Меню
Главная - Трудовое право - Копия трудовой книжки заверенная

Копия трудовой книжки заверенная

Копия трудовой книжки заверенная

Как заверить копию трудовой книжки


Если гражданин работает официально, работодатель обязан хранить трудовую книжку у себя. К книжкам не должны иметь доступа посторонние, поэтому они хранятся исключительно в сейфе в отделе кадров.

Заверять трудовую книжку имеет право не любой сотрудник, а только несколько лиц в компании:

  1. бухгалтер;
  2. генеральный директор;
  3. специалист отдела кадров.

В случае, если человек трудоустроен у индивидуального предпринимателя, самостоятельно ведущего дела, документ может заверить исключительно сам предприниматель.

Порядок заверения Есть два способа правильно заверить копию трудовой книжки, и ими можно пользоваться на своё усмотрение:

  1. заверение копии только одного листа после того, как все копии сшиты вместе.
  2. заверение копии каждого листа трудовой книжки;

Если выбран второй вариант, при сшивании копий необходимо указать на каждой номер страницы. При утрате хотя бы одной из страниц (или если они не прошиты) заверенная копия книжки будет недействительна.

Если копии сделаны с двух сторон, заверять нужно каждую из них. Изображение на копии должно быть контрастно, хорошо читаемо. Оттиск печати организации при этом должен задевать хотя бы частично саму копию — штамп, проставленный на белом поле листа, не будет считаться действительным.

Статья по теме: Как восстановить трудовую при утере Порядок заверения таков.
Нужно:

  1. указать должность, фамилию и инициалы должностного лица;
  2. написать «Копия верна» или же «Верно» (на усмотрение заверяющего сотрудника; обычно пользуются одной формулировкой для всех случаев, иногда для этой надписи производится специальная печать);
  3. поставить личную подпись;
  4. поставить печать организации;
  5. указать дату.

При выдаче заверенной копии на руки для предоставления в какую-либо организацию последняя запись должна содержать информацию о том, где трудится работник сейчас («Работает по настоящее время», дата, подпись должностного лица, печать).

В 2020 году действует новый ГОСТ, предписывающий делать ещё одну надпись на копии книжки, — указывать, в какой именно организации хранится оригинал (например, «Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Тензор» в деле № 23 за 2020 год», дата, подпись должностного лица, штамп). Это правило действует в случае, если копия требуется для предоставления в стороннюю организацию.

Это правило действует в случае, если копия требуется для предоставления в стороннюю организацию. Образец такого заполнения можно увидеть на иллюстрации: Статья по теме: Переход на ЭТК в 2021 году Согласно ст. № 62 ТК РФ, заверенная копия трудовой книжки должна быть предоставлена работнику в течение 3-х дней с момента требования.

На крупных предприятиях обращаться за выдачей копии необходимо заявлением, в небольших фирмах порой достаточно устной просьбы.

Срок действия заверенной копии трудовой книжки законом строго не определён.

Она становится недействительной в тот момент, когда данные, указанные в книжке, меняются (например, человек увольняется или переводится на новую должность).

Тем не менее, организация, затребовавшая копию, по закону имеет право установить срок действия предоставляемых документов на своё усмотрение.

Частые ошибки Большая часть ошибок при заверении документов происходит из-за спешки или недостаточной компетенции должностного лица, которому доверено поставить печать и подпись. В худшем случае приходится посещать организацию несколько раз для исправления ошибок в копии. Чтобы этого не происходило, рекомендуется изучить требования самостоятельно и проверить правильность заверения на месте.

Самые распространённые ошибки:

  1. оттиск печати не задевает краем изображение на копии;
  2. не везде проставлена печать;
  3. заверяющий сотрудник не имеет соответствующих полномочий.
  4. отсутствие надписи о том, что работник продолжает трудиться в организации на текущий момент;
  5. отсутствие подписи лица, на которое оформлена трудовая книжка (если заверяется каждая страница, она должна присутствовать везде);
  6. не везде есть слова «Копия верна» или «Верно»;
  7. отсутствие указания о том, где хранится трудовая книжка;

Если заверяется только одна страница, то копии всех страниц трудовой книжки должны быть правильно сшиты. Это делается так:

  1. все листы сшиваются при помощи нитки и толстой иглы, пронумеровываются;;
  2. ставится надпись «Копия» на первом листе или на обороте последнего листа;
  3. концы нити выводятся на оборот последнего листа, после чего ставится пломба, на которой должно быть написано: «Верно. Прошито, пронумеровано, скреплено печатью N листов».

Снимать и повреждать пломбу недопустимо — придётся идти в отдел кадров за новой копией.

Когда нужна копия ТК Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, бывает нужна во многих случаях.

Например:

  1. для получении визы (многие страны требуют, чтобы въезжающий человек был официально трудоустроен в стране постоянного проживания).
  2. при обращении в банк для получения кредита;
  3. при трудоустройстве на вторую работу по совместительству;
  4. при оформлении льгот, налоговых вычетов;
  5. для оформления разнообразных пособий;

Если гражданин является безработным лицом, копию трудовой книжки может заверить нотариус. Копия трудовой книжки, заверенная работодателем или нотариусом, может быть затребована сторонней организацией с целью получения информации о:

  1. длительности работы в одной должности или в одной организации;
  2. частоте смены мест работы;
  3. занимаемых должностях;
  4. трудовом стаже человека;
  5. причинах увольнения.

Образец заверенной копии трудовой книжки для 2021 года: Трудовая книжка — единственный документ, в котором вся эта информация представлена подробно и наглядно. Рекомендуется даже при наличии постоянной работы хранить у себя копию, чтобы в случае утраты книжки можно было восстановить контакты организаций и повторно запросить данные о местах работы, должностях и стаже.

Кто и когда заверяет копию трудовой книжки?

Трудовая книжка по праву своему является официальным документом.

Именно в ней сосредоточена вся основная информация о трудовой деятельности конкретно взятого гражданина. Этот документ впервые заводится работодателем при приеме работника на работу и хранится все время либо у работодателей, у которых гражданин осуществляет трудовую функцию, либо у работника, на чье имя трудовая, собственно, и заведена.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (812) 467-40-53.

Это быстро и бесплатно! Скрыть содержание На основании трудовой книжки гражданин может рассчитывать на установленную законом пенсию, которую обязуется уплачивать государство по достижению работником пенсионного возраста. Наверняка, многие из читателей задумывались или брали кредиты, денежные суммы или же ипотеку на свое имя.

Наверняка, многие из читателей задумывались или брали кредиты, денежные суммы или же ипотеку на свое имя. Основным условием выдачи подобных займов является наличие постоянного заработка. И если справку о доходах можно взять в любой организации, и ее не так сложно подделать, то вот записи в трудовой книге работника подделать никак нельзя.

Именно для того, чтобы установить факт того, что работник законно осуществляет свою трудовую деятельность, ряд кредиторов требует предоставления если не оригинала трудовой, то хотя бы ее копии, но обязательно, грамотно заверенную. О том, как правильно заверить трудовую, мы расскажем в нашей статье.

Как мы знаем, трудовая книга может находиться в двух положениях в зависимости от того, осуществляете вы трудовую функцию или же нет. Так, она может находиться в отделе кадров у вашего непосредственного работодателя, если вы занимаете конкретную должность, или же быть у вас на руках в случае, если вы на конкретный период являетесь неработающим. Так или иначе, но способы заверения трудовой книги непосредственно зависят от того, где находится трудовая.

Если вы держите документ у себя – вам необходимо явиться в нотариальную контору и получить услугу по заверению копии трудовой книги.

Если же вы работаете, то помочь вам с заверением должны непосредственно сотрудники отдела кадров или же сам работодатель. Отказать вам в этой функции могут только на основании серьезной причины.

При этом, отказ должен быть изложен в письменном виде и аргументирован в соответствии с законом. Рассмотрим ситуацию, в которой требуется заверить копию трудовой книжки работающему человеку.

Как мы помним из предыдущего пункта – его трудовая книга находится в отделе кадров организации или же непосредственно у работодателя, поэтому необходимо явиться напрямую к держателю трудовой книги. Прежде всего, вам необходимо составить заявление. Обычно оно составляется в произвольной форме, но в некоторых организациях действуют установленные в уставе правила о написании заявлений.

Поэтому заранее уточните эту информацию у сотрудника отдела кадров или же вашего работодателя. Заявление составляется на белом чистом листе формата А4.

В правом верхнем углу вы пишите информацию о том, кому предназначено данное заявление, оставляете наименование организации, а также фамилию имя и отчество работодателя, а также указываете данные о себе и контактный телефон. В середине строки вы пишите слово «заявление» и уже потом пишите основания, на которых вам понадобилась заверенная копия.

Хорошо, если у вас есть документ, который подтверждает необходимость наличия у вас заверенной копии. Это может быть договор на дачу ипотеки. Если же такого документа нет – постарайтесь максимально четко и понятно изложить причину, по которой вам понадобились копии.

По возможности, приобщите документы к заявлению.

Обязательно поставьте в конце дату и подпись.

Подать заявления вы должны непосредственно сотруднику отдела кадров или работодателю. Помните о том, что на рассмотрение заявления у вышеперечисленных персон есть три дня, после чего вам вынесут мотивированный ответ.

  1. Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки:
  2. Если поданное вами заявление одобрили, на него ставится печать, и оно благополучно отправляется в ваше личное дело.

Кадровик или работодатель снимает копии всех страниц, а точнее разворотов вашей трудовой книги и скрепляет их вместе путем сшивания или степлера.

На каждой страничке копии проставляется печать таким образом, чтобы она захватывала отпечатанный документ, но не закрывала записи. Печать должна быть поставлена общая по организации, а не для пакетов. Также рядом с каждой печатью кадровик или работодатель ставит дату, свою подпись, а также указывает инициалы и должность человека, заполняющего данную копию.

Также рядом с каждой печатью кадровик или работодатель ставит дату, свою подпись, а также указывает инициалы и должность человека, заполняющего данную копию. На последнем листе, в случае если работник еще выполняет трудовую функцию, пишется информация о том, что работник и по сегодняшний день работает в определенной должности.

Также ставится печать и подпись.

Также на последней странице ставится подпись работника.

Помимо вышеперечисленных требований, каждая из страниц скрепленных копий должна иметь подпись о том, что данная копия верна. Эту запись также проставляет сотрудник отдела кадров или работодатель. В организации доступ к трудовым книгам имеют сотрудники отдела кадров и работодатели.

Именно на этих людей возложена законом обязанность по заверению копий трудовых книг для работников.

  • Пример заверения трудовой книжки:
  • А вот сам работник заверить себе трудовую не может.

В случае, если в организации отсутствуют кадровики и их функцию по ведению и хранению трудовых книг осуществляет бухгалтер, то он также имеет право на заверение копий трудовой книги. Если речь идет о заверении трудовой книги непосредственного генерального директора, то это делает либо учредитель конкретной организации, либо сотрудник отдела кадров головного офиса предприятия.

  1. Если есть потребность заверить трудовую книгу сотруднице, которая находится в декретном отпуске, то она может смело обращаться к работодателю или сотруднику отдела кадров.
  2. Поэтому оформление заверения копий трудовой для декретниц проходит в том же порядке, что и для обычных работников.
  3. Несмотря на декрет, такой сотрудник является полноценным работником, а его трудовая содержится в личном деле организации.
  4. О том, как получить копию трудовой книжки заверенную работодателем для банка, можно посмотреть тут.

Последняя страница трудовой книги должна содержать некоторые записи, которых нет на других страницах трудовой. Во — первых, на последней странице, в случае если гражданин до сих пор осуществляет трудовую функцию в той же должности, ставится упоминание об этом.

Если же гражданин переведен на другую должность или увольняется – об этом тоже необходимо упомянуть. Также стоит упомянуть о том, что на последней странице должна стоять подпись работника.

Она ставится в случае, если работник ознакомился с заверенной копией и посчитал, что все сделано правильно и в соответствии с законом.

Как написать (оформить) запись в трудовой книжке работает по настоящее время? Существует несколько способов оставить запись о том, что и по настоящий момент работник выполняет трудовую функцию.

Каждый сотрудник отдела кадров или же работодатель привык оставлять свою запись, но, между прочим, не всегда эти записи являются правильными.

  • Образец (фото) записи в трудовой книжке «работает по настоящее время»:
  • Если же вы хотите оставить более короткое обоснование, то пишите: «Работает по настоящее время».
  • Если вы хотите оставить более официальную запись, то вам подойдет такой вариант: «Осуществляет трудовую деятельность в такой — то должности по настоящее время».
  • Если же работник переведен, то оставьте информацию с какой должности на какую, основываясь на информации в приказе или же в трудовой книге.

Как мы уже говорили, сотрудники отдела кадров рассматривают ваше заявление в течение трех дней и только после этого выносят решение. Что же касается непосредственно выдачи копии трудовой книги, то это действие происходит в недельный срок.

К сожалению, в законе не указано как быстро вам могут предоставить нужные бумаги, зато недельный срок прописан в инструкциях для сотрудников отдела кадров. Заверенная копия вашей трудовой имеет строго ограниченный срок действия.

Вам стоит помнить об этом, когда вы обращаетесь за выдачей трудовой. Срок действия заверенной копии трудовой книжки составляет ровно один месяц, который начинает действовать с момента подписания вами последнего листа копии.

Если трудовая книга находится у вас на руках, вам не подойдет такой способ, как заверение трудовой в организации, вам необходимо обратиться к нотариусу.

  1. Вы, ознакомившись с записью, оставляете на последней странице дату и подпись.
  2. На последней странице им оставляется запись о том, что копия верна, а также ставятся инициалы и контакты нотариальной палаты.
  3. Там нотариус знакомится с вашими документами, а именно паспортом и оригиналом трудовой, а затем проставляет печати и свои подписи на каждой странице копии трудовой.
  • Однако чтобы страницы трудовой не потерялись в пенсионном фонде их нужно надлежащим образом прошить между собой иголкой и белой ниткой.
  • Подача копии трудовой в пенсионный фонд имеет свои особенности не столько по оформлению, сколько по внешнему виду.
  • Нумеруются, подписываются и ставятся печати на страницы копии в том же порядке, что и мы рассмотрели несколькими пунктами выше.

Делается это путем сшивания сложенных листов по правому краю.

Обычно делается несколько проколов на листах, от трех до четырех и через них сшиваются бумаги. Концы нитки не стоит обрезать.

Их выводят из дырок на последнюю страницу и заклеивают небольшим куском белой бумаги, чтобы остались торчать только белые хвостики. На бумаге пишется дата, когда была сшита копия, а затем ставится печать, которая бы частично затрагивала бумагу, а частично лист.

На этом наше рассмотрение вопроса о выдачи копии трудовой книжки подошло к концу.

Помните о наших простых правилах и смело применяйте их на практике и тогда данная процедура покажется вам быстрой и легкой. Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:+7 (812) 467-40-53 (Санкт-Петербург) Это быстро и бесплатно!

Источник: https://naim.guru/trudovaya-knijka/zaverenie/instrukciya.html С момента начала ведения деятельности в новой должности трудовая книжка сотрудника должна находиться в отделе кадров организации.

Не редко возникают ситуации, когда гражданину надо предоставить в какие-либо инстанции сведения о своем стаже, а трудовая находится у работодателя, тогда заверяется копия документа.

Сотрудникам и руководству следует заранее изучить, как правильно заверить копию трудовой книжки и посмотреть образец документа, чтобы процедура не вызвала сложностей.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

  1. Наниматель обязан выдать сотруднику копию его трудовой книжки, так гласит 7 пункт Правил, утвержденных 225 правительственным Постановлением, и статья ТК под номером 62.
  2. Главное, четко отличать копию, считающуюся действительной только при существовании оригинала и не являющейся его заменой, от дубликата — он выдается вместо трудовой при ее потере.
  3. Право на беспрепятственное получение копии предусматривается и статьями под номерами 89 и 84, в которых говорится о сроках рассмотрения поданного заявления (не позднее 3 рабочих дней с момента получения его от сотрудника) и об отсутствии взимаемой оплаты за выдачу документа.

Можно ли восстановить трудовую самостоятельно читайте в нашей статье.

  • Работодатель не в праве интересоваться причинами просьбы о выдаче копии, брать за нее плату, отказывать в ее предоставлении.
  • После получения от работника заявления уполномоченное лицо, к числу которых могут относиться главный бухгалтер и сотрудники кадрового отдела, или непосредственно руководитель обязаны выдать сотруднику заверенную копию его трудовой книжки.
  • Право наемного сотрудника на получение информации и доступа к собственным персональным данным закреплено в Трудовом кодексе, в статье под номером 89.
  1. Если заверенная копия необходима генеральному директору (учредителю), то выдать ее могут:
  2. Важно знать, что заверение должно происходить непосредственно при самом работнике, после чего он проверяет их правильность и актуальность.
  1. сам руководитель, если в организации нет вышеперечисленных должностей в штате (в соответствии с пунктами 10 и 35 Правил под номером 225);
  2. иной сотрудник, на которого отдельным Приказом возлагается данная функция.
  3. уполномоченное лицо — сотрудник делопроизводства, отдела кадров, бухгалтер;

Если лицо уже не состоит в трудовых отношениях, но ему требуется заверенная копия книжки, можно поступить так:

  1. В Центре занятости населения, если безработное лицо состоит там на учете.
  2. Провести процедуру у нотариуса, предоставив оригинал документа и паспорт.

Для совершения нотариального действия лицу необходимо предоставить оригинал заверяемого документа и паспорт в подлиннике.

Стоимость заверения копий документов у нотариуса в 2017 году стоит 580 рублей за копию. К изготовлению копии трудовой книжки предъявляются особые требования, которые следует неукоснительно соблюдать. Всего существует 2 способа изготовить копию документации:

  • Наиболее частый вариант — на каждой из копированных страничек проставляется отметка «Копия верна», указывается дата и ставиться оттиск печать предприятия, уполномоченное лицо ставит свою подпись и расшифровывает ее.
  • Иной вариант используется реже, но также юридически разрешен.

Если копия выдается по основному месту работы, то выдающее ее лицо обязано на странице с последней записью указать, что сотрудник «Работает по настоящее время», поставить подпись с расшифровкой, оттиск печати и дату.

При изготовлении копий важно учесть следующие моменты:

  1. копировать следует абсолютно все страницы в самой трудовой книжке и вкладыше;
  2. следует уточнить в инстанции, куда будет предоставляться документ, допустимо ли на одном листе размещать несколько копий страниц;
  3. текст в документации должен быть читаем и разборчив;
  4. в документе может стоять печать как самой организации, так и ее подразделения.

Так выглядит пример заверения копии:

Если сотруднику требуется копия документа для предоставления в банк, то процедура заверения трудовой книжки не отличается от указанной выше. Алгоритм действий будет таков:

  1. На последней странице, помимо вышеизложенной информации, должна быть указана текущая дата, а также проставлена отметка о том, что сотрудник работает на указанной должности в данной организации.
  2. Уполномоченным лицом рассматривается поданное заявление в течение 3 дней, после чего выносится решение.
  3. Работником подается заявление в отдел кадров предприятия, где указывается необходимость получения копии.
  4. В случае положительного решения уполномоченный сотрудник делает копии каждого разворота документа, затем на каждом листе проставляет отметки о верности копии, ставит печать организации, собственную подпись с расшифровкой, указывает занимаемую должность.
  5. В последнюю очередь документ заверяется проставленной печатью и подписью руководителя или иного уполномоченного лица.
  6. Затем работник ставит подпись, расшифровывает ее и проставляет дату.

Если такой документ понадобился сотруднице, находящейся в настоящий момент в декретном отпуске, алгоритм действий по оформлению заверенной копии отличаться от вышеуказанного не будет.

В нем также следует указать, что сотрудник «Работает на момент выдачи копии». Если же банк не допускает дополнительных надписей на предоставляемой копии, отдел кадров выдает декретнице справку на отдельном листе, где будет указана информация о работе.

Как устроиться на работу без трудовой узнайте у нас.

Срок действия полученной копии напрямую зависит от того, для какой цели ее оформили.

Так, минимальный «срок годности» книжки составляет 3 дня — такие жесткие рамки обычно ставят кредитные организации. В иных инстанциях копия книжки может быть действенна на срок до 30 дней, например, при получении загранпаспорта. При оформлении визы срок еще более удлиняется и составляет 3 месяца, но может потребоваться перевод некоторых страниц на иностранный язык.

Чтобы не пришлось переделывать документацию, уточните требования к ней в конкретной инстанции. Следует помнить, что если после заверения копии в трудовую книжку внесена какая-либо запись, копия теряет юридическую силу.

При проведении процедуры заверения трудовой книжки важно строго соблюдать алгоритм, следить за точностью и актуальностью указываемых данных, проверять наличие всех необходимых печатей и подписей.

Если срок действия документа истек, сотрудник в праве попросить работодателя выдать ему новую заверенную копию трудовой. Как правильно затребовать копию документов у работодателя смотрите в ролике: Источник: https://bizakon.ru/kadry/kak-pravilno-zaverit-kopiyu-trudovoj-knizhki-obrazets.html Но при наличии постоянного места работы предоставление трудовой книжки в качестве подтверждения невозможно, поскольку согласно Трудовому Кодексу РФ, ее оригинал должен храниться у работодателя на протяжении всего срока работы с момента оформления до момента увольнения. Поэтому, по месту требования предоставляется копия трудовой книжки, заверенная работодателем в соответствии с требованиями законодательства.

Ситуации, в которых может потребоваться заверенная копия, различны и связаны, как правило, с необходимостью подтверждения трудоустройства или стажа работы. Самые распространенные из них: оформление кредита, получение загранпаспорта, оформление пенсии, получение субсидии, процедура усыновления и т.д.

Несмотря на то, что заверение трудовой книжки – процедура более чем распространенная и требуется очень часто, конкретного нормативного документа, регламентирующего порядок заверении именно трудовой книжки, как документа особого рода, не существует. Можно руководствоваться отдельными общими положениями трудового законодательства, а также нормативной базой в отношении документооборота в той части, которую можно отнести к регулированию процесса ведения трудовой книжки, ее хранения, копирования и заверения. Это в первую очередь ст.62 ТК РФ, Постановление Правительства №225, ГОСТ Р 6.30-2003.

Следует иметь в виду, что положения Трудового Кодекса описывают лишь общие принципы выдачи копии, а ГОСТ не является обязательным для исполнения и носит рекомендательный характер. Тем более, что формат трудовой книжки предусматривает особый характер этого документа, поэтому многие положения, предусмотренные для копий документов, таких как приказы, уставы и т.д.

, не применимы по отношению к ней.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  1. для регистрации ИП
  2. регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  1. Ведение бухгалтерии для ИП
  2. Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Обязанность предоставления копии возложена на сотрудника, уполномоченного для ведения кадрового делопроизводства в организации.

Как правило, это начальник отдела кадров, либо кадровик в единственном лице.

Если организация мала и не имеет в своей структуре штатных кадровых работников, тогда эту функцию выполняет сам руководитель или же делегирует эту обязанность бухгалтеру.

  1. В тех случаях, когда на момент заверения физическое лицо не трудоустроено и трудовая книжка находится у него на руках, за изготовлением заверенной копии следует обратиться к нотариусу.
  2. Копия должна быть предоставлена работодателем по письменному заявлению сотрудника в течении трех дней с момента подачи заявления.
  3. Процесс изготовления такой копии предельно прост:
  • После этого ставится печать. Обычно используется круглая печать организации, но не запрещено использовать также печать подразделения кадровой службы.

    Печать должна немного накладываться на изображение и заверительную надпись и при этом быть читаемой.

    Нельзя ставить печать на пустой части страницы.

  • Снимается копия со всех заполненных страниц трудовой книжки начиная с первой страницы с личными данными и заканчивая страницей с отметкой о последнем месте работы;
  • На копию наносится заверительная надпись, содержащая дату изготовления копии, отметку «копия верна», должность, подпись и расшифровку подписи уполномоченного сотрудника.

    Заверительная надпись должна частично накладываться на изображение трудовой книжки, не закрывая при этом содержащуюся в ней информацию;

Относительно конкретного места внесения записи на странице копии четких инструкций нет, поэтому в этом случае необходимо руководствоваться практической целесообразностью. Часто отметку ставят в правом верхнем углу, по аналогии с записью «Дубликат», но в этом случае она закрывает часть информации, содержащейся в трудовой книжке, поэтому там ее располагать не рекомендуется.

Обычно заверение делается в левом нижнем углу копии, немного заходя на изображение, но не перекрывая содержание копируемого документа.

Правила заполнения копии трудовой книжки Для заверения копии любого документа, в том числе и трудовой книжки, существует два способа:

  1. Прошитого комплекта копий: в этом случае все страницы копии последовательно нумеруются, прошиваются, сшив пломбируется наклейкой с печатью, подписью и указанием количества страниц. Заверяется не каждая страница, а весь прошитый комплект вцелом.
  2. Постранично: нанесение заверительной надписи и печати на каждую страницу копии.

Исходя из судебной практики в части рассмотрения копий документов, для целей изготовления копии трудовой книжки предпочтительнее постраничное заверение. Дата изготовления ставится для того, чтобы от нее можно было отсчитывать срок действия документа, так как для копии трудовой книжки он ограничен и составляет 30 календарных дней. Образец заверенной копии трудовой книжки сотрудника Это правило не распространяется на те случаи, когда в течение срока действия в трудовую книжку были внесены какие-либо новые записи.

В таком случае копия, не содержащая всех записей трудовой книжки, становится недействительной. Копия, изготовленная нотариусом для неработающего гражданина, считается бессрочной.

Она действительна до момента трудоустройства и внесения новой записи в книжку. Поскольку четких стандартов к внешнему виду копии нет, многое зависит от внутренних требований организации, в которую будет предъявляться этот документ. Часто бывает, что абсолютно правильный, с юридической точки зрения документ, отказываются принимать только по причине того, что он противоречит внутренним, нигде не закрепленным, стандартам организации относительно содержания копии.

Количество разворотов, скопированных на одну страницу А4, нигде не регламентировано.

Однако при копировании более одного разворота на страницу можно столкнуться с ситуацией, когда такой формат не подойдет по условиям оформления организации-получателя и будет возвращен для переоформления.

Часто требуют, чтобы заверительная надпись содержала также формулировку, подтверждающую текущее трудоустройство, например: «работает по настоящее время», «в настоящее время трудится в должности…», «трудится по настоящее время» и т.д. По существу вопроса такая запись с одной стороны не целесообразна, поскольку нахождение трудовой книжки у работодателя и заверение им копии с отсутствующей записью об увольнении само по себе означает, что сотрудник в настоящее время трудоустроен.

С другой стороны такая запись неправомочна, поскольку копия должна точно воспроизводить оригинал, а внесение в копию дополнительных записей нарушает это правило. Но опять же, столкнувшись с внутренними требованиями получателя, часто приходится делать и эту запись.

Внесение заверительной записи допускается как рукописным способом, так и с использованием специальных штампов.

При помощи штампа можно выполнить и отдельные части записи, например дату или «копия верна», и полностью набрать всю формулировку.

Тогда сотруднику отдела кадров нужно будет вписать от руки только свою подпись. Печать на копии может не ставиться в тех случаях, когда работодателем является индивидуальный предприниматель, который реализует свое законодательное право не иметь круглой печати.

В этом случае на копии документа достаточно подписи индивидуального предпринимателя с расшифровкой. Общие правила по ведению трудовых книжек рассмотрены в следующем видеоматериале: Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=4073 Содержание

  1. Как сделать запись в трудовой книжке генерального директора?
  2. Кто подписывает
  3. Примеры заверений трудовой книжки в зависимости от цели
  4. Правила заверения трудовой книжки
  5. Нюансы оформления
  6. Как правильно заверить копию трудовой книжки: образец, нюансы и ошибки
  7. Как заверить копию или выписку трудовой книжки правильно – обязательные реквизиты, подпись и печать
  8. Кто заверяет копию трудовой книжки
  9. Заверение печатью
  10. Заверение копии трудовой книжки или выписки из неё работнику для предоставления кредита в банке – о чем необходимо помнить?
  11. Как правильно заверять трудовую книжку: пошаговая инструкция
  12. Где и как оформить копию (выписку) трудовой книжки с её заверением – инструкция
  13. Как заверяются данные в случае, если гражданин находится в безработном положении
  14. Как заверить трудовую книжку, если не работаешь, либо трудовая на руках?
  15. Решение спорных ситуаций
  16. Ошибки при оформлении
  17. Как заверить трудовую книжку по новым правилам 2020
  18. Как правильно заверить запись
  19. Как происходит процесс заверения копии

Не все имеют право заверять копию. По сути, заключение законного статуса за дубликатом происходит в месте работы гражданина, прямо в кадровом отделе фирмы непосредственно тем лицом, кто держит у себя документацию (то есть сотрудником отдела или самим нанимателем).

Процедура заверения осуществляется без необходимости составлять заявление в письменном виде со стороны наймита.

Вполне достаточным окажется подача требования в устном виде. Однако на больших предприятиях подобное заявление могут потребовать.

Работник, который решает данные вопросы, должен в трёхдневный период выдать подающему заявку дубликат книжки, заверенный персональной подписью руководителя предприятия, а также официальной фирменной печатью.

При отсутствии этих атрибутов копия не будет закреплять за собой законного статуса. Следующие три субъекта обычно не имеют при себе кадровых отделов:

  1. предприниматели частного характера;
  2. предприниматели индивидуального характера.
  3. маленькие фирмы;

В связи с этим дубликат данных может быть сделан или бухгалтером, или же самим главой предприятия.

Заверение копии проходит в определенном порядке. Копия книжки может создаваться при помощи сканера либо ксерокса. Зафиксировать документальную информацию можно, напечатав ей с помощью компьютера – данный вариант является довольно трудоёмким, однако вполне оптимальным.

Трудовая книжка может иметь записи, разобраться в которых может быть затруднительно, если они будут предоставлены в виде распечатки. Подобную копию, если ей даже будет присвоен официальный статус, может отклонить организация, потребовавшая её. Любой кадровик должен владеть информацией о том, как заверяются скопированные данные.

Необходимо, чтобы каждый отдельный лист с наличием записей имел дубликат. 1-я страница, где присутствуют сведения касательно персональной информации о наймите, должна также подвергнуться копированию.

На каждой отксерокопированной странице должны присутствовать:

  • Подпись лица, несущего ответственность;
  • Фирменная печать.
  • Фраза, утверждающая правильность дублированной информации;
  1. Заверяется он точно так же, как и остальные листы.
  2. Подпись должна обязательно иметь рядом расшифровку.
  3. Листок, на котором располагается заключительная запись, должен содержать фразу, удостоверяющую то, что человек продолжат заниматься рабочей деятельностью.

Как быть безработному человеку? Нередко засвидетельствованный дубликат могут потребовать у гражданина, который не занимается трудовой деятельностью в связи с различными обстоятельствами, к примеру, у человека, находящегося на пенсии.

Как при таких обстоятельствах осуществить свидетельство документа? Сделать это нетрудно. Прежде всего, осуществляется копирование каждой отдельной страницы из оригинальной книжки. После этого необходимо обратиться туда, где человек в последний раз работал.

Специалист либо же бухгалтер кадрового отдела осуществят процедуру целиком в полном соответствии с официальными правилами. Однако на заключительной странице зафиксируется причина, из-за которой гражданин не занимается трудовой деятельностью.

Если же отсутствует возможность засвидетельствовать копию там, где человек в последний раз работал, то можно произвести это в нотариальном виде. В инструкции, указанной ниже, рассказывается процесс свидетельствования документальной информации:

  • Копируется каждая страница книги, на которой присутствуют какие-либо записи. В список копируемых данных относится также титульный лист;
  • Верное заверение дубликата документа основывается на тщательном соблюдении всех правил, указанных в законодательном акте. Чтобы всё было выполнено правильно, на копированной странице должна присутствовать фраза, удостоверяющая правильность внесённых данных. Также там должны быть зафиксированы:
  • Дубликат может быть сделан либо путём сканирования, либо путём создания ксерокопии. Ещё данные можно создать, напечатав их на клавиатуре;
  1. фирменная печать;
  2. подпись лица, предоставляющего копию.
  3. подпись, поставленная специалистом, который отвечал за проведение процедуры;

Если же нельзя никак осуществить заверение дублированной информации на рабочем месте, придётся сделать это в нотариальной конторе.

Теперь вам известна полная информация, касающаяся процесса заверения документа.

Самое главное – всегда проверять, правильно ли оформлено заверение, потому что в некоторых случаях могут попасться неточности, способные привести к тому, что человек понапрасну потратит своё время.

  • Форма для приема вопроса, напишите свой>Как заверять копии трудовой книжки
  • Из этого видео вы узнаете, как правильно оформить копию трудовой.

Источник: https://dpvolga.ru/kto-zaveryaet-trudovuyu-knizhku/ Содержание Рассказать ВКонтакте Поделиться в Одноклассниках Поделиться в Facebook Главный документ, по которому узнают сведения о работе человека, нужен во многих случаях. Если вы захотите взять кредит, оформить страховую пенсию или загранпаспорт, нужна копия трудовой, заверенная работодателем.

Важно знать, как ее оформить без ошибок.

Оригинал на руки получить очень сложно. Документ дает о человеке следующую информацию:

  1. Причины увольнения, которые характеризуют работника. Можно определить, ушел человек с места работы по собственному желанию или уволен за нарушения, согласно статье.
  2. Места работы. Чем больше человек сменил организаций, тем меньше доверия он вызовет у работодателя. Ответственные люди редко переходят на другое место. При частых увольнениях банк отказывает в выдаче кредита.
  3. Должности. Легко отследить продвижение сотрудника по карьерной лестнице. Большое преимущество получает человек, у которого наблюдается служебный рост.
  4. Стаж. По времени трудоустройства можно определить опыт сотрудника в той или иной сфере.

Случаи, когда необходимо заверить копию трудовой книжки:

  1. Оформление загранпаспорта, визы для туристических поездок, командировок.
  2. Получение льгот и пособий, предусмотренных органами соцзащиты.
  3. Трудоустройство на новом месте.

    Работодатель запросит документ, чтобы посмотреть информацию о потенциальном сотруднике.

  4. Оформление кредита.

    Уполномоченное лицо банка проверяет платежеспособность человека.

  5. Оформление страховой пенсии.

Этот документ человек получает в последний день работы при увольнении вместе с остальными справками и расчетом. Второй случай, когда выдают оригинал трудовой книги, – требование Соцстраха при оформлении гражданином пенсии.

Представитель отдела кадров, который ее выдает, обязательно оставляет себе копию. Это поможет восстановить книжку при утрате. Работник должен вернуть оригинал на предприятие не позднее трех дней после получения.

Сначала нужно сделать качественную ксерокопию страниц в формате А 4:

  1. листы лучше пронумеровать, чтобы исключить вероятность замены или подделки;
  2. при необходимости страницы сшивают.
  3. копируют все страницы, завершающая должна иметь сведения о последнем месте и работодателе;
  4. начинают с титульного листа, который содержит информацию о человеке;

Есть два способа правильно заверить копию листов трудовой книжки:

  1. Обязательные реквизиты, гербовую печать, ставят на каждой странице отдельно.
  2. Единое заверение прошитого документа. На обороте делают наклейку с указанием количества страниц, которую скрепляют подписью с датой и печатью. Здесь требуется поставить всего один штамп для заверения копии.

Чтобы правильно оформить ксерокопию, ответственное лицо должно:

  • Написать место хранения подлинника документа.
  • Поставить дату, гербовую печать организации.

    При ее отсутствии написать от руки «Верить без печати».

  • Написать «Работает по настоящее время» с указанием даты и подтверждающую запись – «Копия верна» или «Верно». Это зависит от внутренних правил организации.
  • Под ней указать свою должность, поставить подпись, расшифровать фамилию и инициалы.

С июля 2020 года, согласно ГОСТу, действует правило – без указания места хранения, где хранится подлинник, копия трудовой считают недействительной. Это происходит, даже если соблюдены все этапы, правила оформления.

Надпись об этом должна быть вписана выше реквизитов и печати. Возможные места, где хранится документ:

  1. Сейф, который расположен в отделе кадров.
  2. Бухгалтерия предприятия.
  3. Личное дело, если организация не имеет сейфа. В ксерокопии нужно указать его порядковый номер.

Перечень лиц, которые занимаются документами, зависит от формы предприятия. В больших организациях это поручают работнику отдела кадров специальным приказом.

Ксерокопию оригинала книжки заверяет печатью руководитель предприятия.

Если он не может этого сделать по какой-то причине, документ оформляет бухгалтер.

Есть особенности проведения процедуры для тех, трудится в ИП. Безработным гражданам, пенсионерам заверение выполняет нотариус.

Если человек работает в частной фирме, подтверждение копии трудовой делает руководитель ИП.

Индивидуальный предприниматель указывает в документе собственные реквизиты, ставит печать. При утере оригинала на ИП возлагается штраф – от 1000 до 5000 руб.

Если человек на пенсии или не трудоустроен, копию книжки может заверить нотариус.

К нему иногда обращаются и работающие граждане. Услуги нотариуса платные. Срок действия такого документа неограничен. Если при расшифровке записей юрист выявит неточности формулировок, он не заверит документа, если не будет устранены огрехи заполнения.

  1. Заверение выполнил человек, который не имеет права это делать.
  2. Отсутствует информация о месте, где хранится книжка или настоящей трудовой деятельности сотрудника – новое требование с 2020 года.
  3. В прошитом экземпляре нет нумерации страниц.
  4. Пропущены страницы с подписью, штампом «Копия верна». Уполномоченный сотрудник обязан сделать это на каждом листе (исключение – прошитая ксерокопия).
  5. Неправильно поставлен штамп. Печать должна касаться текста, а не стоять на пустом листе.
  6. Не скопирован титульный лист со сведениями о работнике.

Сотрудник обязан сделать официальный запрос (письменное заявление).

При работе в небольшом учреждении возможно выразить просьбу в устной форме.

Организация обязана заверить и предоставить копию трудовой в течение трех дней. При несоблюдении сроков должностному лицу выносят предупреждение или он платит штраф 1000–5000 руб. На организацию налагают взыскание 30–50 тыс.

руб. Источник: https://sovets.net/21429-kak-zaverit-kopiu-trudovoj-knizki.html Трудовая книжка — это документ, в котором фиксируется история трудовой деятельности человека.

Её относят к числу обязательных документов при приёме на работу, если сотрудник ранее уже имел официальный трудовой опыт. Бывают случаи, когда работодатель должен сделать копию трудовой книжки сотрудника, который работает у него в настоящее время.

Такую копию нужно обязательно заверять. Как правильно её заверить и на какие образцы ориентироваться?

Сведения о работе могут понадобиться для предъявления в различные организации. Банки требуют трудовую книжку для подтверждения занятости при выдаче кредита, социальные службы — для постановки на учёт и назначения пособий, в суде она может понадобиться в качестве подтверждения факта работы в какой-либо организации.

Раньше трудовая книжка требовалась и для получения загранпаспорта, теперь достаточно выписать сведения из неё в специальную анкету, а вот для оформления визы принести документ все же придётся. При этом оригинал должен храниться у работодателя, а для предоставления в различные организации будет достаточно заверенной копии.

Кроме того, ксерокопия трудовой книжки пригодится при утере её оригинала для восстановления прежних записей.

По закону трудовая книжка хранится у работодателя, обратиться с заявлением о выдаче заверенной копии необходимо в отдел кадров.

Согласно 62 статье трудового кодекса на выполнение этого обязательства организациям даётся 3 дня. При снятии копии нужно соблюдать определённые правила:

  • Копию можно снимать только с оригинала трудовой книжки на копировальном аппарате.
  • Вначале копируется титульный лист с данными работника, затем остальные листы в точной последовательности. При наличии вкладыша необходимо скопировать и его. С пустых листов снимать копии не нужно.
  • Копию каждого разворота желательно размещать на отдельном листе формата А4.
  • В завершение копируют лист с местом работы на данный момент. Если запись сделана в последней строке разворота, необходимо снять копию и со следующего пустого разворота.

Иногда требуется оформить выписку из трудовой книжки. При этом копируют страницы только за определённый период, указанный работником в заявлении.

Юридическую силу будет иметь только копия, заверенная с соблюдением всех правил. Заверяет копию сотрудник кадровой службы, а при её отсутствии — человек, ответственный за ведение и хранение трудовых книжек, например, главный бухгалтер.

В штате небольших организаций часто нет ни кадровика, ни бухгалтера, а их обязанности выполняет генеральный директор. В таком случае он имеет право самостоятельно заверять копии своей трудовой книжки. Снизу каждой страницы копии проставляется запись «копия верна», а также прописываются фамилия, инициалы, должность ответственного лица, его подпись и дата заверки, ставится печать организации.

Например: «Копия верна. Инспектор отдела кадров И. А. Иванова. 05.06.2016. Подпись». Последняя страница, кроме перечисленного, должна содержать фразу «работает по настоящее время».

Надпись и печать нужно располагать на половине копии разворота, вторая половина должна находиться на чистой части листа. Скопированные страницы нумеруются и скрепляются.

В месте сшивки приклеивается небольшой листок бумаги, где отмечается общее количество листов и ставится запись «всего прошнуровано и пронумеровано».