Меню
Главная - Другое - Обязанности административный менеджер

Обязанности административный менеджер

Должностная инструкция менеджера, административного менеджера


Должностные инструкции Открыть в формате WORD Описание должности: Планирует, управляет или координирует поддерживающие службы организации, такие как ведение учета, доставка почты, работа операторов или секретарей и другие. Может следить за планированием средств на оборудование и другие нужды офиса.

Задачи

  1. Готовит и проверяет операционные отчеты и расписания для обеспечения точности и эффективности.
  2. Нанимает и увольняет административный персонал.
  3. Организует занятия для обучения персонала процедурам.

  4. Составляет отчеты о потраченных средствах.

  5. Анализирует внутренние процессы и планирует или осуществляет изменение политик или процедур для увеличения эффективности деятельности.
  6. Предлагает затратосберегающие методы, такие как изменение в структуре поставок и системе отчетности для увеличения эффективности департамента.
  7. Координирует деятельность административного персонала в организации.

Основные функции

  1. Распределяет рабочее время персонала
  2. Определяет связанные с административными функциями политики, стандарты или средства технического обслуживания
  3. Использует техники межличностного общения
  4. Использует техники ведения переговоров
  5. Управляет проектами обслуживания здания manage contracts
  6. Использует технологии управления инфраструктурой организации
  7. В своей работе руководствуется административным законодательством
  8. Поручает работу служащим
  9. Анализирует технические проблемы
  10. Производит оценку операционной деятельности офиса
  11. Проводит интервью с кандидатами
  12. Принимает решения о найме, разгрузке, перемещении или продвижении работников
  13. Делегирует соответствующие административные задачи
  14. Следит за соблюдением безопасных процедур
  15. Консультируется с управленческим или вышестоящим персоналом
  16. Заключает договоры аренды или продажи недвижимости
  17. Вносит предложения по решению административных проблем
  18. Управляет контрактами
  19. Организует совещания с персоналом
  20. Осуществляет инспектирование собственности с целью строительства, проверки состояния или проектирования дизайна
  21. Анализирует операционные или управленческие отчеты
  22. Анализирует техническую информацию, проекты или технические задания
  23. Управляет материальными запасами и поставками
  24. Разрабатывает договор аренды или лизинга agreement
  25. Проектирует системы в кооперации с коллегами
  26. Следит за своевременностью подготовки отчетности и ведения учета
  27. Модифицирует рабочие процедуры или процессы для осуществления работы в срок
  28. Закупает офисную мебель и оборудование
  29. Контроль документооборота административных служб
  30. Разрабатывает график текущего ремонта
  31. Анализирует операционные процедуры
  32. Готовит финансовые отчеты
  33. Делает заказы на поставку материалов или оборудования
  34. Руководит и координирует деятельностью персонала
  35. Следит за сохранностью офисного оборудования и мебели

Prom-Nadzor.ru

» Должностная инструкция менеджера Тип: [организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия]Утверждаю[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного должностного лица, уполномоченного утверждать должностную инструкцию][число, месяц, год]М. П. Должностная инструкция менеджера [наименование организации, предприятия и т.

п.] Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации. 1.1. Менеджер относится к категории руководителей.

Принимается на работу и увольняется с нее приказом директора предприятия.1.2.

Менеджер непосредственно подчиняется [вписать нужное].1.3.

На должность менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (по специальности менеджмент) или высшее профессиональное образование и дополнительную подготовку в области теории и практики менеджмента, стаж работы по специальности не менее [значение] лет.1.4. Во время отсутствия менеджера (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его должностные обязанности выполняет заместитель, назначаемый в установленном порядке, который несет полную ответственность за качество и своевременность их выполнения.1.5.В своей деятельности менеджер руководствуется:- законодательными и нормативными документами по вопросам предпринимательской и коммерческой деятельности;- методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;- уставом предприятия;- правилами трудового распорядка;- приказами, распоряжениями директора предприятия, непосредственного руководителя;- настоящей должностной инструкцией.1.6. Менеджер должен знать:- законодательные и нормативные акты, регулирующие предпринимательскую деятельность;- рыночную экономику, предпринимательство и ведение бизнеса;- конъюнктуру рынка, порядок ценообразования, налогообложения, основы маркетинга;- теорию менеджмента, макро- и микроэкономики, делового администрирования, биржевого, страхового, банковского и финансового дела;- теорию и практику работы с персоналом;- формы и методы ведения рекламных кампаний;- порядок разработки бизнес-планов и коммерческих условий соглашений, договоров, контрактов;- основы социологии, психологии и мотивации труда;- этику делового общения;- основы технологии производства;- структуру управления предприятием, перспективы инновационной и инвестиционной деятельности;- методы оценки деловых качеств работников;- основы делопроизводства;- методы обработки информации с использованием современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники;- законодательство о труде;- передовой отечественный и зарубежный опыт в области менеджмента;- правила и нормы охраны труда.

На менеджера возлагаются следующие функции:2.1. Управление предпринимательской или коммерческой деятельностью предприятия.2.2. Взаимодействие с представителями сторонних организаций в процессе выполнения функциональных обязанностей.2.3.

Подбор и расстановка кадров, стимулирование качества труда.2.4. Организация рекламной деятельности.

Для выполнения возложенных на него функций менеджер обязан:3.1. Осуществлять управление предпринимательской или коммерческой деятельностью предприятия, направленной на удовлетворение нужд потребителей и получение прибыли за счет стабильного функционирования, поддержания деловой репутации и в соответствии с предоставленными полномочиями и выделенными ресурсами.3.2.

Осуществлять управление предпринимательской или коммерческой деятельностью предприятия, направленной на удовлетворение нужд потребителей и получение прибыли за счет стабильного функционирования, поддержания деловой репутации и в соответствии с предоставленными полномочиями и выделенными ресурсами.3.2. Исходя из стратегических целей деятельности предприятия, планировать предпринимательскую деятельность.3.3.

Осуществлять контроль за разработкой и реализацией бизнес-планов и коммерческих условий, заключаемых соглашений, договоров и контрактов, оценивать степень возможного риска.3.4.

Анализировать и решать организационно-технические, экономические, кадровые и социально-психологические проблемы в целях стимулирования производства и увеличения объема сбыта продукции, повышения качества и конкурентоспособности товаров и услуг, экономного и эффективного использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов.3.5. Осуществлять подбор и расстановку кадров, мотивацию их профессионального развития, оценку и стимулирование качества труда.3.6.

Организовывать связи с деловыми партнерами, систему сбора необходимой информации и расширения внешних связей и обмена опытом.3.7. Осуществлять анализ спроса на производимую продукцию или услуги, прогноз и мотивацию сбыта посредством изучения и оценки потребностей покупателей.3.8.

Участвовать в разработке инновационной и инвестиционной деятельности, рекламной стратегии, связанной с развитием предпринимательской деятельности.3.9.

Обеспечивать рост прибыльности, конкурентоспособности и качества товаров и услуг, повышение эффективности труда.3.10. Осуществлять координацию деятельности в рамках определенного направления (участка), анализ ее эффективности, принимать решения по наиболее рациональному использованию выделенных ресурсов.3.11.

Привлекать к решению задач консультантов и экспертов по различным вопросам (правовым, техническим, финансовым и др.).3.12.

Осуществлять руководство подчиненными ему работниками. Менеджер имеет право:4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.4.2.

Выносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности предприятия по находящимся в его компетенции вопросам.4.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.4.4. Сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках в предпринимательской деятельности предприятия (его структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.4.5.

Сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках в предпринимательской деятельности предприятия (его структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.4.5. Выносить на рассмотрение директора предприятия:- представления о назначении, перемещении и освобождении от занимаемых должностей подчиненных ему работников;- предложения:- о поощрении отличившихся работников;- о наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.4.6.

Требовать от администрации предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав. Менеджер несет ответственность:5.1. За неисполнение, ненадлежащее исполнение обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.5.2.

За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.5.3.

За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации. Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель структурного подразделения[инициалы, фамилия][подпись][число, месяц, год] Согласовано: Начальник юридического отдела[инициалы, фамилия][подпись][число, месяц, год] С инструкцией ознакомлен:[инициалы, фамилия][подпись][число, месяц, год] Скачать:

Должностная инструкция менеджера.

Образец

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Менеджера.

1.2. Менеджер назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Генерального директора. 1.3. Менеджер подчиняется непосредственно________ (Ф.И.О., должность). 1.4. На должность Менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (по специальности менеджмент) или высшее профессиональное образование и дополнительную подготовку в области теории и практики менеджмента, стаж работы по специальности не менее двух лет.

1.4. На должность Менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (по специальности менеджмент) или высшее профессиональное образование и дополнительную подготовку в области теории и практики менеджмента, стаж работы по специальности не менее двух лет.

1.5. Менеджер должен знать:

  1. методы оценки деловых качеств работников;
  2. теорию менеджмента, макро- и микроэкономики, делового администрирования, биржевого, страхового, банковского и финансового дела;
  3. структуру управления предприятием, учреждением, организацией, перспективы инновационной и инвестиционной деятельности;
  4. этику делового общения;
  5. основы законодательства о труде;
  6. порядок разработки бизнес-планов и коммерческих условий соглашений, ;
  7. законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие предпринимательскую и коммерческую деятельность;
  8. основы технологии производства;
  9. передовой отечественный и зарубежный опыт в области менеджмента;
  10. конъюнктуру рынка, порядок ценообразования, налогообложения, основы маркетинга;
  11. методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;
  12. правила и нормы охраны труда.
  13. теорию и практику работы с персоналом;
  14. рыночную экономику, предпринимательство и ведение бизнеса;
  15. основы делопроизводства;
  16. основы социологии, психологии и мотивации труда;
  17. формы и методы ведения рекламных кампаний;

1.6. В период временного отсутствия Менеджера его обязанности возлагаются на ________ (Ф.И.О., должность).

2.1. Менеджер:

  1. обеспечивает рост прибыльности, конкурентоспособности и качества товаров и услуг, повышение эффективности труда;
  2. осуществляет управление предпринимательской или коммерческой деятельностью организации, направленной на удовлетворение нужд потребителей и получение прибыли за счет стабильного функционирования, поддержания деловой репутации и в соответствии с предоставленными полномочиями и выделенными ресурсами;
  3. исходя из стратегических целей деятельности организации, планирует предпринимательскую или коммерческую деятельность;
  4. участвует в разработке инновационной и инвестиционной деятельности, рекламной стратегии, связанной с дальнейшим развитием предпринимательской или коммерческой деятельности;
  5. осуществляет контроль за разработкой и реализацией бизнес-планов и коммерческих условий, заключаемых соглашений, договоров и контрактов, оценивает степень возможного риска;
  6. привлекает к решению задач консультантов и экспертов по различным вопросам (правовым, техническим, финансовым и др.).
  7. осуществляет анализ спроса на производимую продукцию или услуги, прогноз и мотивацию сбыта посредством изучения и оценки потребностей покупателей;
  8. осуществляет координацию деятельности в рамках определенного направления (участка), анализ ее эффективности, принимает решения по наиболее рациональному использованию выделенных ресурсов;
  9. анализирует и решает организационно-технические, экономические, кадровые и социально-психологические проблемы в целях стимулирования производства и увеличения объема сбыта продукции, повышения качества и конкурентоспособности товаров и услуг, экономного и эффективного использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов;
  10. организует связи с деловыми партнерами, систему сбора необходимой информации для расширения внешних связей и обмена опытом;
  11. осуществляет подбор и расстановку кадров, мотивацию их профессионального развития, оценку и стимулирование качества труда;

Менеджер имеет право: 3.1. Давать подчиненным ему сотрудникам и службам (подразделениям) поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

3.2. Контролировать выполнение плановых заданий и работу, своевременное выполнение отдельных поручений и заданий подчиненными ему службами (подразделениями). 3.3. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности Менеджера, подчиненных ему служб (подразделений).

3.4. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию Менеджера.

3.5. Представлять интересы организации в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью. Менеджер несет ответственность за: 4.1. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей, а также работу подчиненных ему служб (подразделений) организации по вопросам, входящим в обязанности отдела.

4.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения планов работ отделом, подчиненных служб (подразделений).

4.3. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений Генерального директора организации. 4.4. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности организации и ее работникам. 4.5. Необеспечение соблюдения трудовой и исполнительской дисциплины работниками подчиненных служб (подразделений) организации.

5.1. Режим работы Менеджера определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью Менеджер может (в том числе местного значения). 5.3. Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности Менеджеру может выделяться служебный автотранспорт. С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия) _____________________________ (подпись) «_» _____________ 20__г.

Источник: blanker.ru/doc/31 Информация об оформлении документа представлена на основе законодательства и нормативных актов РФ, действующих в 2017 году

Офис-менеджер

Заказать подбор а в нашем кадровом агентстве Вы можете здесьДругие названия должности: Менеджер по административной работе / Старший администраторПодчиняется: Директору по персоналу / Исполнительному директоруПодчинённые: Нет / Поддерживающий персоналЦель:Обеспечение нормального функционирования офисаЗадачи:Организация бесперебойной работы офисаФункции:· Осуществляет контроль наличия и работы офисного оборудования· Составляет бюджет расходов на обеспечение офиса· Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению· Участвует в инвентаризации офисного имущества· Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления.· Организует и контролирует работу подчиненного персонала (телефонных диспетчеров, секретарей, водителей, уборщиц и охранников).· Контролирует и поддерживает файловую систему компании· Заказывает билеты, осуществляет визовую поддержку и бронирование номеров для сотрудников компанииТребования к опыту и квалификации:· Высшее или среднее специальное образование· Знание иностранных языков желательно· Отличное знание ПК· Знание офисной техники· Опыт административной работы не менее 1 года· Стрессоустойчивость, коммуникабельность, организаторские способностиВНИМАНИЕ1. Общий список типовых должностей Вы найдете здесь2.

Список должностных инструкций Вы найдете здесь3. Заказать подбор Заказать подбор а в нашем кадровом агентстве Вы можете здесь Оставьте онлайн заявку на услуги рекрутинга персонала и наш специалист свяжется с Вами в ближайшее время.Базовая стоимость оказания услуг по рекрутингу персонала составляет от 7 до 12% или фиксированная стоимость при подборе стандартных позиций (информация тут), по позициям приведенным ниже:

  • Младшее руководство
  • «Head hunting» — целевой поиск и подбор персонала
  • Руководитель среднего звена
  • Специалист среднего звена
  • Топ-менеджмента и уникальных специалистов- целевой поиск и подбор персонала
  • «Массовый подбор персонала» — поиск и подбор персонала низшего звена
  • Также предлагаем рассмотреть дополнительную услугу — «Абонентское обслуживание по поиску и подбору персонала».
  • «Digital рекрутинг» — целевой поиск и подбор персонала
  • «Executive search»- целевой поиск и подбор персонала
  • Специалист низшего звена, а также отдельное направление — подбор линейного персонала

Дополнительную и более подробную информацию о наших услугах можно получить в рабочие дни с 09.00 до 19.00: 1. Позвонить по телефону: +7 (499) 130-09-50 или +7 (903) 130-09-50;2.

Прочитать подробную информацию по нашим услугам в разделе — Работодателям;3. Просто написать нам письмо [email protected] (отвечаем 7 дней в неделю);4. Заполнить онлайн заявку на поиск сотрудника для начала диалога — мы Вам оперативно перезвоним;5.

Перейти на страницу контактов и выбрать прочие методы связи. КА «Кадровый метод» — это кадровое агентство в Москве по быстрому и эффективному поиску и подбору персонала в Москве и России.

Наше агентство по подбору персонала окажет услуги по рекрутингу необходимого Вам персонала. Ищем и подбираем топ персонал (топ менеджеров, директоров, управленцев высшего звена), персонал среднего звена, IT специалистов, менеджеров продаж, линейный персонал, бухгалтеров, врачей, стилистов, . Предлагаем для Москвы и Московской области — массовый подбор персонала — стоимость обсуждается отдельно.

Предлагаем для Москвы и Московской области — массовый подбор персонала — стоимость обсуждается отдельно. Даем гарантии на подобранный нашим агентством персонал. Также предлагаем рассмотреть дополнительную услугу —

«Абонентское обслуживание по поиску и подбору персонала»

.

Информацию для работодателей по услугам поиска и подбора персонала Вы можете найти на данной странице. На странице «Акции» Вы можете узнать о наших последних акциях и спецпредложениях по рекрутингу персонала для Заказчиков (работодателей).

На странице каталога должностных инструкций, прочитать какая должна быть должностная инструкция и скачать базовые варианты ДИ. Осуществим поиск сотрудников и поиск работников для Вас в сжаты сроки. Для Вашего удобства мы создали раздел «Подбор персонала по профессиям» в котором мы разместили подробную информацию по основным позициям популярных заявок от Заказчиков поиска и подбора, но с привязкой к конкретному названию вакансии, к примеру секретарь, менеджер по продажам, товаровед, удаленный менеджер по продажам, менеджер по закупкам, топ персонал, руководители и т.д., а также раздел «Поиск и подбор (рекрутинг) персонала по специализациям».

Также у нас есть услуга подбора персонала по фиксированной стоимости!Актуализация информации 10.08.2020FacebookTwitterМой мирВконтактеОдноклассникиPinterestВам также могут быть интересны следующие материалы:

  1. Психологические аспекты выбора секретаря-референта
  2. Должностная инструкция инженера по инвентаризации строений и сооружений
  3. Должностная инструкция руководителя группы по инвентаризации строений…
  4. Должностная инструкция старшего инженера отдела главного механика
  5. Должностная инструкция администратора офиса
  6. Должностная инструкция инспектора по проведению профилактических…

Должностная инструкция специалиста по административной работе

Вы здесь Опубликовано 2010-10-09 01:55 пользователем HRDI 662 Общие положения 662.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста по административной работе, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX. 662.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

662.3 Переименование, ликвидация должности Специалиста по административной работе, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

662.4 Специалист по административной работе непосредственно подчиняется Руководителю группы административного обеспечения Службы обеспечения региональной деятельности.

662.5 У Специалиста по административной работе подчиненных нет. 1.6 Специалист по административной работе может замещать Руководителя ГАО СОРД на время его отсутствия.

1.7 На время отсутствия Специалиста по административной работе его замещает Руководитель ГАО СОРД. 663 Цели и должностные обязанности 663.1 Деятельность Специалиста по административной работе направлена на достижение следующих целей: 663.1.1Документационное обеспечение, контроль ведения делопроизводства СОРД; 663.1.2Организация системных и периодических мероприятий СОРД с участием ДРУ и филиалов.

663.2 Для достижения установленных целей Специалист по административной работе исполняет следующие обязанности: 663.2.1Готовит распорядительные документы СОРД, ДРУ и филиалам и контролирует их выполнение; 663.2.2Готовит информационные материалы по СОРД, ДРУ и филиалам и организует их доведение; 663.2.3Осуществляет ведение административного контроля СОРД и клиентов службы; 663.2.4Разрабатывает нормативные документы, регламентирующие вопросы администрирования деятельности СОРД, ДРУ и филиалов, обеспечивает своевременную актуализацию существующих нормативных документов; 663.2.5Оформляет финансовые формы документов, производит отчеты СОРД; 663.2.6 Формирует и контролирует выполнение распорядительных и внутренних нормативных документов ГП в филиалах; 663.2.7 Производит сбор информации по сотрудникам СОРД и ДРУ участвующим в программе «добровольного медицинского страхования»; 663.2.8 Организовывает системные мероприятия СОРД с участием ДРУ и филиалов (Телеконференции, Конференции и совещания филиалов, Конференции с производителями, аттестации, тренинги, прочие общефирменные мероприятия); 663.2.9 Контролирует выполнение пунктов Протоколов Телеконференции с руководителями филиалов, Конференции и совещаний филиалов, Конференций с производителями исполнителями, предоставляет информацию 1-му Зам.

Генерального директора; 663.2.10 Ведет мониторинги по вопросам региональной деятельности ДРУ и филиалов; 663.2.11 Администрирует деятельность Рабочих групп; 663.2.12 Оформляет документы на получение корпоративной банковской карты Директорам и Зам.

директоров РУ. 664 Показатели оценки деятельности Деятельность Специалиста по административной работе оценивается на основе следующих показателей: 3.1 Качество оформления документации СОРД; 3.2 Качество организации и проведения системных мероприятий; 3.3 Качество и своевременность выполнения возложенных настоящей должностной инструкцией обязанностей. 665 Общекорпоративные нормы Деятельность Специалиста по административной работе регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах: 665.10 Положение о Службе обеспечения региональной деятельности XXX ; 665.11 Настоящая должностная инструкция.

666 Права Специалист по административной работе имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей: 5.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции; 5.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей компетенции.

667 Ответственность Специалист по административной работе несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав: — в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность; — в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность. 668 Требования к работнику при приеме на работу Общие обязательные требования 7.1 Образование Высшее 7.2 Опыт работы От 1-го года (в сфере документооборота) 7.3 Профессиональные навыки Опытный пользователь ПК; Знание делопроизводства; Знание оргтехники; Деловой этикет Специальные требования 7.4 Знание специального ПО, технических систем MS Office (Word, Excel, PowerPoint), электронная почта, Internet 7.5 Знание нормативной документации В рамках своей компетенции 7.6 Владение методиками Владение навыками разработки нормативной и организационно-распорядительной документации, ведения телефонных переговоров, получения и анализа информации 669 Словарь специальных терминов и сокращений Термин, сокращение Определение термина, сокращения 8.1 ГАО Группа административного обеспечения 8.2 ГП Головное предприятие XXX 8.3 ДРУ Департамент регионального управления 8.4 ОДР Отдел документооборота и регламентации 8.5 РУ Региональное управление 8.6 СОРД Служба обеспечения региональной деятельности Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.

670 Лист ознакомления С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности.

Копию должностной инструкции получил. Вид документа: Ключевые слова: Рубрика: Оцените публикацию +1 0 -1

Кто такой руководитель и какие функции на самом деле он должен выполнять?

Часть 2/2. Административные функции

28 июля 2020258 прочитали1 мин.418 просмотров публикацииУникальные посетители страницы258 прочитали до концаЭто 62% от открывших публикацию1 минута — среднее время чтенияПриветствуем всех читателей канала «Business Booster». Сегодня выпускаем вторую часть статьи о том, кто такой руководитель и какие функции на самом деле он должен выполнять.Полный текст статьи доступен на нашем сайте ().

Не забудьте подписаться на канал и поставить лайк.Административная функция является неотъемлемой частью деятельности любого руководителя высшего звена.

Административные функции включают несколько направлений.

  1. Экспертно-инновационное. Привлечение новых специалистов, открытие новых должностей, освоение нового оборудования, производство новой продукции, проработка новых программ и стратегий.
  2. Организационное. В это направление входят: определение целей и задач для деятельности предприятия, понимание принципов взаимодействия сотрудников внутри компании, поддержание мотивации и контроль за выполнением целей.
  3. Коммуникативно-регулирующее. Эффективные межличностные отношения, понимание и степени ответственности сотрудников, определение сильных сторон работников, предоставление ресурсов для выполнения поставленных задач.
  4. Стимулирующее. Система поощрений и наказаний, нематериальные и финансовые мотивации.
  5. Кадровое. Отбор кандидатов на должности, организация кадровой политики, а также разработка системы оплаты труда сотрудников, премирования и дополнительных мотиваций.
  6. Контролирующее. Установление норм и стандартов выполнения обязанностей, выявление показателей, оценка труда, принятие управленческих решений.

Все эти направления административной функции должны быть равномерно распределены в обязанностях руководителя, для того чтобы он мог своевременно выполнять свои обязанности и принимать рациональные решения. Кроме всех вышеуказанных функций, современный руководитель обладает представительскими и социальными функциями.

  1. Отношения с органами местной власти. Существует большое количество проверок со стороны различных госструктур, поэтому обязанность руководителя — минимизировать их количество. Оптимальное решение этого вопроса — наличие в штате юриста, который будет оперативно решать проблемы в случае их возникновения, а также обеспечивать исполнение в кратчайшие сроки всех предписаний. Только так отношения с местными органами власти будут положительными, а количество проверок сократится до минимальных значений.
  2. Партнёрские отношения. Важно понимать, что большинство крупных проектов осуществляют деятельность за счёт нескольких участников. Компании заключают договоры о сотрудничестве и обязуются честно и ответственно взаимодействовать для достижения желаемых результатов. Только открытость и добросовестность позволяет продвигать новые продукты на рынок.
  3. PR и отношения с потребителями. Руководитель прикладывает большое количество усилий, для того чтобы покупатель получил максимум информации о качестве продукции компании. Также важна аналитика спроса на продукты компании в регионе.

Резюмируя всё вышесказанное, можно сделать вывод о том, что руководитель должен обладать твёрдостью, для того чтобы принятые решения исполнялись в точности и полном объёме. Хороший руководитель всегда ответственен за результат, поэтому решения, которые он принимает, детально продумываются и имеют чёткую структуру.На бесплатном мастер-классе Александра Высоцкого вы узнаете о том, как правильно выйти из операционки и назначить руководителя, который будет отвечать за результат развития компании.

Переходите по ссылке (), регистрируйтесь и получайте подробную информацию о правильном развитии вашего бизнеса.

Должностная инструкция и обязанности офис-менеджера

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор наименование компании _______________________________ подпись _______________________________ / Ф.И.О.

_______________________________ дата «___» ____________ 202__ г. Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 2 февраля 2018 г. №49н

«Об утверждении профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности»

», Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 15 июня 2020 г.

№333н

«Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»

» и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения 1.1. Должностная инструкция регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности офис-менеджера: должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности. 1.2. Офис-менеджер относится к категории специалистов.

1.3. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании. 1.4. Офис-менеджер подчиняется непосредственно руководителю административно-хозяйственного отдела.

1.5. Во время отсутствия офис-менеджера его права и обязанности возлагаются на других специалистов административно-хозяйственного отдела, о чем генеральным директором компании выпускается соответствующее распоряжение. 1.6. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование (программы подготовки специалистов среднего звена) либо высшее образование (бакалавриат) и дополнительное профессиональное образование (программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности) без предъявления требований к стажу работы.

1.7. Офис-менеджер должен знать: • Устав компании; • локальные нормативные акты организации общего характера и по функциональному направлению деятельности; • правила деловой переписки и делового этикета; • требования охраны труда; • правила защиты конфиденциальной служебной информации; • структуру организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами; • принцип, алгоритм и этапы проведения закупок; • основы договорной работы, порядок заключения договоров; • рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих создание оптимальных условий труда; • ценовую политику рынка на определенные категории товаров и услуг, в том числе для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования; • порядок оформления заказов у поставщиков товаров и услуг; • основные условия заключенных договоров на поставку товаров и предоставление услуг; • законодательство Российской Федерации в области материально-технического обеспечения, закупочной деятельности, делопроизводства и архивирования в рамках выполняемых трудовых функций, а также гражданское законодательство Российской Федерации в части регулирования договорных отношений и сделок между участниками рынка; • санитарные нормы и правила, касающиеся определения качества приобретаемых товаров и услуг; • стандарты и технические условия, касающиеся определения качества приобретаемых товаров и услуг; • стандарты и технические условия на хранение, использование и эксплуатацию товарно-материальных ценностей; • рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих техническое и сервисное обслуживание офисного оборудования; • порядок оформления заказов у поставщиков товаров и услуг для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования; • правила организации пассажирских перевозок; • рынок перевозчиков и поставщиков услуг по бронированию и продаже билетов; • порядок оформления заказов у перевозчиков и поставщиков услуг по бронированию и продаже билетов; • основные условия заключенных договоров по организации перевозок работников; • системы классификации гостиниц; • рынок гостиничных услуг; • порядок и алгоритм оформления заказов на проживание; • основные условия заключенных договоров на предоставление услуг проживания; • порядок и правила оформления документов на получение визы, оформление заграничного паспорта, приглашений, командировочных документов и иных документов, подтверждающих, разрешающих или сопровождающих поездку; • рынок услуг по оформлению и оказанию содействия в получении виз и туристических услуг; • основные условия заключенных договоров на оказание услуг по оформлению виз; • рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих деловые поездки и сопровождение корпоративных мероприятий; • ценовая политика поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих деловые поездки и сопровождение корпоративных мероприятий; • рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих питание сотрудников, деловые и корпоративные мероприятия; • ценовая политика поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих питание сотрудников, деловые и корпоративные мероприятия; • основные требования стандартов, технических, качественных характеристик, предъявляемые к организации питания сотрудников, корпоративных мероприятий; • правила организации встреч в офисе; • правила проведения и требования к проведению культурно-массовых мероприятий; • основы психологии, конфликтологии, медиации; • структура и принципы организации документооборота; • правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами; • правила организации и формы контроля исполнения документов в компании; • типовые сроки исполнения документов; • назначение и технологию текущего и предупредительного контроля исполнения документов; • правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов; • правила документационного обеспечения деятельности компании; • виды документов, их назначение; • требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами; • правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов; • внутренние документы компании, определяющие порядок подготовки и предоставления документов и информации; • правила создания и ведения баз данных служебных документов в компании; • системы электронного документооборота; • правила и сроки отправки исходящих документов; • особенности оформления документов компании и способы их обработки; • технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации; • правила создания деловых писем с использованием типовых форм; • внутренние документы компании, регламентирующие архивное дело и хранение документов; • базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними; • способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств; • основы трудового законодательства. 1.8. Офис-менеджер должен уметь: • определять объем необходимых потребностей в материально-технических ресурсах в соответствии с локальными нормативными актами и бюджетом организации; • работать с заявками, формировать единый заказ на базе нескольких заявок, формировать заказы в соответствии с категорией товаров и услуг; • определять наиболее эффективные и качественные показатели необходимых товаров и услуг; • составлять и оформлять документы для процедур выбора поставщиков и процедур закупки; • организовывать процедуру закупки товаров или услуг; • формулировать потребности в тех или иных товарах и услугах, а также излагать их описание в письменной форме; • работать с заключенными договорами на поставку товаров и оказание услуг для создания оптимальных условий труда; • составлять и оформлять договоры на приобретение товаров и услуг для создания оптимальных условий труда; • составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных о фактах хозяйственной деятельности организации, состояния рынка товаров и услуг; • использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети интернет, оргтехнику; • использовать средства коммуникации; • вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета; • классифицировать первичные отчетные документы, оценивать их соответствие требованиям законодательства Российской Федерации и условиям договора; • составлять, систематизировать и актуализировать базу поставщиков товаров и услуг; • вести переговоры по устранению нарушений условий договоров; • оценивать техническое состояние мебели, офисного и бытового оборудования; • работать с заявками, формировать единый заказ на базе нескольких заявок, формировать заказы для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования; • формировать заказы для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования; • работать с сопроводительной и технической документацией к мебели и оборудованию; • оформлять покупку, обмен и возврат билетов на различные виды транспорта для сотрудников, в том числе в онлайн-сервисах; • определять наиболее выгодные ценовые предложения для билетов на различные виды транспорта; • работать с заключенными договорами на оказание услуг перевозки и продажи билетов; • составлять, систематизировать и актуализировать базу перевозчиков и поставщиков услуг по бронированию и продаже билетов; • формулировать потребности в тех или иных услугах по перевозке работников, а также излагать их описание в письменной форме; • работать с заявками на приобретение товаров и оказание услуг для обеспечения деловых поездок, проживания деловых гостей организации; • оформлять запросы на бронирование, отказ от брони и замену гостиничных номеров и мест проживания, в том числе в онлайн-сервисах; • определять наиболее выгодные ценовые предложения от гостиниц, отелей и т.д.; • работать с заключенными договорами на оказание услуг проживания; • составлять, систематизировать и актуализировать базу гостиниц, хостелов, поставщиков услуг проживания; • оформлять заявления и анкеты на получение визы; • работать с заключенными договорами на оказание услуг по оформлению виз; • подготавливать проведение конферентного мероприятия в составе рабочей группы; • подготавливать рабочие места участников конферентного мероприятия; • передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия; • оценивать возможные места проведения мероприятий с учетом их целей и состава участников; • обеспечивать и сопровождать корпоративные, деловые и торжественные мероприятия; • выбирать сувенирную и подарочную продукцию в соответствии с категорией мероприятия и особенностями получателей; • распределять транспортные ресурсы организации в соответствии с установленными нормами; • работать с заявками на перевозку и доставку до места назначения работников, документов и грузов; • разрабатывать оптимальные схемы прохождения автотранспорта от пункта отправления до пункта назначения в короткие сроки и при оптимальных затратах; • составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных об использовании и эксплуатации транспортных средств; • организовывать питание сотрудников компании; • применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации; • поддерживать положительный имидж компании у посетителей, партнеров и клиентов; • предупреждать и разрешать конфликтные ситуации, применять медиативные технологии; • использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри компании; • координировать работу должностных лиц и сотрудников административно-хозяйственного отдела в процессе реализации корпоративных процедур, связанных с административной и организационной поддержкой работы офиса; • организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами компании. 1.9. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности: • законодательными актами РФ; • Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании; • приказами и распоряжениями генерального директора; • настоящей должностной инструкцией.

II. Должностные обязанности офис-менеджера Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности: 2.1. обеспечение функционирования офиса: заказ канцтоваров, расходных материалов и т.д.; 2.2. организация питания сотрудников; 2.3.

контроль работы курьерской службы, технического персонала; 2.4. прием и обработка входящей и исходящей корреспонденции; 2.5.

ведение делопроизводства; 2.6. обеспечение исправности офисного и хозяйственного оборудования; 2.7. организация поездок и командировок: заказ билетов, бронирование гостиниц и т.д.; 2.8.

организация встреч, совещаний, переговоров; 2.9. участие в организации корпоративных мероприятий; 2.10. формирование бюджета расходов на офисные нужды; 2.11.

выполнение поручений руководства. III. Права офис-менеджера Офис-менеджер имеет право: 3.1.

Запрашивать у руководителя административно-хозяйственного отдела информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям. 3.2. Запрашивать у руководителя административно-хозяйственного отдела и других работников компании документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.

3.3. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися исполняемых должностных обязанностей, с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей. 3.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

3.5. Информировать руководителя административно-хозяйственного отдела о нарушениях трудового законодательства в компании. 3.6. Разрабатывать и вносить на рассмотрение руководителя административно-хозяйственного отдела предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению обеспечения функционирования офиса.

3.7. На защиту профессиональной чести и достоинства, знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним разъяснения. IV. Ответственность офис-менеджера Офис-менеджер несет ответственность: 4.1. За невыполнение, несвоевременное или халатное исполнение своих должностных обязанностей.

4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальности информации.

4.3. За нарушение или ненадлежащее исполнение Устава, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

V. Взаимоотношения и связи по должности 5.1.

Офис-менеджер работает в режиме нормированного рабочего дня по графику 40-часовой рабочей недели, утвержденному генеральным директором компании. 5.2. Под руководством руководителя административно-хозяйственного отдела планирует свою работу на отчетный период. 5.3. Представляет руководителю административно-хозяйственного отдела отчет о проделанной работе за отчетный период.

5.4. Получает от руководителя административно-хозяйственного отдела нормативно-правовую информацию и знакомится с ней под роспись.

5.5. Доводит до сведения руководителя административно-хозяйственного отдела информацию, полученную на совещаниях различного уровня. 5.6. Оперативно взаимодействует с другими специалистами административно-хозяйственного отдела в целях повышения эффективности обеспечения функционирования офиса.

5.7. Исполняет должностные обязанности других специалистов административно-хозяйственного отдела во время их отсутствия в соответствии с распоряжением генерального директора компании.

VI. Заключительные положения 6.1. Сотрудник знакомится с должностной инструкцией под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора. 6.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, другой — у сотрудника.

6.3. Сотрудник знакомится под роспись с изменениями в должностной инструкции, касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав, ответственности и оформленными соответствующим распоряжением генерального директора компании. С инструкцией ознакомлен: подпись _______________________________ / Ф.И.О.