения по трудовым договорам — контролируемый риск, потому что инспекторы вправе применить штраф до 50 000 рублей за каждый договор с нарушениями в содержании или составлении. Результаты кадрового аудита можно оформить на выбор в виде акта или заключения, в котором указаны нарушения, выявленные при проверке.

Далее действуйте по желанию: издайте приказ с перечнем нарушений, которые будут устранять или исправлять должностные лица, и приложением к нему или отдельным документом составьте план исправления.

Не забывайте о сроке давности. Для норм трудового законодательства он равен году (ст 4.5 КоАП РФ). Это означает, что работодателя могут привлечь к ответственности только в течение года с момента, когда совершено нарушение. Если же проврека придёт к вам в течение этого года, когда нарушение ещё не устранено, инспекторы не имеют права назначить максимальный административный штраф.
Если же проврека придёт к вам в течение этого года, когда нарушение ещё не устранено, инспекторы не имеют права назначить максимальный административный штраф.

Зафиксировать дату, когда вы исправляли эти нарушения, поможет план исправления и приказ, в котором прописана дата обнаружения нарушения.

Автор Вебинара — Мария Финатова, эксперт по трудовому законодательству, преподаватель по трудовому праву Редактор — Елизавета Кобрина Подписаться × Загрузить ещё

Проверяем документацию кадрового подразделения

Аудит — это процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта на предмет выявления рисков и возникновения конфликтных ситуаций. Аудит бывает внутренним, когда проводится силами самой организации, и внешним, когда для оценки деятельности в той или иной области компании привлекаются сторонние специалисты на договорной основе. Чаще всего термин «аудит» употребляется применительно к проверке бухгалтерской отчетности компаний, однако есть и иные виды, например, кадровый аудит.

Многие слышали это словосочетание, а вот в чем суть данной процедуры, не представляют. Сегодня мы поговорим именно об аудите кадровой документации, расскажем, для чего он необходим, когда и кем проводится. Сразу скажем, что кадровый аудит — мероприятие необязательное и проводится не так уж часто.

Однако полагаем, что такую процедуру надо провести для: — подготовки к инспекционной проверке соблюдения требований трудового, архивного, пенсионного, миграционного законодательства и др.; — оценки рисков, связанных с конкретной ситуацией (риски, которые могут возникнуть при проведении проверки контролирующими органами, при рассмотрении трудового спора в суде, при профсоюзном контроле и др.); — повышения профессионализма специалистов кадровой службы (обучение на допущенных нарушениях); — оценки профессионализма сотрудников подразделения по работе с персоналом; — разработки плана мероприятий по исправлению допущенных нарушений; — оптимизации работы кадровой службы (минимизация затрат, построение системы привлечения к ответственности, поощрений и т. д.). Кроме этого, аудит поможет оценить и проанализировать состояние кадровых документов при передаче документов при реорганизации, смене руководства (в том числе руководства кадровой службы), увольнении (приеме) сотрудников отдела персонала (кадров). Повторим, что можно провести кадровый аудит собственными силами, а можно воспользоваться услугами сторонних компаний, благо таковых достаточное количество и выбрать есть из чего.

При этом кадровый аудит — дело очень ответственное, ведь он непосредственно связан с конфиденциальными документами компании. Если планируется выбрать внешнего аудитора, важно, чтобы услугу оказывали квалифицированные специалисты, работающие в данной области не первый год.

Поинтересуйтесь, как часто аудиторская компания оказывает услуги по проверке кадрового делопроизводства, есть ли среди клиентов организации, схожие с вашей по роду деятельности.

Помните, что услуги солидной консалтинговой фирмы, предлагающей аудит кадровой документации и имеющей в штате профессионалов, не могут стоить дешево.

Успех проведения кадрового аудита специалистами сторонней организации зависит и от того, как компания подготовлена к взаимодействию с аудиторами. Поэтому чаще всего перед началом аудита создается рабочая группа, состоящая из представителей компании, приглашенной для проведения аудита, и представителей компании-заказчика. Состав и количество приглашенных аудиторов во многом определяются сроками и объемом предстоящих работ, но однозначно требуется участие юристов и специалистов в области документационного обеспечения.

Если желания привлекать сторонних специалистов нет, да и финансирование этого не заложено, возможно проведение кадрового аудита своими силами. Однако, поставив соответствующую задачу перед работниками кадровой службы учреждения, следует помнить, что они не всегда готовы дать объективную оценку сложившейся ситуации, так как фактически будут проверять свою работу.

Более того, штатные сотрудники могут «закрыть глаза» на некоторые ошибки, так как именно им придется их исправлять. Полагаем, что если все-таки выбор будет сделан в пользу внутреннего аудита, лучше всего создать небольшое структурное подразделение для этого или комиссию, в которой обязательно должен быть специалист, разбирающийся в трудовом законодательстве и кадровом делопроизводстве, но не зависящий от тех лиц, чью работу он будет проверять, например, юрист.

Для начала назовем основные нормативные акты, которыми необходимо руководствоваться при проверке кадровой документации.

Основными из них являются: — Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек); — Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Инструкция по заполнению трудовых книжек); — Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1); — Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»; — Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»; — ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов»; — Трудовой кодекс. Кроме этого, существует достаточное количество ведомственных нормативных актов, которыми регламентированы делопроизводство, порядок ведения личных дел или урегулированы иные аспекты трудовых отношений. Эти акты также необходимо изучить и применять при инспектировании кадровой документации.

Мы не будем рассматривать, как проводит аудит консалтинговая организация на основании гражданско-правового договора, а остановимся на внутреннем аудите. Порядок его проведения зависит от целей.

Можно проверить все сферы ведения и оформления кадровых документов, а можно лишь один участок, например, трудовые договоры. В любом случае первым шагом к началу аудита будет издание приказа о проведении проверки, которым назначается проверяющий или создается комиссия по проведению аудита.

В приказе же можно определить тему проверки. Приведем примерный образец приказа.

Муниципальное бюджетное образовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа N 72» 16 мая 2012 года г. Нижний Новгород Приказ N 42 о проведении кадрового аудита Для улучшения работы отдела кадров и минимизации рисков, связанных с неправильным ведением кадровой документации, Приказываю: 1. Провести внутренний кадровый аудит по теме

«Оформление приема на работу и предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков»

с 28 мая по 5 июня 2012 года.

2. Назначить председателем комиссии по проведению аудита заместителя директора по учебно-воспитательной работе Волкову А. Г. 3. Включить в состав комиссии: — заместителя директора по административно-хозяйственной работе Золотову О.

Л.; — учителя русского языка и литературы Парамонову В. С.; — юрисконсульта Лопухова И. Р. 4. Представить отчет о проведенной проверке до 08.06.2012.

5. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя директора по учебно-воспитательной работе Волкову А.

Г. Директор Комова /Л. В. Комова/ С приказом ознакомлены: Волкова А.

Г. 16.05.2012, Волкова Золотова О. Л. 16.05.2012, Золотова Парамонова В.

С. 16.05.2012, Парамонова Лопухов И. Р. 16.05.2012, Лопухов Если тема проверки определена, то руководителю отдела кадров остается лишь подготовить необходимые документы.

Если же аудит проводится при смене руководства службы персонала или при передаче дел от одного специалиста другому, необходимо определить перечень документов, подлежащих инспектированию. Помните, что есть перечень обязательных документов, которые должны быть в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы и формы собственности. К таким документам относятся: 1.

Штатное расписание. Скажем сразу, что о данном документе в Трудовом кодексе есть лишь упоминание, но указания на обязательность его составления нет. Постановлением N 1 унифицирована форма этого документа — Т-3.

Рекомендуем прочесть:  Соцстрах проверки как часто

Отметим, что контролирующие органы, будь то государственная инспекция труда, прокуратура или налоговики, практически всегда его запрашивают: из расписания ясны структура учреждения, фонд оплаты труда, надбавки и доплаты работникам. 2. График отпусков. Обязательность данного документа не ставится под сомнение, так как в ст. 123 ТК РФ прямо говорится, что ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения представительного органа работников не менее чем за две недели до наступления нового года.

Форма графика Т-7 также унифицирована Постановлением N 1. 3. Личные карточки — формы Т-2 и Т-2ГС (МС).

Их обязательно ведут на каждого работника, так как с каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись в его личной карточке — в ней в силу п. 23 Правил ведения и хранения трудовых книжек повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. 4. Личные дела. Обязанность по их ведению установлена для отдельных категорий работников, к которым относятся государственные гражданские служащие, муниципальные служащие, сотрудники таможенных органов и пр.

Порядок ведения личных дел государственных гражданских служащих установлен Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609

«Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»

.

Для государственных служащих субъекта РФ порядок ведения личного дела устанавливается нормативными актами этого субъекта. Например, для служащих г. Москвы он определен Указом мэра г.

Москвы от 15.06.2011 N 44-УМ, а для государственных служащих г.

Санкт-Петербурга — Постановлением Правительства г. Санкт-Петербурга от 30.06.2008 N 773.

5. Табель учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13) также должен быть в каждом учреждении, поскольку ст. 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым сотрудником. Обратите внимание! Раньше органы государственной власти, управления государственных внебюджетных фондов, управления территориальных государственных внебюджетных фондов, местного самоуправления, бюджетные учреждения, органы, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджетов бюджетной системы России, для учета рабочего времени пользовались табелем по форме 0504421, утвержденной Приказом Минфина РФ от 30.12.2008 N 148н.

Однако ввиду того, что он утратил силу с 01.01.2011 (Приказ Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н), применяется форма из Приказа Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н — 0301008, а это точная копия формы Т-13.

6. Трудовые книжки установленного образца являются основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Вести их обязан каждый работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (ст.

66 ТК РФ). В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Обратите внимание! Проверьте, назначено ли лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, все ли они зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Кроме этого, просмотрите записи в трудовых книжках — они должны быть сделаны на основании приказов. 7. Трудовые договоры или служебные контракты.

Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать зарплату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя. 8. Приказы по личному составу: — о приеме на работу (формы Т-1, Т-1а); — о переводе на другую работу (формы Т-5, Т-5а); — о предоставлении отпуска (формы Т-6, Т-6а); — о направлении в командировку (формы Т-9, Т-9а); — о поощрении (формы Т-11, Т-11а); — о прекращении (расторжении) трудового договора (формы Т-8, Т-8а).

Данные унифицированные формы должны применять все организации, осуществляющие деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности (п. 2 Постановления N 1). Проверяя данные приказы, необходимо убедиться в наличии документов — оснований для их издания.

Довольно часто они отсутствуют — ссылка в приказе на соглашение, заявление или иной документ есть, а самого его нет. Это нарушение. 9. Приказы по основной деятельности.

Необходимо проверить наличие в них подписей руководителя, виз согласования. Напомним, что такие приказы должны храниться отдельно от приказов по личному составу.

Отметим, что надо не просто проверить наличие данных документов, но и обратить внимание на то, как они составлены.

Например, в силу требований ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение экземпляра трудового договора работником должно подтверждаться его подписью на экземпляре, хранящемся у работодателя. Статьей 57 ТК РФ определены условия, которые должны быть включены в текст трудового договора.

А вот со служебным контрактом все обстоит иначе. Помимо того, что федеральным законом определено его содержание, Указом Президента РФ от 16.02.2005 N 159 утверждена примерная форма контракта о прохождении государственной гражданской службы и замещении должности государственной гражданской службы.

Поэтому проверьте, чтобы контракты соответствовали требованиям законодательства не только по содержанию, но и по форме. А в части содержания отметим, что, например, важнейшим объектом проверки приказов об увольнении будет указание в них причины и основания увольнения. На основании ст. 84.1 ТК РФ они должны быть указаны в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи.

Проверяя содержание трудовых договоров, заострите внимание на наличии условий, которые в силу ст.

57 ТК РФ обязательны для включения в их текст.

Начнем с того, что на основании ст. 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Положения таких актов не должны ухудшать положение работника по сравнению с тем, что установлено трудовым законодательством. Следующие документы также необходимо проверить. 1. Правила внутреннего трудового распорядка.

Согласно ст. 189 ТК РФ этот документ регламентирует порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя. 2. Инструкции по охране труда. Они обычно состоят из требований охраны труда перед началом работы, во время нее и по окончании, а также содержат порядок действия в аварийных ситуациях.

Разрабатываются эти инструкции исходя из должности работника, его профессии или вида выполняемой им работы, на основе межотраслевой или отраслевой типовой инструкции по охране труда, межотраслевых или отраслевых правил по охране труда, требований безопасности, изложенных в эксплуатационной и ремонтной документации организаций — изготовителей оборудования, технологической документации организации, с учетом конкретных условий производства на основе Методических рекомендаций.

3. Положение о хранении и защите персональных данных работников (или иной документ, устанавливающий порядок их хранения и использования). Составление данного локального акта обязательно в силу требований ст.

87 ТК РФ. 4. Положение об оплате труда или иной локальный нормативный акт, регламентирующий систему оплаты труда в учреждении и премирования сотрудников. Это положение обязательно в силу ст.

135 ТК РФ — системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Помимо названных существуют и другие необходимые документы — обязательные для некоторых организаций в силу специфики их деятельности, например, график сменности, перечень должностей с ненормированным рабочим днем, договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, положение о коммерческой или иной охраняемой законом тайне.

Если в учреждении разработаны иные локальные нормативные акты, регламентирующие какую-то область трудовых отношений, рекомендуем проверить их на предмет наличия условий, ухудшающих положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством, и юридической силы (учтено ли в необходимых случаях мнение представительного органа работников, утвержден ли документ руководителем учреждения, ознакомлены ли с актом работники и пр.).

Это могут быть: — коллективный договор; — договор о коллективной материальной ответственности; — положение об адаптации работников; — положение о порядке прохождения испытательного срока; — положение о проведении аттестации работников. Рекомендуем особо внимательно отнестись к проверке должностных инструкций.

С одной стороны, они не являются обязательными, с другой — на основании ст. 57 ТК РФ обязательным условием трудового договора является трудовая функция, а она прописывается либо в трудовом договоре, либо, чтобы его не загружать, в должностной инструкции. Поэтому иногда инструкция просто необходима.

Перейдем к журналам, среди которых, как и среди локальных нормативных актов, есть обязательные для ведения.

Наименование журнала Нормативный акт Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Пункты 40, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, форма установлена приложением 3 к Инструкции по заполнению трудовых книжек Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее Те же Журнал учета проверок Статья 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ

«О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»

. Форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141 Кроме названных обязательных журналов в учреждении могут вестись иные журналы для систематизации информации по кадровому учету, такие как: — журналы учета трудовых договоров, приказов по личному составу, личных дел, листов нетрудоспособности; — журнал ознакомления с локальными нормативными актами; — журнал выдачи командировочных удостоверений, справок.

Проверяя журналы и книги учета, обратите внимание на их оформление.

Все листы журналов должны быть пронумерованы, сами журналы прошнурованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы и заверены руководителем организации. Никаких исправлений в журналах регистрации не допускается.

Также необходимо удостовериться, что в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним заполнены все графы, в ней нет исправлений, данная книга прошнурована и опечатана.

Примечание. Анализ системы регистрации и систематизации документов очень важен, поскольку даёт информацию о том, как в учреждении организована система хранения документов.

В настоящее время большинство учреждений ведет кадровую документацию с помощью специализированных программных продуктов, а это значит, что проверять придется и их. Инспектируя, обязательно проверьте, обеспечивает ли программа возможность ведения кадровой документации в соответствии с требованиями действующего законодательства (возможно, что разработчики программного продукта «потеряли» отдельные необходимые реквизиты), все ли унифицированные формы содержатся в программе, насколько часто она обновляется, все ли формы документов актуальны. Следующий немаловажный аспект, который нужно проверить, — порядок доступа к программному обеспечению и (или) создаваемой кадровой документации.

При этом необходимо выяснить, кто из сотрудников компании связан с обработкой данных о персонале, и удостовериться в том, что система исключает возможность доступа к электронным формам документов тех сотрудников, в чьи служебные обязанности не входит работа с такими данными. Аудит программного обеспечения работы кадрового подразделения позволит определить возможные каналы несанкционированного доступа или утраты кадровой информации, а также оценить целесообразность использования конкретного программного продукта.

Итак, в ходе аудита кадровой документации проверяются наличие обязательных документов, правильность оформления, а также соответствие содержания документов требованиям законодательства. Сам процесс проведения проверки лучше документировать, чтобы потом при составлении итогового отчета не забыть что-нибудь важное. Последним этапом проверки документов станет составление отчета, в котором будет описано текущее состояние дел, указаны проблемные зоны и возможные риски.

Также обычно в отчете дают рекомендации по устранению выявленных нарушений трудового законодательства и недочетов, а также сообщают о возможном наказании, если нарушения не будут устранены (см. на стр. 45). В случае аудита кадровой документации при смене руководства кадровой службы или специалиста по кадровому делопроизводству к заключению дополнительно нужно составить акт приема-передачи дел, приложением к которому будет перечень трудовых книжек (с указанием Ф.

И.О. владельца, серии и номера трудовой книжки и вкладышей (при их наличии)). В заключение отметим, что при периодическом проведении аудита кадровой документации у работодателя есть возможность избежать санкций со стороны контролирующих органов — штрафов, приостановления деятельности организации, уголовной ответственности.

Кроме того, если аудит проводится собственными силами, у кадровых работников появляется возможность повысить свой профессиональный уровень, обнаружив и исправив собственные ошибки. И помните, правильное ведение кадровой документации — залог успешного разрешения конфликтов с работниками и контролирующими органами.

Выявленные нарушения Нарушенный нормативный акт Возможное наказание Рекомендации по исправлению 1. Штатное расписание и документы по оплате труда Установлена вилка окладов в штатном расписании Статьи 3, 20, 22, 132 ТК РФ.

Нарушен принцип одинаковой оплаты за равный труд Административный штраф от 1 000 до 50 000 руб.

либо административное приостановление деятельности организации на срок до 90 суток (ст.

5.27 КоАП РФ) Разработать дифференцированную систему оплаты труда, например, ввести доплату работникам, имеющим дополнительные качества 2.

Трудовые книжки В раздел «Сведения о поощрении» внесена запись о приеме на работу Пункт 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек Административный штраф от 1 000 до 50 000 руб. либо административное приостановление деятельности организации на срок до 90 суток (ст.

5.27 КоАП РФ) Оформить вкладыш в трудовую книжку и перенести в него ошибочно внесенные в раздел «Сведения о поощрении» записи 3. Приказы об увольнении работника В основании расторжения не указывается часть статьи Трудового кодекса Формы Т-8, Т-8а, ст. 84.1 ТК РФ Административный штраф от 1 000 до 50 000 руб.

либо административное приостановление деятельности организации на срок до 90 суток (ст.

5.27 КоАП РФ) Указывать в дальнейшем 4. Журналы регистрации и учета кадровых документов Нет журнала учета мероприятий по контролю Статья 16 Федерального закона N 294-ФЗ — Оформить 5.