Меню
Главная - Другое - Опись документов как правильно оформить

Опись документов как правильно оформить

Опись документов как правильно оформить

Как составить опись документов


Опись бумаг составляется для того, чтобы адресат в случае отправления набора бланков имел представление обо всех документах, которые получил. Отправитель составляет опись для отчетности, и чтобы удостовериться, что вся требуемая документация отправлена.

Бланк описи облегчает поиск документов, попавших в архив. Строгого формата по заполнению бланка не существует. , образец заполнения для различных инстанций рассмотрим в статье.

Оформляется при любых передвижениях документации. Требуется заполнять при передаче документов внутри организации – из одного отдела в другой, либо при передаче документов за пределы компании. Сдача бумаг в архив требует обязательного приложения описи.

Перечень прилагается не только к пакету документов, но и к одиночному документу. Заполненная форма прилагается при любом перемещении документации.

  1. Помогает контролировать деятельность службы логистики. Информирует о количестве переданных файлов, о партнерах, которым отправляется документация, в какое время произведена отправка. Благодаря этому экономится время и средства на обработку данных другими способами.
  2. Упрощает процесс отслеживания движения документации внутри организации, за ее пределами.
  3. Доказательство передачи одного документа, или пакета отправителем адресату.

Единой формы заполнения, образца оформления не существует. Внутри организации установлены требования по оформлению, заполнению бланка.

Исходя из назначения, выделяют несколько видов.

Наименование Назначение Закрытые Отражают движение документов в пределах одной организации, подразделения, внутри сети крупной корпорации.

Открытые Отражают движение документации за пределы компании.

Составляются в зависимости от функций, которые выполняют: составляются для передачи документов в налоговые ведомства, компаниям-партнерам, в финансовые учреждения, и т.д. Существует еще градация по типу описываемых бланков. Составляется и для передачи документации внутри компании, и для передачи за ее пределы.

  • Опись персональных дел работников организации.
  • Опись отчетной, бухгалтерской, налоговой документации.
  • Опись аттестационного дела.

В отдельную группу выделена опись документации, которая архивируется. Опись не имеет строгих правил оформления, установленных законодательно. Есть перечень пунктов, которые требуется указать.

  1. Индивидуальный номер. Пакет бумаг включает несколько документов, каждому из которых присвоен номер. Номер обозначается цифровыми, буквенными символами, либо смешанной комбинацией знаков, состоящей из букв и цифр.
  1. Индексация.

    Кроме номерного знака пакет документов индексируется.

    Такой прием используется тогда, когда комплект или папка содержит огромное количество документации. Индекс применяется, чтобы избежать путаницы. Если индекс не присвоен, ставится пометка «отсутствие индекса».

  1. Число.

    Ставится не число составления описи, а число фиксации документов.

  1. Наименование. Наименование краткое, поясняющее, позволяющее без затруднений определить к какой категории бумаг относится документ, каково его содержание.
  1. Нумерация страниц. Номер страницы ставится сверху, или снизу в центре.

    Компания разрабатывает свои требования для комфортного ведения, учета документации.

  1. Пояснение. Не является обязательным. Распространенный раздел ведения бумаг.

    Сотрудник, который составляет опись, занимается ведением отчетов, персональных дел, уточняет детали движения.

  1. Итоговая запись. В конце описи подсчитывается количество листов, документов.

Когда бумаги исчерпали свою актуальность, период эксплуатации закончился, они подлежат архивированию.

В архив сдаются при наличии описи, независимо от количества передаваемых экземпляров. Список переданных дел составляется даже для одной бумаги.

Образец описи документов для архива представлен в форме таблицы. Помимо стандартных колонок в табличке есть дополнительная графа «крайние сроки» — указывается предельный срок хранения документов. Срок определяется в зависимости от разновидности бумаг.

Например, бланки описания маршрута сохраняют на протяжении пяти лет. Порядковый № Индексация Наименование Крайние сроки Количество страниц Период сохранности Пояснение В архиве находится огромное количество документов, требующих непрерывного хранения. Оформление описи данной категории бумаг имеет нюансы.

  • Номер присваивается по порядку. Новая документация пронумеровывается в порядке поступления.
  • Колонка «период сохранности» отсутствует, так как срок не ограничен.
  • Когда документация сдается в национальный, региональный архив, опись оформляется в 4-х экземплярах. Для коммерческих организаций архивирование производится в соответствие с установленными в компании правилами.
  • В большинстве случаев присутствует пояснение, примечание, в котором отмечено обоснование объединения в единую группу, сфера применения бумаг, назначение, и т.д.

Образец имеет нюансы, особенности в зависимости от инстанции, в которую направляются бумаги. Для отправления исковых требований образец описи не требуется.

При составлении исковых претензий перечисляется перечень приложенных бумаг. Исключение составляют случаи, когда бумаг огромное множество. Для передачи документации в налоговое ведомство образец необходим.

  1. Заголовок.
  2. Список бумаг с названием, периодом сохранности и указанием количества копий.
  3. Снизу подсчет бумаг.
  4. Номерной знак.
  5. Сверху указать название корпорации, контактную информацию, местоположение.

Бланк заверяется печатью, росписью.

При передаче в налоговую инстанцию курьер берет подпись принявшего лица. Заполняет бланк специалист, который ведет личные дела. Заводится папка, где хранятся дела вместе с бланком перечисления. Дополнения вносятся по мере поступления дел.

  1. наименование;
  2. количество страниц.
  3. номерной знак;

Компании сотрудничают с компаньонами, судебными инстанциями, различными фондами посредством общения через почту.

Бланк опись документов, образец которого имеет особенности, оформляется в двух экземплярах. Один из них предназначен для почтового сотрудника, где ставится печать, число передачи и роспись. Образец заполнения для передачи почтой имеет установленную законодательно форму – форма № 107. Образец заполнения на стандартном бланке есть в почтовых подразделениях.

Образец заполнения на стандартном бланке есть в почтовых подразделениях.

Опись бумаг, отправленных бандеролью Получатель__________________________ Адресат __________________________ Порядковый № Наименование Численность копий Установленная ценность Общее количество В каждой организации циркулирует огромное количество бумаг, зависимости от разновидности и назначения имеющих различный период сохранности. До истечения положенного срока ликвидировать документ запрещается.

Документация, которая утратила актуальность, но не исчерпала период сохранности, архивируется. Форма для архива составляется так, чтобы сотрудник без труда отыскал то, что требуется в случае необходимости.

  1. количество страниц;
  2. период сохранности;
  3. наименование компании (если архив не внутри компании);
  4. местоположение (наименования пакета, папки);
  5. наименование бумаг, которые архивируются;
  6. порядковый номер перечня;
  7. число составления;
  8. период действия;
  9. личные данные, роспись уполномоченного лица.

ОАО «Рапсодия» Опись для отправления в архив № Порядковый № Местоположение Наименование Период действия Количество страниц Период сохранности Пояснение Ликвидации подлежат бумаги, которые утратили актуальность, период эксплуатации истек.

Если в образец вносится информация о делах подразделения, вверху указать наименование подразделения. Если два, три документа имеют идентичное наименование, в бланк вписывается название с указанием количества образцов.

В образец дублируются сведения с обложек папок. Заполненную форму подписывает работник, который внес сведения. Специальная комиссия проводит экспертизу.

По итогам экспертизы составляется акт.

После соблюдения правил производится ликвидация. Для учета конфискованной документации предусмотрен образец установленной формы № 306/338. Образец заполнения описи документов, которые конфискованы, начинается с названия организации, номера лицензии.

Далее следует перечень с указанием:

  1. указанием оригинал, или ксерокопия изъята;
  2. ценность.
  3. названия;
  4. численности;

Внизу ставится численность изъятых бумаг. Бланк заверяется подписью сотрудника, который выполнил процедуру конфискации, лиц, которые наблюдали за процессом.

Образец описи передаваемых документов зависит от того, какая документация передается, для каких целей используется документация. Требования к бланку перечисления зависит от требований, принятых внутри организации, от ведомства в которое направляются бумаги. В отдельную категорию выделен образец заполнения бланка для архивирования.

Оценка статьи:

(пока оценок нет)

Загрузка. Поделиться с друзьями: Твитнуть Поделиться Плюсануть Поделиться Отправить Класснуть Линкануть Запинить

Опись документов: правила использования и оформления

Ни для кого не секрет, что предприятия и государственные органы обязаны законодательством сохранять на протяжении определенного периода документы относительно их деятельности.

Но такие документы не разрешается просто так сохранять в архиве.

Перед их отправкой обязательно выполняется их опись.
Содержание

  1. Для почты
  2. Особенности оформления в различных ситуациях
    • При передачи документов в налоговую, суд, другую организацию
    • Внутренняя опись для личного дела
    • Для почты
    • Для передачи в архив
    • На уничтожение
    • Изъятых документов
  3. Применение и назначение описи
  4. Что такое опись и какими законодательными нормами она регулируется?
  5. Правила составления
  6. Внутренняя опись для личного дела
  7. При передачи документов в налоговую, суд, другую организацию
  8. В архиве
  9. В делопроизводстве
  10. Изъятых документов
  11. На уничтожение
  12. Для передачи в архив

Что такое опись и какими законодательными нормами она регулируется?

Скачать образцы описей документов для передачи в архив, банк, внутренней (личные дела сотрудников). Согласно законодательству опись документов является завершительным этапом обработки документов. Опись составляется в специальном справочнике, форма которого утверждена правительством. В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив.

В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив. Процедура описи документов выполняется на основании норм следующих инструкций:

  1. Приказ Министерства культуры, утверждающий инструкцию делопроизводства;
  2. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (или просто нормы ГОСТа Р51141);
  3. Разъяснения по порядку заполнения определенных форм документов;
  4. Методические рекомендации по делопроизводству, которые 23.12.2009 г. утвердил Росархив;
  5. Инструкция ЦБ РФ, где прописаны главные правила ведения делопроизводства в Центральном банке.

Все документы каждого описываемого документа должны быть правильно систематизированы.

Сначала идут приказы и распоряжения от вышестоящих органов, а дальше иные приказы, протоколы, планы, сметы, отчеты, доклады и переписка. Применение и назначение описи

Обязательной описи подлежат бухгалтерские и кадровые документы.

Они описываются, а потом сшиваются и передаются на проверку в соответствующий государственный орган или сразу в архив.

Описанию подлежат также документы, которые в течение года не используются в делопроизводстве.

После этой процедуры они хранятся в архиве предприятия. Правда, срок их хранения зависит от разновидности. Так, нотариальные записи, документы о персонале, а также хозяйственные книги хранятся на протяжении 75 лет, конструкторская документация – 20 лет, а фотодокументы – 5 лет.

Описывать и сдавать в архив свою документацию должны не только государственные организации, но также частные предприятия. Для этого необходимо подписать договор между таким предприятием и Федеральной архивной службой.

В делопроизводстве

В делопроизводстве должна выполняться опись только документов, требующих временного или постоянного хранения.

Речь идет о личных, судебных или следственных делах. Можно проводить опись документов, потеря которых грозит служебной неприятностью.

Например, это касается приказов. Такая опись упрощает поиск документов, ведь каждому отдельному документу присваивается индивидуальный номер. В архиве Если документы передаются в архив, то их опись проводится по утвержденному правительством бланку.

Такую процедуру могут еще называть сдаточной описью.

Сотрудник, который занимается описью, заполняет 2 бланка – один необходимо сохранять в отделе, а другой – в архиве. При заполнении формы используются данные из обложек дел.

Правила составления Перед началом описи сотрудник должен:

  1. проверить правильность заголовков;
  2. убедиться, что не были нарушены правила оформления дел и документов внутри их.

Выполняя опись, необходимо придерживаться таких правил:

  1. даже если на предыдущих страницах заголовках уже встречался, на новой странице формы его необходимо указывать полностью;
  2. в случае, когда идентичный заголовок был присвоен для нескольких дел, то первая запись описи содержит весь заголовок, а следующие слова “То же”;
  3. для дел сотрудников – 3 бланка.
  4. при описи важна правильная последовательность документов:
    • приказы;
    • списки;
    • учетные карты, трудовые книги, ведомости на выплаты зарплат, дела сотрудников, акты, которые фиксируют несчастные случаи.
  5. в описи указывается дата заведения дела, а не перечисляются все даты создания каждого документа;
  6. дела следует систематизировать по хронологии;
  7. максимальным числом, которое разрешается использовать при нумерации, является 9999;
  8. для годовой описи – 4 бланка;
  9. присвоенный номер не должен отличаться от номера номенклатурного дела;
  10. приказы;
  11. каждый вид описи (например, долговременная и постоянная) сохраняется отдельно.
  12. если составляется документальная опись в учреждении, то оформляется:
    • для отдельного подразделения – 2 бланка;
    • для годовой описи – 4 бланка;
    • для документов, которые нельзя уничтожать свыше 20 лет – 2 бланка;
    • для дел сотрудников – 3 бланка.
  13. показатель физического состояния каждого дела вписывается в графе “примечание”;
  14. завершенный бланк получает свой номер на основании номера реестра описей и листа фонда;
  15. списки;
  16. учетные карты, трудовые книги, ведомости на выплаты зарплат, дела сотрудников, акты, которые фиксируют несчастные случаи.
  17. присваивать индивидуальный номер каждому делу или тому документов;
  18. для документов, которые нельзя уничтожать свыше 20 лет – 2 бланка;
  19. дела сотрудников нужно сортировать по алфавиту, а в описи вписывать по году, когда сотрудник был уволен;
  20. в бланке не должны присутствовать ошибки;
  21. для отдельного подразделения – 2 бланка;

В опись входит:

  1. предисловие – здесь кратко излагается содержание документов, а также данные о фондообразователе;
  2. оглавление – содержит перечень всех разделов описи, указываются также номера страницы, где начинается каждый раздел;
  3. сокращения – используется, если организация использует специфические сокращение терминов;
  4. лист-заверитель – общие данные об описи.
  5. словарь терминов – используется, если в описи упоминаются специфические термины;
  6. титульный лист – содержит название архива и фондообразователя, а также название описи и крайние даты внесенных в бланк документов;

  7. указатели – дают пояснение предметных понятий;
  8. таблицы – нужны, когда выполняется переработка описи новых номеров на старые;
  9. сама опись – главная часть описи;
  10. библиография – сообщает сведения о публикации документов в разных изданиях;

После завершения выполнения описи сотрудник, который ее составлял, оформляет и подписывает лист-заверитель. Особенности оформления в различных ситуациях Опись документов составляется не только для их передачи в архив.

Без описи не обойтись также, если документы передаются в суд, налоговую или другую организацию по требованию.

Кроме того, бланк описи заполняется, когда документы отправляются на уничтожение. Каждый из выше упомянутых случаев имеет некоторые особенности составления описи.

Рассмотрим их более подробно.

При передачи документов в налоговую, суд, другую организацию Если вы подаете в иск в суд, то составлять опись документов не нужно.

Вы как истец подаете иск, в котором в конце перечисляется список предоставленных документов. Но если таких документов очень много, то опись все же лучше сделать. В случае, когда налоговая или другая организация предъявляет требование отправить какие-либо документы, то опись составлять обязательно.

Документ содержит такую информацию:

  1. заглавие;
  2. внизу указывается общее количество документов.
  3. исходящий номер;
  4. перечень документов с указанием их конечной даты и номера;
  5. вверху указывается название организации, ее адрес и реквизиты;

Такая опись обязательно заверяется печатью и подписывается руководителем организации.

Если вы лично приносите документы в организацию, то не будет лишним потребовать роспись, которая подтверждает факт получения документов.

Внутренняя опись для личного дела Заниматься этим документом должен сотрудник, который оформляет сами личные дела.

Бланк описи вкладывается в папку с личными делами и заполняется после поступления каждого нового документа.

Опись содержит информацию о:

  1. номерах документов;
  2. наименовании;
  3. количестве листов.

В случае сдачи дел в архив необходимо составить итоговую запись.

В ней содержатся данные об общем количестве дел и количестве их страниц. Для почты Чтобы составить опись отправления, применяется форма 107. Опись вложений содержит характеристики стоимости отправления и составляется в таких случаях отправки:

  1. посылки.
  2. бандероли;
  3. ценных писем;

Отправитель обязан заполнить две формы описи вложения.

Образец описи документов для почты В каждом из экземпляров указывается:

  1. ФИО (или название организации) получателя;
  2. примерную стоимость отправления;
  3. количество отправленных предметов.

Когда отправитель завершит заполнять форму описи, работник почты должен поставить на них свою подпись и календарный штемпель. Один экземпляр бланка вкладывается в почтовое отправление, а другой – вручается отправителю. Правила составления данных документов изложены в следующем видеоматериале: Для передачи в архив Опись документов для архива составляется в 2-х экземплярах, один из которых остается в организации, а другой экземпляр – в архиве.

Все тома документов, которые планируют передать в архив, заносятся в бланк сдаточной описи. В этом бланке указывается индивидуальный номер каждого тома, число листов и их крайние даты.

Такая опись имеет несколько разделов:

  1. основная часть;
  2. оглавление;
  3. предисловие;
  4. сокращения.

Опись постоянного хранения составляется, как правило, в 4 экземплярах, но достаточно и 1-2 экземпляров. Каждый годовой раздел такой описи подлежит утверждению. Такое утверждение состоит из следующих этапов:

  • опись анализирует экспертная комиссия архивного органа в случае, когда организация является источником комплектования такого органа;
  • документ обязательно должен быть утвержден руководителем организации.
  • опись должен подписать сотрудник, что отвечает за архив и сотрудник, который заполнял бланк;
  • далее проводится рассмотрение экспертной комиссией;

Если опись незавершенная, ее нельзя подшивать, а необходимо хранить в папке с завязками.

Когда опись закончена, составляется итоговая запись. Опись является законченной, если число записей достигла числа “9999”.

Составляется также оглавление, перечень сокращений и предисловие. Обязательным элементом завершенной описи считается титульный лист, где указывается:

  1. название фонда и его номер;
  2. крайние даты описанных дел.
  3. номер и наименование описи;
  4. полное наименование архива;

Завершенная опись прошивается в твердую обложку.

На уничтожение

В опись на уничтожение включаются все документы, которые больше не несут ценности для организации и срок хранения которых уже завершился. Если в опись вносятся данные о делах какого-то определенного подразделения, то вверху бланка описи необходимо написать наименование этого подразделения. В случае, когда несколько дел имеют одинаковый заголовок, то в бланк такие дела заносятся под одним общим заголовком с указанием общего количества таких дел.

В форму описи заносят данные с обложек дел, которые хотят уничтожить. Когда в бланк занесены все дела, его подписывает сотрудник, который занимался экспертизой.

Дальше его анализирует экспертная комиссия организации. Обязательно составляется протокол заседания этой комиссии. После этого бланк описи и документы могут быть уничтожены.

Если уничтожением бумаг занимается организация, то факт уничтожения фиксируется с акта в произвольной форме. В случае, когда документы передаются на утилизацию, то оформляется акт приема-сдачи, в котором указывается дата его составления, количество дел, а также их вес.

Изъятых документов Для описи изъятых документов используется форма №ММ-3-06/338, которая была утверждена правительством 31.03.2007 г. Вверху бланка указывается наименование организации (или ФИО физического лица), ее ИНН/КПП. Дальше идет список изъятых документов.

В списке указывается:

  1. индивидуальный признак – оригинал или копия;
  2. количество;
  3. наименование документов;
  4. стоимость, если это возможно.

В конце указывается общее число листов документов.

Опись подписывается должностным лицом, что проводил изъятие и другими лицами, которые присутствовали при этой процедуре.

Опись изъятия составляется в 2-х экземплярах.

Один экземпляр получает организация или лицо, у которого были изъяты документы, а второй остается в сотрудников полиции, налоговой или другого органа, который проводил изъятие. Если во время процедуры изъятия использовались какие-либо способы фиксации, то к описи прилагаются фото- или видеоматериалы.

Понятыми при изъятии документов не могут выступать сотрудники полиции и суда.

Как правильно оформить опись для налоговой в 1С рассказано в данном видео уроке:

Опись передаваемых документов: скачать образец 2020 года

В законодательстве нет унифицированной формы описи передаваемых документов.

Однако в шаблон включают названия компаний, список бумаг и их количество. Так вы избежите споров, если какие-то бумаги потеряются.

Отдельные правила действуют для документов для ИФНС. Готовый образец 2020 года можно скачать по ссылке ниже. Унифицированной формы описи нет.

Ее составляют в свободной форме. Несмотря на то, что образец описи документов для передачи другой организации каждая компания составляет по своему шаблону, в нее обязательно включают следующие реквизиты:

  1. перечень передаваемых документов с указанием количества листов и экземпляров;
  2. наименование организации-отправителя документов;
  3. должность, подпись и расшифровка лица, ответственного за прием документа.
  4. дата составления;
  5. наименование организации-получателя;
  6. общее количество листов;
  7. должность, подпись и расшифровка лица, ответственного за передачу документов;
  8. причина передачи документов;

Дополнительно рекомендуем указать тип документа: оригинал или копия.

Составляют опись в двух экземплярах: один экземпляр для отправителя, второй должен оставаться у адресата для учета переданных и полученных бумаг.

Вам также может быть интересно, Передать документы и сведения при камеральной и выездной проверке можно:

  1. электронные — по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика (для пояснений по НДС — единственный способ).
  2. на бумаге — лично или по почте заказным письмом;

Дополнительно к копиям оформите сопроводительное письмо, в котором укажите реквизиты требования, в ответ на которое передаете документы, его дату и номер. Составьте опись документов, которая может быть частью письма или приложением к нему.

Компании могут передавать друг другу документы по разным причинам.

Среди частым можно выделить три:

  1. передача бумаг контрагентам.
  2. передача документов в архив по истечению срока хранения дела (документа) или при ликвидации предприятия;
  3. запрос проверяющих органов;

Составление описи – не просто формальность делового документооборота. Основные его функции – систематизированный учет передаваемой информации и обеспечение сохранности документов.

Это прямое подтверждение факта приема-передачи бумаг.

Также в дальнейшем составленная опись может помочь отследить движение переданного документа. Можно классифицировать описи по следующим признакам:

  1. описи документов постоянного хранения;
  2. описи документов временного хранения – сюда относятся документы, срок хранения которых составляет до 10 лет;
  3. описи личных дел работников.
  4. специфические формы, которые передаются в государственные органы. Например, акт приема-передачи документов налоговикам;

Особую роль бланк описи документов имеет при направление бумаг в государственные органы. В этом случае, составление описи является обязательным моментом.

По материалам сайта glavbukh.ru Читайте также: 16.07.2020 11:04

Как правильно составить опись предоставляемых документов

› БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ С ЮРИСТОМ В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта.

Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Содержание Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее. При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

  • Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
  • Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.
  • Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.

Составление остается на усмотрение фирмы.

Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов. Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

  • Дата составления.
  • Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
  • Таблица с самой описью, в которой указываются:
  • Наименование организации, которая передает документы.
  1. количество листов.
  2. номер по порядку;
  3. количество экземпляров;
  4. полное название документа;
  • Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.
  • Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).

Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату.

При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.

Вариант составления в специализированной программе показан на видео: В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам.

В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:

  • Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.
  • Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.

Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. Например:

  • Личных дел сотрудников и многие другие.
  • Опись по аттестационному делу.
  • Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.

Наконец, отдельной категорией выделяют сдаточную опись дел, образец которой приводится в соответствующем разделе. Этот документ составляется в тех случаях, когда бумаги сдаются в архив.

Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам.

Указываются следующие пункты:

  • Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
  • Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
  • Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
  • Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
  • Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
  • Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
  • Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.

Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив. При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица. В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации.

Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).

Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно. При составлении описей таких документов нужно учесть несколько особенностей:

  • Графа «Срок хранения» отсутствует, поскольку предполагается постоянное хранение.
  • Вся нумерация производится в простом хронологическом порядке, поскольку новые документы учитываются в порядке их поступления.
  • В данном случае описи составляются в количестве 4 экземпляров, если речь идет об организации, поставляющей документы в государственный или муниципальный архив\ В случае частных компаний решение принимается уполномоченными лицами.
  • Нередко составляется предисловие или пояснительная записка, в которой указывается назначение документов, принципы их классификации, объединения в данную группу и т.п.

Пример приводится ниже. (word) — для передачи в другую организацию — для сдачи в архив — для бумаг с постоянным сроком хранения — для передачи в пределах одной фирмы Оцените статью

(3 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Загрузка.

Рекомендуем по теме 21.08.2017 19.08.2017 04.10.2017 28.08.2017 28.08.2017 06.11.2017 Добавить комментарий Популярные статьи

Как составить опись передаваемых документов

28 июля 2020 Опись документов — это перечень, который подтверждает передачу ее в определенном количестве и составе.

Составляется в свободной форме, но должен содержать обязательные реквизиты. Содержание Перечень передаваемых дел составляется во всех случаях, когда они перемещаются внутри компании или выходят за ее пределы.

Он подтверждает факт их передачи, фиксирует количество и наименования, помогает отслеживать ход документооборота и не теряя времени найти определенную бумагу.

Форма составления такого списка свободная, бланк описи передачи документов существенно различается у разных организаций. Важным является лишь наличие визы отправителя и принимающей стороны. Включите в бланк следующие сведения:

  • Наименования передающей компании и адресата: Ф.И.О. представителя госоргана или физического лица, название организации.
  • Собственно список в форме таблицы, с указанием:
  • Дата составления.
  1. полного наименования акта;
  2. количества листов.

    Здесь отмечается общее количество листов для каждого передаваемого акта. Если бумага объемом 2 листа отправляется в трех экземплярах, в таблицу вносят значение «6 листов».

  3. количества его экземпляров;
  4. номера;
  • Указание суммарного количества переданных листов нормативных актов.

Перед тем как составить опись документов, проверьте их комплектность. В завершение процесса завизируйте ее: обычно перечень подписывает лицо, которое отвечает за документооборот в компании (секретарь, делопроизводитель, ассистент директора).

Получатель отмечает факт получения, вписав в соответствующее поле Ф.И.О., должность принявшего и дату. Форма является простой табличной.

Особое внимание уделите заполнению списка бумаг, которые направляются в другую организацию, и точно укажите реквизиты получателя (проверяющий орган, партнер, контрагент и т.

п.). При необходимости ставится отметка, отправлены оригиналы или копии. Все строки, оставшиеся пустыми, перечеркиваются. Передаточный список готовится в двух экземплярах: один отдают адресату, а второй остается у компании-отправителя.

Такая опись содержит больше обязательных для заполнения полей, чем представленный выше. Составляется, даже если архивируется всего одно дело.

Подробнее: Если передаваемые бумаги хранятся не бессрочно, в таблицу включается дополнительная графа под названием «Срок хранения».

В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), срочным хранением является содержание объектов в архиве до 10 лет. Кроме того, учитывайте требования . В графе «Крайние даты» указываются сроки окончания хранения, причем как для бумаг, подлежащих бессрочному хранению, так и для срочных.

Заполняется она на основании нормативных актов. При необходимости добавляется графа «Дата документа», причем имеется в виду не дата составления, а день регистрации. Если дела сдают в архив в электронном виде, опись тоже потребуется.

Регистрация проходит с отметкой об их объеме. Этот параметр измеряется мегабайтами.

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

ЮРИСТУ: СТАТЬИ БУХГАЛТЕРУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования . Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

Ошибка на сайте Сообщение должно быть длинной не менее 10 символов Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию? Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Опись документов по форме Ф 107.

Образец и бланк

86790 Предпринимательская деятельность предполагает сдачу отчётности в налоговые органы. Чтобы избежать очередей, но вовремя сдать декларацию или другой документ, можно воспользоваться услугами почты России. Для этого нужно отправить налоговые документы письмом с описью вложения.

Расскажем об описи подробнее. В данном блоке прикреплен бланк описи вложения с возможностью индивидуального заполнения прямо из файла. Также опись вложения можно подготовить и вручную, для этого пустой бланк выведите на печать и заполните обычной шариковой ручкой.

Образец такого заполнения показан на рисунке ниже.

  1. Бланк и образец
  2. Онлайн просмотр
  3. Бесплатная загрузка
  4. Проверено экспертом

ФАЙЛЫ Опись – это список вложенного в конверт содержимого.

Заполняется опись на специальном бланке формы 107, который утверждён Приказом ФГУП «Почта России» от 17 мая 2012 г.

N 114-п «Об утверждении порядка» с приложением «Порядок приёма и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений». Вообще опись вкладывается в

  1. посылки,
  2. ценные письма.
  3. бандероли,

Нас интересует последний пункт. Сотрудник операционного зала филиала почты России при принятии письма поставит на бланке описи штамп с текущей датой.

Важно! Дата принятия ценного письма с описью будет равна дате сдачи отчётности. Таким образом, даже если вы не успеваете по каким-либо причинам сдать отчёт вовремя и остался последний день, вы можете отправить документы письмом с описью вложения, избежав тем самым пенни и штрафов за не вовремя сданную налоговую отчётность. Внимание! Бланк описи заполняется в двух экземплярах!

Один бланк отправится в конверте вместе с письмом, а второй, со штампом даты, выдадут на руки отправителю. В форме 107 заполняются строки:

  • подпись отправителя.
  • таблица вложенных документов:
    • порядковый номер,
    • наименование,
    • количество штук,
    • объявленная ценность (в рублях);
  • количество штук,
  • объявленная ценность (в рублях);
  • порядковый номер,
  • отправитель (ФИО или название юрлица);
  • общий итог (в штуках) предметов и сумма объявленной ценности;
  • наименование,

Итак, образец заполнения описи вложения будет выглядеть следующим образом: В случае если остались незаполненные ячейки, допускается поставить прочерк. А если наоборот, места для заполнения не хватило, то допускается продолжить на втором листе бланка и сделать пометки, например, «Лист 1 из N», «Лист 2 из N» и т.д.

Итог количества и суммы нужно привести общий, на все вложенные в конверт документы. Опять же, такую цепочку бланков нужно заполнить в двух экземплярах. Важно! Исправления на бланке описи вложения в ценное письмо не допускаются!

Так как опись нужна как факт сдачи отчётности, а по правилам вкладывается она в ценное письмо, то наше отправление нужно оценить. Оценивается каждая вложенная единица отдельно, а сумму оценки присваивают всему письму.

Ценность можно и не присваивать, а поставить прочерк. На конверте так и нужно написать: «С описью, ценность ХХ рублей».

Если вдруг письмо затеряется, то почта должна вернуть отправителю или получателю сумму объявленной ценности.

За пересылку письма оператор почтового зала возьмёт дополнительно +4% от суммы объявленной ценности. К оператору операционного зала почты России нужно обратиться с:

  1. вложенными в него документами,
  2. незапечатанным конвертом,
  3. суммой денег в кошельке за пересылку.
  4. двумя заполненными бланками описи,

Оператор сверит внесённые данные в бланк с вложением в конверте, правильность заполнения описи и конверта, поставит на каждом листе описи штамп с датой принятия, распишется на каждом и один экземпляр отдаст отправителю вместе с квитанцией об оплате. Кстати говоря! Отправлять, например, декларацию в налоговую можно только в одном экземпляре, ваш экземпляр остаётся у вас с приложенным к нему бланком описи с датой отправки письма.

Бланки описи всегда лежат в свободном доступе в каждом отделении почты России.

Их можно взять с собой домой и лучше с запасом, на случай вынужденного перезаполнения бланка из-за совершённой ошибки. Также бланк ф.107 доступен для скачивания на сайте почты России и у нас на странице.

Описи

Очистить Опись представляет собой список имущества/документов, требующийся для целей учета.

Ее оформление – это окончательный этап обработки документации.

Составляется при различных обстоятельствах: изъятие ценностей, их уничтожение, отправка по почте и так далее. В компаниях активно применяется такая форма, как опись документов. Рассмотрим ее подробнее. Опись документации осуществляется на основании этих инструкций:

  1. Инструкция ЦБ.
  2. Рекомендации по делопроизводству, утвержденные Росархивом 23 декабря 2009 года.
  3. Инструкция по делопроизводству, утвержденная Приказом Минкультуры.

Документы, отражаемые в описи, должны быть правильно систематизированы.

Сначала фиксируются приоритетные по важности бумаги (приказы, распоряжения), после которых следуют планы, переписки и другие документы. Бухгалтерские и кадровые документы – бумаги, которые нужно фиксировать в описи в обязательном порядке.

Описывать также нужно бумаги, не используемые на протяжении 12 месяцев.

После включения их в опись требуется отправить документы в архив. Срок хранения зависит от формы бумаги. Опись – процедура, обязательная как для государственных, так и частных учреждений.

В рамках делопроизводства описываются бумаги, нуждающиеся во временном или постоянном хранении. Процедура позволяет учитывать документы, быстро их находить в случае необходимости. Если описываются бумаги, направляемые в архив, опись создается при помощи бланка, утвержденного правительством.

Документ оформляется в 2 экземплярах. Один остается в подразделении, другой направляется в архив. Бумага включает в себя эти элементы:

  1. Перечень сокращений, если они присутствуют в документе.
  2. Предисловие.
  3. Оглавление.
  4. Титульный лист.
  5. Библиография.
  6. Опись.
  7. Лист-заверитель.
  8. Таблицы (требуются тогда, когда осуществляется изменение старых номеров на новые).
  9. Указатели.
  10. Перечень используемых терминов.
  11. Наименование описи.

После оформления документа требуется поставить подпись на листе-заверителе.

Опись – универсальный документ, который нужен при самых разных обстоятельствах. Предполагает внешнее или внутреннее использование.

Может как отправляться в госорганы, так и применяться исключительно внутри компании. Рассмотрим особенности разных видов бумаг. Если документ отправляется в суд, опись не требуется.

Если к заявлению прилагаются дополнительные документы, их перечень приводится в самом иске.

Однако иногда опись все-таки составляется. Актуальна она тогда, когда дополнительных документов очень много.

Если документы отправляются в налоговую, их опись обязательна. Бумага должна содержать эти обязательные сведения:

  1. Наименование компании, ее адрес.
  2. Исходящий номер.
  3. Заголовок.
  4. Список документом, указание номера каждого из них.
  5. Общее число документов.

Бумагу нужно заверить печатью и подписью руководителя фирмы. Такая опись составляется работником, ответственным за ведение личных дел.

Храниться она вместе с личными делами. Оформляется при поступлении в компанию нового дела.

Включает в себя эти сведения:

  1. Название.
  2. Число листов.
  3. Номер личного дела.

Если личные дела передаются в актив, необходимо внести итоговую запись. В ней указываются сведения об общем числе дел. Для оформления описи, сопровождающей почтовое письмо/посылку, используется форма 107.

В документе фиксируется эта информация:

  1. Стоимость.
  2. ФИО получателя или наименование фирмы.
  3. Число отправленных ценностей.

Представитель почты проставляет на описи свою роспись и календарный штемпель.

Документ составляется в 2 экземплярах.

Один остается в почтовом отделении, другой – направляется получателю. Документы, связанные с деятельностью компании, могут направляться в архив.

Но тому предшествует опись этих бумаг. Сопроводительный документ составляется в 2 экземплярах. Один из них отправляется в архив.

Все бумаги, которые предполагается отправить в архив, фиксируются в сдаточной описи. В последней приводится эта информация: номер документа, количество листов. Опись составляется сотрудником, ответственным за работу с архивом.

В дальнейшем она должна быть рассмотрена экспертной комиссией. Последний шаг – утверждение бумаги руководителем учреждения.

Готовую опись необходимо прошить.

Она облекается в твердую обложку. Компания уничтожает документы при наличии этих обстоятельств:

  1. Закончился срок хранения.
  2. Бумага больше не нужна.

Если опись включает в себя сведения о подразделении, в верхней части документа нужно указать название этого подразделения. После того, как опись была сформирована, на ней ставит подпись сотрудник, ответственный за экспертизу.

Затем документ передается на рассмотрение экспертной комиссии. Необходимо заключить протокол заседания комиссии.

Только после перечисленных процедур можно приступить к уничтожению документов. Опись составляется и при изъятии документации.

Оформляется она по форме №ММ-3-06/338, утвержденной постановлением Правительства от 31 марта 2007 года.

В верхней части бланка прописывается название компании, ИНН.

После этого нужно зафиксировать список изъятых документов. На описи ставит свою подпись сотрудник, который занимался изъятием.

На документе должны стоять подписи лиц, которые присутствовали на процедуре. Бумага составляется в 2 экземплярах. Один остается в компании, другой – у представителя госоргана, который проводил изъятие.