Меню
Главная - Другое - Гост по делопроизводству и документообороту 2021 скачать бесплатно

Гост по делопроизводству и документообороту 2021 скачать бесплатно

Инструкция: как правильно организовать документооборот в бюджетной организации


Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций

  1. Сервисы:

Документооборот в бюджетной организации — это комплекс мероприятий, связанных с формированием и передвижением всех документов учреждения, начиная с даты их создания (получения) и до момента сдачи их в дело, отправки или выполнения в полном объеме. Расскажем, какой ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2020 года существует. 8 октября 2020 Автор: Целью организации процесса в любом учреждении является содействие своевременному принятию решений управленческого характера и их исполнению.

Задачей процесса является обеспечение движения документов по наиболее оптимальному для организации алгоритму при минимальных трудовых и временных затратах. Делопроизводством в учреждении занимается секретарь или делопроизводственная служба. Он существует в следующих видах:

  1. общий — в части деятельности предприятия в целом;
  2. кадровый — в части движений по персоналу, осуществляется кадровой службой;
  3. электронный — в части передачи информации по автоматизированным системам.
  4. секретный — в части бумаг конфиденциального характера по специальным установленным требованиям;

Делопроизводство и документооборот 2020 (учебное пособие по оформлению можно найти в открытых источниках) предполагает, что оборот бумаг в организации начинается с их номенклатуры, то есть перечня всех существующих дел (бумаг одного вида или направления).

Для ее формирования нужно установить перечень всех находящихся в наличии бумаг, объединить их по идентичным направлениям.

Далее для каждого вида надо установить номер, то есть код, включающий ряд цифр или букв. Номенклатура призвана облегчить процесс архивирования и систематизации бумаг. Как правило, предоставляется в форме таблицы с графами, отражающими наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения.

В организации число дел и видов бумаг, находящихся в обороте, зависит от направлений и специфики деятельности, но есть общие для разных отраслей правила и виды:

  1. внутренние (те, которыми оперируют в пределах учреждения);
  2. исходящие (отправляемые во внешние структуры).
  3. входящие (присланные из внешних структур);

По общему правилу, они фиксируются в журналах регистрации (для каждого вида — свой) с указанием порядкового номера, даты, наименования, информации об отправителе. Журнал нужно сшить и пронумеровать.

В целом число журналов в организации связано с ее потребностями и направлениями деятельности.

Движение бумаг в организации состоит из последовательных шагов по их перемещению и действий, которые нужно совершить в период, когда бумага создается и исполняется.

Например, этапы процесса изложены в инструкции, утвержденной .

Это можно взять за основу. Работа с входящими в организации состоит из комплекса процессов.

1. Первичная обработка, включающая такие элементы:

  1. отметка с присвоением входящего номера.
  2. уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;
  3. проверка факта правильной доставки до адресата;
  4. проверка целостности входящих, в том числе приложений;
  5. проверка отсутствия повреждений конверта, пакета;
  6. вскрытие (кроме упаковок с надписью «Лично» и грифами ограничения доступа к бумаге);

Номер присваивается один раз, двойная регистрация не допускается. 2. Предварительное рассмотрение для правильного распределения потоков бумаг, которое:

  1. осуществляется в отношении всех бумаг, поступающих в учреждение и на имя директора (если адресованы в подразделение, они направляются непосредственно адресату).
  2. можно провести до регистрации (при наличии отметок о необходимости немедленного исполнения);

В результате процедуры бумаги сформируются в потоки, идущие в адрес:

  1. руководителя учреждения;
  2. заместителя руководителя;
  3. начальников подразделений и их сотрудников.

Завершением этапа станет передача нужному руководителю в соответствии с функционалом последнего.

3. Рассмотрение руководителем:

  1. производится в день получения им бумаги (на следующий — в случае передачи в конце рабочего дня);
  2. наложение резолюции.

По получении резолюции передается на исполнение соответствующему сотруднику.

4. Обработка, выполнение резолюции. 5. Формирование ответов. 6. Контроль исполнения.

Работа с исходящими включает перечень действий:

  1. передаются на отправку;
  2. разрабатываются проекты, оформляются;
  3. контролируется исполнение.
  4. регистрируются в день подписания (на следующий рабочий, если подписаны вечером);
  5. визируются заинтересованными сотрудниками;
  6. проверяются на предмет правильности оформления;

Внутренние учреждения обрабатываются поэтапно.

Работа с распорядительными бумагами (приказами, распоряжениями) состоит из:

  1. подготовки проекта;
  2. согласования с заинтересованными сотрудниками;
  3. регистрации (с присвоением номера по отдельным группам в пределах календарного года);
  4. направления на проверку правильности формирования;
  5. формирования подлинников в дела в соответствии с номенклатурой.
  6. контроль исполнения;
  7. передачи руководителю для подписания;

Работа с протоколами включает:

  1. контроль исполнения;
  2. формирование текста;
  3. хранение подлинников в делах по месту регистрации;
  4. направление копий в адрес заинтересованных лиц.
  5. регистрацию тех, которые оформляются по итогам заседаний под председательством руководителя (номер по порядку присваивается внутри календарного года);

В учреждении по всем документам нужно вести учет их числа, которые поступили, были в нем созданы и отправлены во внешние организации в определенном периоде.

Такая фиксация осуществляется как по предприятию в целом, так по его структурным подразделениям, группам бумаг, отправителям и адресатам, а также иным параметрам, которые требуются для проведения анализа работы. Госты по делопроизводству 2020 года устанавливают перечень понятий делопроизводства с их расшифровкой.

Госты по делопроизводству 2020 года устанавливают перечень понятий делопроизводства с их расшифровкой.

Делопроизводство-2018, новые требования по которому устанавливают (начал действовать с 01.07.2018), осуществляется с соблюдением требований, установленных этими документами. определяет перечень понятий, которые рекомендовано применять для всех видов документов, например:

  1. делопроизводство — деятельность по документированию, документообороту, оперативному хранению и использованию документов учреждения;
  2. официальный документ — созданный учреждением, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

Пришедший на смену новый содержит ряд новшеств.

Учреждение самостоятельно решает, оформлять ли приказ, утверждающий такие акты, как инструкция по делопроизводству 2020 в государственных учреждениях, инструкция по кадровому делопроизводству, по новому ГОСТу. Расскажем об изменениях ГОСТа:

  • возможности оформления документов на обеих сторонах листа;
  • реквизит отметки об электронной подписи.
  • отступам и межстрочным интервалам;
  • ГОСТ уточняет требования к заверению копий. Если ее нужно направить во внешнюю организацию, в ряду реквизитов указывается слово «Верно», сведения о заверившем копию (должность, подпись и расшифровка), строчкой ниже — дата заверения и информация о месте хранения подлинника с печатью компании.
  • Список реквизитов обновился. В ГОСТе теперь отсутствует реквизит «идентификатор электронной копии документа». Появились:
    • реквизит наименования подразделения, разработавшего документ, вынесено отдельной строкой;
    • реквизит грифа ограничения доступа;
    • реквизит отметки об электронной подписи.
  • простановке печати, которая не должна затрагивать подпись.
  • Раздел «Бланки» дополнен форматом А6, определены правила применения двуязычных бланков.
  • реквизит грифа ограничения доступа;
  • нумерации страниц;
  • реквизит наименования подразделения, разработавшего документ, вынесено отдельной строкой;
  • Уточнены требования к оформлению. Разъяснены положения по:
    • нумерации страниц;
    • использованию шрифта;
    • отступам и межстрочным интервалам;
    • возможности оформления документов на обеих сторонах листа;
    • простановке печати, которая не должна затрагивать подпись.
  • использованию шрифта;
  • В раздел с приложениями включены образцы титульного листа, бланка подразделения, письма на двух языках, приведены реквизиты для их оформления.

Обновление ГОСТа влечет за собой рассмотрение вопроса о разработке новой редакции некоторых документов, таких как инструкция по делопроизводству 2020 (в муниципальных учреждениях, других организациях.

Типовая инструкция по делопроизводству 2020 года утверждена . Она поможет усовершенствовать организацию делопроизводства в учреждении и повысить эффективность деятельности в целом через единообразные подходы к формированию (в том числе с применением бланков учреждения) бумаг и контролю их выполнения.

Положения инструкции действуют в отношении распорядительных документов, издаваемых организациями любых форм.

Подробно разъяснены применяемые реквизиты. Отдельный раздел в документе посвящен изданию локальных актов организации. В инструкции можно найти образец положения о документообороте в организации 2020.

Образец оформления приказа по ГОСТу 2020 года с учетом требований инструкции можно скачать здесь.

Об авторе статьи Иванова Наталья Специалист по кадрам, юрист В 1996 г. закончила СГПИ по специальности преподаватель английского и русского языков.

В 2003 г. закончила Московскую Академию права и управления по специальности юрист. В 2007 г.закончила РАНХиГС по специальности менеджмент в управлении Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Предпраздничный день 1 ноября в 2020 году выпал на пятницу.

От самого праздника его отделяют два выходных. Можно ли при таком раскладе уйти домой раньше? 29 октября 2020 Размер минимальной пенсии в России — это в среднем 8 846 рублей.

Сумма, которую получит пенсионер, зависит от региона и других условий. 14 октября 2020 Образец резюме на работу бухгалтера 2020 года — это документ, с которого начинается поиск работы. Расскажем, как его оформить. 27 ноября 2018 Выговор — это звучит настолько устрашающе, что многие считают его достаточным основанием для расторжения трудового договора по инициативе работодателя.
Расскажем, как его оформить. 27 ноября 2018 Выговор — это звучит настолько устрашающе, что многие считают его достаточным основанием для расторжения трудового договора по инициативе работодателя. Так ли это? Давайте разберемся, за сколько выговоров можно уволить работника.

27 ноября 2018 × Еженедельная рассылка Каждый понедельник вы будете получать подборку самых интересных материалов за прошедшую рабочую неделю ПОДПИСАТЬСЯ

Гост по делопроизводству 2021 скачать

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция по делопроизводству по новому госту 2021».

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.Кроме непосредственно обновленных правил работы с документацией, он содержит приложения с формами бланков и схемами расположения реквизитов.Курсовая работа должна быть напечатана на листах А4, стандартный размер которых 210 х 297 мм. Толщина и прочие свойства бумаги не имеют значения; Верхнее и нижнее поля – 20, левое – 30, правое – 10 мм. Это почти стандартные поля документа Word – нужно заменить только правое (если ничего не менять, оно будет 1,5 см, т.е.Появился «Гриф об ограничении доступа к документу».

Он проставляется в правом верхнем углу первого листа.Правила, приведенные в обусловленном ГОСТе, ориентированы преимущественно на компании и носят рекомендательный характер, то есть контрагенты могут отступать от таковых, не боясь привлечения к ответственности.Государственные органы вправе разрабатывать типовые и/или примерные инструкции по делопроизводству для территориальных органов и подведомственных организаций, руководствуясь настоящими Методическими рекомендациями.Федеральное бюджетное учреждение

«Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»

(ВНИИДАД).В новом ГОСТе указано, что печать организации проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).Руководство организации может придать юридическую значимость ГОСТу Р 7.0.97-2016, добавив его положения в локальные нормативные акты.

В первую очередь они включаются в Инструкцию по делопроизводству.Наряду с инструкцией по делопроизводству в организациях могут разрабатывать и иные нормативные документы по делопроизводству: правила, положения, регламенты, порядки, которые регулируют работу с отдельными видами или комплексами документов (например, положение о внутренних нормативных документах организации, положение о ведении договорной работы и т.д.).На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений организации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя подразделения.Если оформление документа производится на обеих сторонах листа, ширину левого поля лицевой стороны и правого поля на обороте следует сделать одинаковой.При разработке стандарта учитывался практический опыт ведения документации в организациях. В нем закреплены рекомендации, признанные оптимальными на момент их утверждения.Пять емких и полезных уроков по ОТ. Дадим инструкции с учетом последних изменений — сможете сразу применять их, чтобы наладить охрану труда в организации.

В конце пришлем чек-листы для самопроверки.На место изъятого подлинника документа работник Службы делопроизводства или делопроизводитель подразделения вкладывает в дело лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ и подписями в получении и приеме дела.По сути регламент по документообороту – это инструктивное письмо с пошаговыми действиями сотрудников, совершаемыми в зависимости от вида полученного документа и ситуации.

Он должен содержать общую последовательность шагов для работы с каждым входящим, исходящим или внутренним документом.Уменьшать их разрешено в таблицах для экономии места. А интервал используют как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см.Непосредственно текст инструкции.
Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см.Непосредственно текст инструкции.

Управляющая организация может создать отдельно три инструкции для каждого вида документов отдельно, а может сделать общий регламент для документооборота, разбив его на главы или части.

Каждое действие в последовательности должно быть чётким и исполнимым, для его выполнения у сотрудников должны быть необходимые инструменты и время.Уменьшать их разрешено в таблицах для экономии места. А интервал используют как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см.Напоминаем, что сдать вы его должны до 15 февраля.

Постановление Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730п утверждает единый порядок сдачи отчетности.Функции, задачи, права и ответственность Службы делопроизводства регламентируются положением о ней.

Должностные обязанности работников Службы делопроизводства и делопроизводителей структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления, устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).С 1 июля 2018 года вступил в силу новый ГОСТ на оформление документов, который содержит поправки, затронувшие электронный документооборот, порядок обращения к адресату, правила постановки инициалов и прочее. Указанный регулирующий документ пополнился новыми схемами расположения реквизитов.В целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.Согласование таких инструкций по делопроизводству с архивным учреждением проводится в порядке, установленном Правилами делопроизводства для индивидуальных инструкций по делопроизводству.В таблице 1 соотнесем документы, о которых пойдет речь в статье, с соответствующими делопроизводственными процессами, без которых не обходится деятельность ни одной организации.Документы этой категории следует изучать для того, чтобы грамотно регламентировать делопроизводственные процессы организации.

Руководствуясь ими, в организациях создают положения о делопроизводстве и разделы «Термины и определения» локальных нормативных актов по делопроизводству.Проставлять отметку об ЭП распорядились Минкомсвязь и ФСО приказ от 27.05.2015 № 186/258. Когда электронный документ появляется на мониторе или в виде распечатки на бумаге, в месте, где должна быть подпись, программа воспроизводит отметку об ЭП.Заголовок или подзаголовок документа должен выделяться на фоне остального текста. Его можно печатать с абзацным отступом или располагать по центру относительно текста, выровненного по ширине.Сроки хранения документов в архиве организации — от 5 до 75 лет.

Такая разница обусловлена требованиями законодательства и различной ценностью информации.Ответственность за организацию работы с документами в подразделениях организации возлагается на руководителей этих подразделений.Например: Таблица 4.7 . Четверка здесь говорит о разделе, семерка о номере таблицы по порядку в разделе.Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Изменения 2021 года госты делопроизводство».

Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.Является разработчиком ряда авторских курсов в области административного, кадрового, бухгалтерского и судебного делопроизводства.

Постоянно сотрудничаю с такими учебными заведениями, как: МГУ, РАГС, АНХ и др., участвую в обучении специалистов в системе повышения квалификации в таких организациях, как: Мэрия г.Москвы, Центробанк, Сбербанк, ОАО «Газпром», ОАО «Транснефть», ОАО «РЖД» и др.Вы выбираете подходящий для вас семинар. В своем городе, сидя в уютном зале официального партнера компании «Гарант», Вы можете принять участие в транслируемом из Москвы семинаре ведущего специалиста страны, узнать о важных изменениях законодательства, об актуальных проблемах, задать вопрос лектору.Стаж работы: научный – 9 лет: научный сотрудник ВНИИ документоведения и архивного дела (1978 – 1987 гг.); научно-педагогический — 28 лет: доцент Российского государственного гуманитарного университета (1981 – 2001 гг.), профессор Российской академии правосудия (2002 г.

по настоящее время).9. Отметка об исполнителе. При заполнении этого реквизита, указывайте полные фамилию, имя и отчество лица, исполнившего документ. К обязательным сведениям относится номер его контактного телефона.

К необязательным — наименование должности и структурного подразделения, адрес электронной почты.10.

Отметка о заверении копии. В том случае, когда копия документа будет направлена в другую организацию, заполните реквизит, указав место нахождения подлинника: наименование организации, индекс дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, год. Копия должна быть заверена печатью организации или специальной печатью, изготовленной для этих целей.Новая инструкция по делопроизводству 2021 должна содержать примеры использования этикетных фраз, употребляемых в обращении и в заключении. Включите в инструкцию примеры, которые приведены в новом ГОСТе как варианты возможных обращений к физическим и должностным лицам.Действует новый национальный стандарт на оформление документов ГОСТ Р 7.0.97-2021.

О публикованы Методические рекомендации по применению ГОСТа органами государственной власти и государственными организациями, а также организациями различных организационно-правовых форм и форм собственности.1.Нормативно-правовая база организации делопроизводства в РФ. Новое в законодательстве. Приказ Росархива от 11 апреля 2021 г.

№44 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях». Основные положения и требования, новшества Инструкции, обязательность использования. Требования ГОСТ Р 57551-2021 «Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем». ГОСТ Р 7.0.101-2021 Информация и документация.

ГОСТ Р 7.0.101-2021 Информация и документация. Система управления документами.

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления .

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2021 Управление документами (вступает в действие с 1 января 2021 года).Рекомендуем прочесть: Статистика Разводов В Многодетных Семьях В РоссииЧто меняется в организации делопроизводства? Какие новшества несут принятые документы и для каких предприятий являются обязательными к исполнению? Как организовать работу службы ДОУ и построить правильный документооборот?

Что нужно учесть в обязательном порядке и как расставить приоритеты в своей работе ?В настоящее время нет специальных правил, которые бы регулировали внеплановые отпуска.

Оформляться они должны по общему правилу. Поэтому, если работник, который может уйти отдыхать в любой момент, принесет заявление не в установленный срок, то работодатель нарушит требования законодательства.

Хотя и не по своей вине.Электронный документооборот с сотрудниками. Уже с 2021 года планируется разрешить персоналу направлять заявления работодателю в электронном виде.

На сегодняшний день такая возможность дана лишь дистанционным сотрудникам (ст. 312.2 ТК РФ). Законопроект № 736455-7 предполагает внесение в Кодекс новых статей (15.1-15.3).Этот же законопроект разрешает оформлять отпуска сотрудникам по их просьбе с перечислением отпускных вне установленных сроков. Так, если заявление от сотрудника поступило менее чем за 3 дня до его начала, то перечисление отпускных производится не позднее 3-х дней с момента его подачи.Также ужесточились требования к СЭД:

  1. доступ к СЭД должен занимать не более 3-х секунд;
  2. время простоя при сбоях и перезагрузке СЭД должен быть не более 30 минут.
  3. доступ к регистрационной карточке должен быть не более 5 секунд;

В декабре 2021 года в Москве проходил семинар по делопроизводству «Современные технологии документационного обеспечения управления».

На этом семинаре обсуждались актуальные вопросы делопроизводства:

  1. Какой должна быть правильная электронно-цифровая подпись.
  2. Какой электронный документ приравнивается к бумажному.
  3. Какие изменения в делопроизводстве нас ждут в 2021-2021 годах.
  4. Проблемы электронного документооборота.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.Последующее утверждение единых форм бланков для каждого вида документа, основанных на регламенте ГОСТа позволит сэкономить время, существенно снизить трудозатраты и выделить только основную суть в обращении.

  • Если документ должны заверить несколько должностных лиц, то место подписи каждого из них располагают друг под другом с соблюдением иерархии. То есть лицо, чья должность выше ставит подпись на верхней строке и так далее по убыванию подчиненности;
  • Во всем тексте документа инициалы адресата всегда ставятся после фамилии, однако в месте, где требуется подпись, его инициалы указываются перед фамилией;
  • В случае, если документ подписывается заместителем, представителем по доверенности уполномоченного лица, то необходимо поставить штамп или вручную внести корректировки фамилии и инициалов;
  • При использовании электронной цифровой подписи указанную отметку необходимо ставить на том же месте где документ требует указывать ручную подпись;
  • При необходимости документ может содержать информацию о его составителе (как правило текст имеет меньший размер по сравнению с основным):
  • Использование компанией фирменного бланка освобождает организацию от повторного указания аналогичных реквизитов в конце документа. В этом случае бумагу достаточно заверить лишь подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой;
  • Электронная подпись не должна перекрывать текст документа;
  • ГОСТ устанавливает требование, по которому печать организации не может ставиться поверх подписи, несмотря на то, что многие делопроизводители и кадровые работники упорно делают обратное;
  1. ФИО;
  2. Электронная почта;
  3. Должность;
  4. Контактный телефон;
  • На копии документа должна содержаться информация о том, где хранится оригинал.

    Любая уточняющая и удостоверяющая информация (печать, номер дела) только приветствуется;

  • Заявления, служебные записки и другие локальные документы, требующие резолюции, заверяются уполномоченным должностным лицом в любом месте листа с указанием:
  • При заверении копии соответствующая отметка (копия верна, верно) ставится внизу документа, хотя вопреки ГОСТу многие организации позволяют ставить ее в самом верху бумаги;
  1. Согласовано, отказано, не возражаю;
  2. Дата;
  3. ФИО;
  4. Подпись;
  • Объемные документы, состоящие из нескольких страниц должны быть пронумерованы, начиная со второго листа, а в некоторых случаях еще и прошиты.

    Нумерация ставится по центру верхнего поля каждого листа, следующего после титульного с соблюдением сверху отступа в 10 мм.

Правила, приведенные в обусловленном ГОСТе, ориентированы преимущественно на компании и носят рекомендательный характер, то есть контрагенты могут отступать от таковых, не боясь привлечения к ответственности.Почти вся работа с документацией ведется на компьютере. Поэтому неудивительно, что правила их стилевого оформления решено зарегламентировать.

Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа.

Однако следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной.Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Нужно написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит 1 печать компании.Отныне бумаги содержат наименование должности лица структурного подразделения автора документа.

При необходимости в правом верхнем углу может присутствовать ограничительный гриф. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.Целью организации процесса в любом учреждении является содействие своевременному принятию решений управленческого характера и их исполнению. Задачей процесса является обеспечение движения документов по наиболее оптимальному для организации алгоритму при минимальных трудовых и временных затратах.Делопроизводством в учреждении занимается секретарь или делопроизводственная служба.Он существует в следующих видах:

  1. секретный — в части бумаг конфиденциального характера по специальным установленным требованиям;
  2. общий — в части деятельности предприятия в целом;
  3. электронный — в части передачи информации по автоматизированным системам.
  4. кадровый — в части движений по персоналу, осуществляется кадровой службой;

Делопроизводство и документооборот 2020 (учебное пособие по оформлению можно найти в открытых источниках) предполагает, что оборот бумаг в организации начинается с их номенклатуры, то есть перечня всех существующих дел (бумаг одного вида или направления).

Для ее формирования нужно установить перечень всех находящихся в наличии бумаг, объединить их по идентичным направлениям.

Далее для каждого вида надо установить номер, то есть код, включающий ряд цифр или букв. Номенклатура призвана облегчить процесс архивирования и систематизации бумаг. Как правило, предоставляется в форме таблицы с графами, отражающими наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения.В организации число дел и видов бумаг, находящихся в обороте, зависит от направлений и специфики деятельности, но есть общие для разных отраслей правила и виды:

  1. исходящие (отправляемые во внешние структуры).
  2. внутренние (те, которыми оперируют в пределах учреждения);
  3. входящие (присланные из внешних структур);

По общему правилу, они фиксируются в журналах регистрации (для каждого вида — свой) с указанием порядкового номера, даты, наименования, информации об отправителе.Журнал нужно сшить и пронумеровать.В целом число журналов в организации связано с ее потребностями и направлениями деятельности.Движение бумаг в организации состоит из последовательных шагов по их перемещению и действий, которые нужно совершить в период, когда бумага создается и исполняется.

Например, этапы процесса изложены в инструкции, утвержденной Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44.

Это можно взять за основу.Работа с входящими в организации состоит из комплекса процессов.1. Первичная обработка, включающая такие элементы:

  1. уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;
  2. проверка целостности входящих, в том числе приложений;
  3. вскрытие (кроме упаковок с надписью «Лично» и грифами ограничения доступа к бумаге);
  4. отметка с присвоением входящего номера.
  5. проверка отсутствия повреждений конверта, пакета;
  6. проверка факта правильной доставки до адресата;

Номер присваивается один раз, двойная регистрация не допускается.2.

Предварительное рассмотрение для правильного распределения потоков бумаг, которое:

  1. можно провести до регистрации (при наличии отметок о необходимости немедленного исполнения);
  2. осуществляется в отношении всех бумаг, поступающих в учреждение и на имя директора (если адресованы в подразделение, они направляются непосредственно адресату).

В результате процедуры бумаги сформируются в потоки, идущие в адрес:

  1. заместителя руководителя;
  2. начальников подразделений и их сотрудников.
  3. руководителя учреждения;

Завершением этапа станет передача нужному руководителю в соответствии с функционалом последнего.3. Рассмотрение руководителем:

  1. производится в день получения им бумаги (на следующий — в случае передачи в конце рабочего дня);
  2. наложение резолюции.

По получении резолюции передается на исполнение соответствующему сотруднику.4.

Обработка, выполнение резолюции.5.

Формирование ответов.6. Контроль исполнения.Работа с исходящими включает перечень действий:

  1. регистрируются в день подписания (на следующий рабочий, если подписаны вечером);
  2. контролируется исполнение.
  3. передаются на отправку;
  4. проверяются на предмет правильности оформления;
  5. разрабатываются проекты, оформляются;
  6. визируются заинтересованными сотрудниками;

Внутренние учреждения обрабатываются поэтапно.Работа с распорядительными бумагами (приказами, распоряжениями) состоит из:

  1. согласования с заинтересованными сотрудниками;
  2. передачи руководителю для подписания;
  3. подготовки проекта;
  4. направления на проверку правильности формирования;
  5. контроль исполнения;
  6. формирования подлинников в дела в соответствии с номенклатурой.
  7. регистрации (с присвоением номера по отдельным группам в пределах календарного года);

Работа с протоколами включает:

  1. направление копий в адрес заинтересованных лиц.
  2. регистрацию тех, которые оформляются по итогам заседаний под председательством руководителя (номер по порядку присваивается внутри календарного года);
  3. хранение подлинников в делах по месту регистрации;
  4. формирование текста;
  5. контроль исполнения;

В учреждении по всем документам нужно вести учет их числа, которые поступили, были в нем созданы и отправлены во внешние организации в определенном периоде. Такая фиксация осуществляется как по предприятию в целом, так по его структурным подразделениям, группам бумаг, отправителям и адресатам, а также иным параметрам, которые требуются для проведения анализа работы.Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Гост по делопроизводству и документообороту 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.Из п.

1 ст. 4 закона № 162-ФЗ «О стандартизации в РФ» от 29 июня 2015 г. следует, что данный ГОСТ может применяться только добровольно.

Добровольность считается одним из наиболее важных принципов стандартизации. Его практическое применение характеризуется следующими особенностями:

  1. административная ответственность за отказ руководствоваться положениями ГОСТа при ведении делопроизводства не может наступать ни при каких обстоятельствах.
  2. в случае применения в организации стандарта он рассматривается ее администрацией как нормативный документ;
  3. руководство учреждения или предприятия уполномочено самостоятельно принимать решение о применении правил стандартизации;

При разработке стандарта учитывался практический опыт ведения документации в организациях.

В нем закреплены рекомендации, признанные оптимальными на момент их утверждения. Использование ГОСТа дает организации ряд преимуществ:

  1. исключает вероятность появления проблемных ситуаций в процессе взаимодействия между собой различных организаций;
  2. способствуют повышению культуры работы с документацией;
  3. документы, составленные согласно предписаниям ГОСТа, обладают большей юридической значимостью;
  4. во время судебного разбирательства оформление документов также оценивается судом;
  5. ведение делопроизводства с соблюдением стандартов оправдано с экономической точки зрения.

Руководство организации может придать юридическую значимость ГОСТу Р 7.0.97-2016, добавив его положения в локальные нормативные акты. В первую очередь они включаются в Инструкцию по делопроизводству.Приведенные в ГОСТе рекомендации по оформлению бумаг будут полезны, если:

  1. организация планирует увеличить свое влияние и подняться на более высокий уровень;
  2. эти стандарты внедрены в конкурирующих корпорациях и фирмах-партнерах;
  3. деловые бумаги должны быть в наибольшей степени структурированы и понятны;
  4. в организации не разработан нормативный акт, определяющий правила ведения делопроизводства;
  5. периодически приходится сталкиваться с трудностями, связанные с правильностью составления документов.

Таким образом, от введения единых правил документооборота выигрывают все.В соответствии с новым стандартом документы могут существовать не только на бумаге, но и в электронном виде.

Если документ содержит более одной страницы, то каждая из них, начиная со второй, должна быть пронумерована.При нумерации страниц нужно придерживаться следующих рекомендаций:

  1. номер должен быть поставлен в центре верхнего поля документа;
  2. отступ от верхнего края листа должен составлять хотя бы 10 мм.

Если оформление документа производится на обеих сторонах листа, ширину левого поля лицевой стороны и правого поля на обороте следует сделать одинаковой.Приведенные в ГОСТе правила оформления документов устанавливают следующие требования к шрифтовому оформлению деловых бумаг:

  • Следует использовать общедоступный шрифт, который может быть легально получен бесплатно. К таким шрифтовым начертаниям относятся, в частности, Times New Roman, Arial или Verdana.
  • В случае использования таблиц для их заполнения можно использовать шрифтовые начертания меньших размеров.
  • Для того, чтобы выделить такие реквизиты, как адресат, заголовок к тексту или подпись, рекомендуется использовать полужирный шрифт.

    Также допускается его применение для отображения отдельных текстовых фрагментов.

  • Рекомендуемые размеры шрифтов находятся в интервале от 12 до 14.

Соответствующий стандарту документ оформляется с соблюдением предписаний, определяющих значения интервалов и отступов:

  • Для выделения абзаца задается отступ – 1,25 см.
  • Межстрочный интервал текста зависит от предназначения документа:
  • Реквизиты документа, занимающие несколько строк, печатаются через один межстрочный интервал. Если реквизит является составным, для разделения компонентов задается дополнительный интервал.
  1. если требуется издать документ и нужно уменьшить его масштаб, интервал между строками текста устанавливается равным двум.
  2. в общем случае интервал для деловых бумаг устанавливается в пределах 1-1,5;
  • Межбуквенный интервал внутри слова специально задавать не надо, используется значение, установленное по умолчанию.

Отдельно оговорены требования к размещению текста на странице:

  • Текст подлежит выравниванию по ширине (с учетом границ правого и левого полей страницы).
  • Наибольшая допустимая длина строки в случае расположения реквизитов в продольном порядке составляет 12 см.
  • Если реквизиты имеют угловое расположение, самая длинная строка не должна превышать 7,5 см.

Заголовок или подзаголовок документа должен выделяться на фоне остального текста.

Его можно печатать с абзацным отступом или располагать по центру относительно текста, выровненного по ширине.Для нормативных актов предприятия или учреждения следует оформлять титульный лист. Также он может потребоваться при подготовке многостраничной документации.

Схема оформления титульного листа показана в приложении А к ГОСТу 7.0.97-2016.Документация изготавливается на бланках формата А4 или А5. Если требуется подготовить бланк резолюции, следует использовать формат А5 или А6.Чтобы составить документ по ГОСТу, необходимо соблюдать отступы для полей. Правое поле должно располагаться от края листа на расстоянии 10 мм, а все остальные поля – 20 мм.

Для бумаг, подлежащих хранению более 10 лет, отступ для левого поля должен составлять не менее 30 мм.Перед началом использования макеты документационных бланков подлежат утверждению руководителем организации. Для них используется бумага белого цвета или близких к нему светлых оттенков. Бланки, распечатанные на бумаге, должны соответствовать их электронным шаблонам.Чтобы предотвратить несанкционированное изменение электронных шаблонов, для них следует предусмотреть защиту от редактирования.С образцами бланков, используемых при составлении деловых бумаг, можно ознакомиться в приложении Б к ГОСТу Р 7.0.97-2016.Почти весь документооборот теперь ведется на компьютере.

Было решено, что правила их стилевого оформления необходимо зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа.

Сейчас поля в документе по госту 2020 оформляют по новым правилам: следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной (п. 3.2 ГОСТ).Но новому регламенту отдается предпочтение свободно распространяемым бесплатным шрифтам размера 12–14. Ранее в ГОСТе в п. 3.3 были указаны конкретные шрифты: Times New Roman, Calibri, Arial, Verdana, но в редакции от 14.05.2018 наименования шрифтов убраны.Уменьшать их разрешено в таблицах для экономии места.

А интервал используют как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см.И последнее требование — к длине строки. При книжной ориентации она не превышает 7,5 см, при альбомной — 12 см (п.

3.5 ГОСТ).Изменились правила заверения копий. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней.

Она состоит из слова «Верно», Ф.И.О., должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.Еще одно важное новшество, включенные в новые требования к делопроизводству 2020, — отметка об электронной подписи.

Во времена принятия предыдущего стандарта их еще не использовали.

А теперь стоит запомнить состав такой отметки:

  1. надпись «Документ подписан электронной подписью»;
  2. срок его действия.
  3. номер сертификата ключа;
  4. Ф.И.О. его владельца;

Возможно присутствие герба Российской Федерации, эмблемы органа власти или эмблемы организации.Отныне бумаги содержат наименование должности лица структурного подразделения автора документа. При необходимости в правом верхнем углу допускается присутствие ограничительного грифа. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.Примечательное обновление: при оформлении графы «Адресат» инициалы теперь должны стоять строго после фамилии.

То же самое применимо к отметке об утверждении. Но в подписи их по-прежнему размещают перед фамилией.Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер.

В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет.

Ограничимся лишь основными соответствующими пометками.

В делопроизводстве все взаимосвязано, и в конечном итоге выполнять только обязательные предписания не получится. Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу.

ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер. Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота. Для хранения нам нужно знать вид и разновидность документа (это документирование), а также вовремя получить его в архив (это документооборот).

Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.Приказ представляет собой акт, составляемый руководителем компании или подразделения.

Составляется для быстрого решения основных и текущих задач. Является документом, наделенным юридической силой. На его основании функционирует организация.Всего существует 3 вида актов, подразделяемых на группы в зависимости от предмета и целей составления:

  1. Решение организационных вопросов. К примеру, приказ может касаться ликвидации/реорганизации компании, создания коллегиальных органов, формирования расписания, управления компанией на всех уровнях.
  2. Вопросы, касающиеся личного состава. Приказ может касаться приема сотрудников на работу, обучения работников, перевода на другую должность. На основании документа происходит поощрение специалистов, увольнение трудящихся. Он нужен для реализации социальных гарантий: выплаты беременным, материальная помощь.
  3. Вопросы, касающиеся производственной деятельности. К примеру, приказ может касаться порядка финансирования компании, обеспечения материалами. Документ нужен для создания научно-технической политики, подведения результата работы компании.

Практически все важные решения в компании принимаются на основании приказов.Сначала обычно составляется проект приказа, который согласуется с подразделениями.

Также документ нужно показать юристу.

Последний проверяет приказ на предмет соответствия всем законам и актам.

Правильность оформления подтверждается отделом, занимающимся делопроизводством.ВАЖНО!

Акт вступает в силу с даты проставления в нем подписи.Приказы являются инструментом для регулирования отношений между сотрудниками и работодателем. Они формируются при наличии этих обстоятельств:

  1. Устройство сотрудника на работу или расторжение трудового соглашения.
  2. Уход в отпуск.
  3. Отправка в командировку.

Приказы, касающиеся сотрудников, заполняются по утвержденной форме.

Их содержание подразделяется на 2 части: вводная и распорядительная.В вводной части фиксируются цели и задачи новых предписаний. То есть, предоставляется пояснение к принимаемым решениям. Если это приказ, принимаемый во исполнение правительственных распоряжений, в вводной части указывается номер этого распоряжения, дата и название.Начало этой части – фраза «приказываю».

После этого нужно зафиксировать свои распоряжения. Можно создать нумерованный список для удобства изложения.

Срок выполнения распоряжений или устанавливается для каждого пункта отдельно, или выносится в отдельный пункт. В отдельный пункт также выносится перечень сотрудников, ответственных за выполнение положений приказа.Приказ и распоряжение – бумаги, которые очень похожи. Их часто путают между собой. Приказ – это акт с длительным действием.

Действие документа не прекращается при наступлении указанного обстоятельства. Пример приказа – документ о приеме специалиста на работу.

Издается этот документ директором/руководителем компании, замом директора.Распоряжение – это оперативный акт, актуальный до момента наступления некого обстоятельства. Пример такого документа – распоряжение о формировании комиссии.

Действовать оно будет до момента решения этой комиссией нужного вопроса.

Подписывать распоряжения может относительно широкий круг сотрудников.Приказ – это основание для появления или изменения правоотношений. Распоряжение же оформляется для решения проблем, касающихся уже действующих правоотношений. В приказ могут вноситься изменения, если это требуется.

Если нужно внести корректировки в распоряжение, оно обычно переиздается.Оба документа могут регулировать только деятельность компании, к которой они относятся. Однако акты часто затрагивают правоотношения с контрагентами фирмы.Приказ – документ, который регистрируется в обязательном порядке.

Под регистрацией понимается присвоение определенного индекса.

Как правило, это порядковый номер, в который входят буквенные обозначения. Этот номер отражается в специальном журнале.Для делопроизводителей государственных организаций подготовили новую инструкцию по работе с бумажными и электронными документами, начиная от их приема и подготовки, заканчивая передачей в архив. Новая примерная инструкция должна заменить действующие сейчас Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Приказ Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г.

№ 76

«Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»

).Ключевые новшества:● уточнен состав реквизитов документов, а также порядок их оформления;● установлены общие требования к изготовлению документов, в частности, определены требования к полям, шрифтам, абзацному отступу;● изменены положения по организации документооборота.Иллюстрация:Проект «100 раритетов российской государственности»Первый в истории России устав государственной гражданской службы.

Составлен при личном участии Петра I.